Mae cwmni yn fwy na'r hyn y mae'n ei gynhyrchu neu'r gwasanaeth y mae'n ei ddarparu. Y staff sydd wrth wraidd pob busnes, ac mae’r diwylliant y mae pobl yn gweithio ynddo yn ysgogi ymddygiadau a chanlyniadau.
Yn Healthcare Matters – sef cwmni yn Wrecsam sy'n darparu eitemau megis lifftiau grisiau, matresi arbenigol ac amrywiaeth o eitemau gofal iechyd pwrpasol – daeth hyn i'r amlwg yn ystod pandemig COVID-19. Gan arfer dull chwilfrydig ac agored, mae'r cwmni wedi mabwysiadu ethos newydd sy'n annog rhagor o gydweithio ac arloesi diolch i raglen Lean, sy'n sicrhau amgylchedd gwaith mwy cydweithredol.
Ar hyd y daith hon, mae Healthcare Matters wedi cael cymorth drwy Raglen Cyflymu Twf Busnes Cymru. Mae’r Rhaglen Cyflymu Twf yn darparu cymorth wedi’i dargedu i gwmnïau uchelgeisiol sy’n tyfu. Caiff y rhaglen ei hariannu’n rhannol gan Gronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop drwy Lywodraeth Cymru.
Yma, mae Adam Spilby, Cyfarwyddwr Healthcare Matters, yn egluro sut mae'r busnes wedi datblygu er mwyn creu diwylliant sy'n croesawu newid.
Dywedwch wrthym am Healthcare Matters
Busnes teuluol ydyn ni yn anad dim, ac mae oherwydd yr ethos hwnnw ein bod wedi gallu tyfu, gyda thîm ffyddlon sy'n rhan hanfodol o'n cwmni.
Fel busnes, rydyn ni'n gwybod mai pobl yw ein hased pwysicaf, ac rydyn ni wedi bod yn gweithio'n galed i sicrhau bod staff yn cael eu hannog i gydweithio ac arloesi. Byddaf yn sôn am hyn ymhellach yn nes ymlaen. Rydyn ni'n hoff iawn o’n cymuned leol, ac rydyn ni'n falch o fod yn Wrecsam. Mae 46 aelod o staff gennym bellach.
Beth rydyn ni'n ei wneud? Rydyn ni'n cynnig gwasanaeth atgyweirio, llogi a gwasanaethu offer, gan gynnwys seddi a gwelyau arbenigol, matresi eiledol a sbwng, gwregysau, cymhorthion sefyll, taclau codi, traciau nenfwd, lifftiau grisiau a mwy.
Mae ein heitemau gofal iechyd yn rhoi cyfle i bobl fyw bywydau mwy llawn a mwy annibynnol. Rydyn ni'n darparu eitemau a gwasanaethau i'r GIG, cynghorau, cartrefi gofal ac unigolion.
Mae ein staff wedi bod yn bwysig inni ers y cychwyn cyntaf, ond daeth yn amlwg yn ystod COVID-19 i ba raddau rydyn ni'n dibynnu ar ein pobl fedrus a dawnus.
Ar ôl i'r pandemig gyrraedd ei frig yn 2020, cynhaliwyd arolwg staff dienw gennym. Roedd ein cyflogeion wedi gweithio'n galed drwy gydol y pandemig, gan gymryd profion llif unffordd bob dydd a gan wisgo cyfarpar diogelu personol llawn. Roedd yn gyfnod blinderus i bobl.
Weithiau roedd angen mynd i'r afael â sefyllfaoedd cymhleth a sensitif, ac ymdopi â llwythi gwaith heriol. Fel roeddwn ni wedi disgwyl, nid oedd canlyniadau'r arolwg yn bositif; roedd y staff o'r farn nad oedd digon o gyfathrebu, cydnabod nac ymgysylltu. Roedden nhw'n meddwl bod morâl y tîm yn gwaethygu, ac nid oedden nhw'n teimlo bod y rheolwyr yn eu cefnogi. Roedd problemau o ran disgyblaeth eisoes wedi codi gennym, ac roedden ni'n ymwybodol bod pryderon o ran iechyd meddwl gan rai aelodau o'r staff.
Roeddwn ni'n siŵr bod ffordd well ar gael, felly aeth ein tîm rheoli ati i ymchwilio i Lean – a 2 Second Lean yn benodol. Parch a chydweithio yw'r egwyddorion wrth wraidd 2 Second Lean.
Yn lle arfer dull rheoli llawdrwm, mae'r ffordd hon o weithio yn annog staff i sôn am yr hyn sy'n gwneud iddynt deimlo’n rhwystredig drwy ofyn iddynt, "Beth sy'n eich poeni?". Mae'n tynnu sylw at achosion o aneffeithlonrwydd a gwastraffu adnoddau yn y busnes. Mae'r ffordd hon o weithio yn annog staff i gymryd rhan ac yn eu galluogi, yn ogystal â bod o fudd i'r cwmni.
