Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau a rheolaethau ariannol - gofynion sefydlu
Gofynion Sefydlu System Ariannol. Camau gweithredu:
Dirprwyaeth ariannol
Dylai eich awdurdod dirprwyo ysgrifenedig nodi lefelau'r terfyn ariannol ar gyfer ymrwymo ac awdurdodi gwariant gan wahanol ddefnyddwyr yn eich busnes.
Cyfrif banc agored
RHAID i fusnes gael ei gyfrif banc ei hun yn ei enw ei hun. Agorwch gyfrif banc ar gyfer eich busnes cymdeithasol cyn gynted ag y daw'n endid cyfreithiol.
Gall y broses hon gymryd peth amser wrth i'r banc gynnal ei wiriadau, yn enwedig lle mae llawer o aelodau ar y Bwrdd, felly caniatewch ddigon o amser i wneud hyn.
Adnoddau:
Mandad y banc
Bydd angen i'r Bwrdd gytuno pwy fydd yn llofnodwyr y banc ac yn awdurdodi mandad y banc.
Dylai pob siec, taliad a thrafodiad bancio ofyn am o leiaf dau lofnodwr annibynnol yn unol â rheolaethau ariannol da, i liniaru yn erbyn unrhyw risg bosibl o ddwyn a thwyll.
Dewis a phenodi cyfrifwyr a chynghorwyr proffesiynol eraill
Dylech ystyried penodi cwmni o gyfrifwyr i helpu gyda chydymffurfiaeth ariannol, yn enwedig mewn perthynas â rheoli perthynas gychwynnol eich busnes â CThEM.
Ceisiwch ddyfynbrisiau gan wahanol gwmnïau o gyfrifwyr, gan nodi gofynion penodol eich busnes mewn perthynas â chyfrifyddu cyffredinol a chymorth ariannol, paratoi datganiadau ariannol, archwilio neu arolygu annibynnol, y gyflogres a chyngor treth.
Ystyriwch weithio gyda chyfrifwyr a chynghorwyr sy'n arbenigo mewn darparu cymorth i'r trydydd sector, elusennau a busnesau cymdeithasol gan y gallent ddarparu gwerth ychwanegol ehangach a chymorth wedi'i deilwra i'ch busnes.
Adnoddau:
Defnyddiwch rwydwaith Busnes Cymdeithasol Cymru i gael gwybod mwy am gyfrifwyr a chynghorwyr sy'n arbenigo mewn gwasanaethau i fusnesau cymdeithasol.
Gofynnwch i sylfaenwyr eraill drwy dudalen Facebook grŵp cymorth cymheiriaid Busnes Cymdeithasol Cymru ar gyfer busnesau newydd’
Cofrestriad CThEM - cyffredinol
Cofrestrwch y busnes gyda CThEM. Dylai eich cyfrifydd penodedig allu cynghori a gweithio gyda chi ar hyn.
Adnoddau:
Sefydlu cofnodion ariannol a system ariannol
Bydd y math o gofnodion a systemau a gadwch yn dibynnu ar gymhlethdod eich system ariannol.
Er y gellir cadw system ariannol symlach ar daenlen Excel neu mewn llyfrau, efallai y byddai'n well i fusnes ddefnyddio system cofnodi arian parod syml (e.e. rheolwr arian Moneysoft neu VT Cash Book) i gadw'r cofnodion. Hefyd, mae Xero, QuickBooks a Sage yn cynnig opsiynau cyfrifyddu soffistigedig ar gyfer rheoli cyllid yn electronig.
Adnoddau:
Ysgrifennu dogfen gweithdrefnau a rheolaethau ariannol
Dyma'r prif reolau sy'n ymwneud â sut mae eich busnes yn rheoli ei gyllid. Bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi sefydlu digon o reolaethau ariannol i liniaru'r risg o dwyll.
Adnoddau:
Rheolaeth ariannol mewn Busnes Cymdeithasol
Rheolaethau Ariannol Mewnol sy'n Helpu Ymddiriedolwyr Elusennau
Sefydlu system gyflogres a threfniadau Gwybodaeth Amser Real
Os yw eich busnes yn cyflogi staff, bydd angen i chi gofrestru fel cyflogwr gyda CThEM. Gallwch naill ai redeg a rheoli eich system gyflogres eich hun neu is-gontractio i drydydd parti, e.e. eich cyfrifwyr neu wasanaeth cyflogres CGGC ac ati i reoli eich cyflogres ar eich rhan.
Mae CThEM yn gweithredu proses Gwybodaeth Amser Real (RTI) lle caiff manylion tâl a didyniadau cyflogeion eu huwchlwytho'n uniongyrchol o wybodaeth y gyflogres.
Unwaith eto, dylai eich cyfrifwyr neu asiant cyflogres allu rhoi cyngor ar sefydlu system gyflogres a'r broses RTI neu ymgymryd â'r gwaith ar eich rhan.
Bydd angen talu didyniadau misol o dâl (PAYE, Yswiriant Gwladol, didyniadau benthyciadau myfyrwyr ac ati) i CThEM bob mis ac unrhyw ddidyniadau pensiwn i'r darparwr pensiwn perthnasol.
Adnoddau:
Cofrestru fel Cyflogwr gyda Chyllid a Thollau EM (CThEM)
Gwasanaethau’r Gyflogres ar Gontract Allanol gan CGGC
Adroddiadau ariannol i'ch Bwrdd
Bydd angen i chi gytuno pa wybodaeth ariannol a adroddir ym mhob un o gyfarfodydd y Bwrdd i helpu aelodau'r Bwrdd i gyflawni eu dyletswyddau a'u cyfrifoldebau ariannol
Ystyriwch system ar gyfer adrodd a chymeradwyo cyllidebau blynyddol a datganiadau ariannol, yn ogystal â gwybodaeth reolaidd am gyfrifon rheoli.
Adnoddau:
Sefydlu cynllun pensiwn
Os ydych yn cyflogi staff, bydd angen i chi ystyried cofrestru awtomatig a sefydlu cynllun pensiwn ar gyfer eich staff os ydych yn bodloni'r meini prawf.
Adnoddau:
Cofrestru Awtomatig: Dyletswyddau Pensiwn y Gweithle
Yn yr adran hon:
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau a chofnodion llywodraethu
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau a rheolaethau ariannol - gofynion sefydlu
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau a rheolaethau ariannol - gofynion parhaus
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau a gweithdrefnau AD
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Systemau AD - Sylw ar 'Reoli pobl'
- Sicrhau cydymffurfiaeth: Rheoli asedau ac adnoddau - Sylw ar 'Asedau'
Eisiau trafod y pwnc ymhellach? Cysylltwch sbwenquiries@wales.coop neu eich Cynghorydd Busnes penodedig.