Mae cyfarfod cyffredinol blynyddol (CCB, neu AGM yn Saesneg) busnes cymdeithasol yn gyfarfod ymysg ei aelodau a gynhelir ar ôl diwedd blwyddyn ariannol y busnes i bleidleisio a gwneud penderfyniadau ar wahanol faterion, proses y cyfeirir ato hefyd fel pasio penderfynia dau, sef datrys / penderfynu ar rywbeth.

Nid yw'n ofynnol yn ôl y gyfraith i gwmnïau preifat (mewn cyferbyniad â chwmnïau cyfyngedig cyhoeddus) gynnal CCBau oni nodir y gofyniad hwn yn eu Herthyglau Cymdeithasu. Fodd bynnag, rydym yn annog sefydliadau i gy nnal CCBau gan fod yr arfer da hwn yn rhoi cyfle i gysylltu'n uniongyrchol â'ch aelodau, gan roi'r wybodaeth ddiweddaraf iddynt am yr hyn y mae'r busnes cymdeithasol yn ei wneud a’i gynllunio. Rhaid i chi gynnal eich CCB o fewn naw mis i ddiwedd blwyddyn a riannol y busnes.

Materion i'w cynnwys mewn CCB

Yn gyffredinol, Aelodau'r Bwrdd sy'n penderfynu ar y materion (eitemau agenda) i'w cynnwys yn y CCB. Fodd bynnag, gall aelodau sydd ag o leiaf 5% o gyfanswm yr hawliau pleidleisio fynnu bod y busnes yn dosb arthu penderfyniad i bleidleisio arno yn y CCB. Bydd agenda nodweddiadol yn cynnwys yr eitemau canlynol:

• derbyn adroddiad y Cadeirydd
• derbyn y cyfrifon
• penodi/ailbenodi cyfarwyddwyr
• penodi/ailbenodi archwilwyr.

Bydd yr eitemau CCB safonol yn benderfyniadau cyffredin sy dd yn gofyn dim m wy na bod mwy na 50% yn pleidleisio drostynt er mwyn iddynt gael eu cymeradwyo.

Gweler CCB agenda enghreifftiol

Pleidleisio yn y CCB – Cworwm

Bydd pleidleisio mewn cyfarfod cyffredinol yn digwydd naill drwy godi dwylo neu drwy bleidlais ysgrifenedig , yn ôl cyfarwyddyd erthyglau cymdeithasu'r busnes. Bydd y cworwm sydd ei angen ar gyfer cyfarfod cyffredinol ymysg yr aelodau hefyd yn cael ei nodi yn yr erthyglau cymdeithasu.

Cyfrifoldeb Ysgrifennydd y Cwmni yw sicrhau bod cworwm angenrheidiol yr aelodau yn bresennol. Os na cheir cworwm mewn cyfarfod, bydd yr erthyglau cymdeithasu’n amlinellu'r broses y dylid ei dilyn ar gyfer ailgynnull y cyfarfod.

Cyfarfod cyffredinol eithriadol (CCE, neu EGM yn Saesneg) yw unrhyw gyfarfod cyffredinol ymysg aelodau heblaw am yCCB. Defnyddir CCEau yn aml lle mae angen cymeradwyaeth aelodau cyn y CCB nesaf i gymeradwyo, er enghraifft:

• newid i amcanion y busnes
• unrhyw newid arall i erthyglau cymdeithasu'r busnes
• newid i enw'r busnes
• diswyddo cyfarwyddwr cyn diwedd e i d ymor
• i ddiddymu'r busnes.

Er mwyn lleihau'r angen am gyfarfodydd cyffredinol lluosog, bydd cwmnïau'n ceisio cynnwys yr holl benderfyniadau angenrheidiol sydd eu hangen ar gyfer y flwyddyn i ddod yn eu CCBau.

Fel arfer, mae angen pasio materi on a ddygir i CCE fel "penderfyniadau arbennig" ac mae angen cymeradwyaeth 75% o'r rhai sy'n pleidleisio arnynt. Fodd bynnag, mae erthyglau cymdeithasu llawer o fusnesau yn nodi bod rhai newidiadau i'w pasio yn gofyn am gymeradwyaeth unfrydol yr aelodau (100% o'r rhai sy'n pleidleisio).

Gweler Penderfyniad arbennig enghraifft 

Gall pob aelod fynychu a phleidleisio ’n bersonol mewn cyfarfodydd cyffredinol. Gall aelodau nad ydynt yn gallu bod yn bresennol benodi dirprwy i fynychu'r cyfarfod cyffredinol a phleidleisio drostynt.

Gellir naill ai g yfarwyddo'r dirprwy ar sut i bleidleisio ar bob penderfyniad, gan gynnwys ymatal, neu g aniatáu iddo bleidleisio fel y dymuna. Er mwyn gwneud hyn, mae angen llenwi ffurflen pleidleisio drwy ddirprwy. Mae'n ofyniad cyfreithiol i gynnig pleidlais drwy ddirprwy ar gyfer pob cwmni preifat.

Gellir cynnal cyfarfod cyffredinol yn electronig neu gym ysgedd o gyfarfod wyneb yn wyneb ac electronig, ar yr amod y gall pawb sy'n bresennol glywed a chymryd rhan lawn yn y cyfarfod.

Gweler Ffurflen ddirprwy enghraifft

Fel arfer, Cadeirydd y cyfarfodydd cyffredinol fydd unrhyw berson a benodir yn Gadeirydd Bwrdd yr Aelodau ac mae hyn yn aml wedi'i nodi yn yr erthyglau cymdeithasu. Mae'r Cadeirydd yn rheoli'r cyfarfod ac yn penderfynu a yw penderfyniad wedi'i basio neu heb ei basio neu wedi'i basio gyda'r mwyafrif angenrheidiol.

Er y gall Cadeirydd fod â hawl i bleidlais fwrw mewn cyfarfodydd bwrdd, dylid nodi na chaniateir hyn yn gyfreithiol mewn cyfarfodydd cyffredinol.

Rhaid i bob cwmni gadw cofnodion o bob cyfarfod cyffredinol a phenderfyniadau'r aelodau. Rhaid cadw'r cofnodion am o leiaf ddeng mlynedd o ddyddiad y penderfyniad, y cyfarfod neu'r penderfyniad (fel y bo'n briodol).