Y rheswm am hyn yw bod dileu rhwystrau i'ch staff yn cyd-fynd â gwella effeithlonrwydd a chynhyrchiant. Mae hyn yn golygu newid sylweddol yn y diwylliant, wrth reswm, ac mae angen amser a dyfalbarhad i'w roi ar waith. Ein neges gyson oedd, "gwaith caled yw gwneud pethau'n hawdd".
Ydy'r broses o newid diwylliant wedi bod yn anodd? Ydy. Ydy'r broses wedi dwyn ffrwyth? Ydy, heb os. Rydyn ni'n datblygu o hyd, ond mae'r busnes eisoes wedi gwella'n sylweddol. Rwy'n bendant mai diwylliant cydweithredol o'r math hwn yw'r dyfodol mewn byd sy'n newid mor gyflym.
Beth ydych chi'n fwyaf balch ohono ym myd busnes hyd yn hyn?
Mae'r diwylliant yn Healthcare Matters wrthi'n trawsnewid yn llwyr, ac mae hynny eisoes wedi dwyn ffrwyth.
Mae wedi bod yn braf gweld gwelliant sylweddol ym mhob un o'r metrigau yn ein harolwg boddhad staff (boddhad o ran swydd, ysbryd tîm, cefnogaeth gan reolwyr). Mae hefyd wedi bod yn braf gweld aelodau unigol o'r timau yn datblygu.
Mae'n wych gweld y gwelliant o ran iechyd meddwl, hunan-barch a hyder sy'n deillio o hyn. Rydyn ni wedi gweld aelodau o staff a oedd yn arfer bod yn swil yn arwain ein cyfarfodydd bore i'r holl staff. Rydyn ni'n falch o bawb yn y busnes, ac yn eu canmol am y ffordd y maen nhw wedi croesawu newid.
Pa heriau rydych chi wedi’u hwynebu ym myd busnes?
Roedden ni'n wynebu heriau drwy gydol y pandemig o ran darparu ein heitemau a'n gwasanaethau pan oedd gweddill y wlad wedi cau'r drysau. Drwy weithio drwy'r cyfnod hwnnw, daeth yn amlwg pa mor alluog yw ein cyflogeion. Ond roedd y cyfnod hwnnw hefyd yn heriol iawn iddynt.
Nawr, wrth inni weithio i sicrhau newid – newid y mae pawb yn y busnes yn ei groesawu – rydyn ni'n herio ein hunain fel unigolion ac, yn ehangach, fel cwmni. Mae'n heriol ond daw â boddhad mawr hefyd.
Pe baech chi'n dechrau eto, beth fyddech yn ei wneud yn wahanol?
Roedden ni wedi ceisio rhoi 2 Second Lean ar waith heb wneud digon o ymchwil i'r ffyrdd gorau o weithredu'r fethodoleg. O edrych yn ôl, dylwn ni fod wedi gwneud pethau'n wahanol a dysgu o fusnesau eraill a oedd wedi mynd drwy broses drawsnewid debyg.
Sut mae cymorth gan Raglen Cyflymu Twf Busnes Cymru wedi helpu eich busnes?
Rydyn ni wedi bod yn ddigon ffodus i fod yn rhan o Raglen Cyflymu Twf Busnes Cymru ers nifer o flynyddoedd bellach, ac rydyn ni wedi manteisio ar amrywiaeth o gymorth. Mae ein rheolwr perthynas wedi gallu ein cefnogi gyda nifer o wahanol becynnau gwaith sy'n cael eu darparu gan arbenigwyr yn eu gwahanol feysydd.
Mae hyn wedi bod o ddefnydd inni o ran cynllunio twf strategol, gwerthiant, cysylltiadau cyhoeddus, cadwyni cyflenwi a chaffael, gwella prosesi a chymorth gydag achrediad y Sefydliad Rhyngwladol er Safoni (ISO).
Mae'r cymorth wedi bod yn hollbwysig yn ystod cyfnod o dwf a newid sylweddol.
Pa gyngor ac arweiniad y byddech chi'n ei roi i fusnesau eraill sy'n dechrau?
- Nid ymgynghorydd na digwyddiad yw Lean: proses yw Lean. Clywsom gan rywun fod y broses Lean yn debyg i fwyta'n iach – mae angen ei chynllunio a'i chynnal.
- Er mwyn llwyddo, mae angen tîm rheoli sydd wedi'i alinio'n strategol arnoch, ac mae angen y bobl iawn yn y rolau iawn.
- Dylech gael cynllun ar gyfer rhoi'r broses ar waith – a dylech lynu ato.
- Mae teithiau Lean yn hanfodol! Nid oes modd dysgu am Lean drwy PowerPoint, felly dylech geisio dod o hyd i enghreifftiau o gwmnïau mewn gwahanol sectorau sydd wedi croesawu'r fethodoleg hon er mwyn ysgogi gwelliant parhaus.
Er mwyn dysgu rhagor am Healthcare Matters, cliciwch yma.
Rhagor o wybodaeth am Raglen Cyflymu Twf Busnes Cymru.
Mae Rhaglen Cyflymu Twf Busnes Cymru yn rhaglen Cymru gyfan a ariennir ar y cyd gan Gronfa Datblygu Rhanbarthol Ewrop drwy Lywodraeth Cymru.