Parhad Busnes a Rheoli Argyfyngau

Mae digwyddiadau annisgwyl yn gallu cael effaith fawr ar fusnesau bach. Gall tanau, llifogydd, colli Technoleg Gwybodaeth ac ymosodiadau seiber amharu’n ddifrifol ar weithrediadau, a gall y canlyniadau gynnwys colli cwsmeriaid, lleihau cynhyrchiant, colled ariannol, a chau’r busnes mewn ambell i achos.

Mae cynllunio parhad busnes yn eich helpu i baratoi ar gyfer digwyddiadau o’r fath, i leihau’r effeithiau, ac i adfer gweithrediadau arferol cyn gynted â phosibl. Mae'r canllaw hwn yn dod â thempledi ymarferol, canllawiau ar gyfer gwahanol senarios, a dulliau cynllunio strategol ynghyd er mwyn helpu busnesau Cymru i fod yn fwy gwydn.

1. Pwysigrwydd Parhad Busnes

Gall digwyddiadau annisgwyl, megis trychineb naturiol, seiberdroseddau, aflonyddwch sifil neu golli cyflenwadau, ddigwydd ar unrhyw adeg.

Mae cynllun parhad busnes yn eich galluogi i wneud y canlynol:

Paratoi ar gyfer digwyddiadau risg uchel
Parhau gyda’ch gweithrediadau hanfodol pan fydd tarfu yn digwydd
Diogelu eich cwsmeriaid, eich asedau a'ch gweithlu
Lleihau’r cyfnod o fod yn anweithredol a’ch colledion ariannol
Adfer swyddogaethau hollbwysig yn gyflym
Dangos gwytnwch i yswirwyr, rheoleiddwyr a phartneriaid

Mae llawer o yswirwyr bellach yn gofyn i fusnesau gael trefniadau parhad busnes ar waith cyn y byddan nhw’n cynnig yswiriant.

2. Elfennau Allweddol Cynllunio Parhad

Er mwyn creu cynllun effeithiol ar gyfer parhau’r busnes, fel arfer bydd angen cynnwys dwy elfen gysylltiedig:

Asesiad risg, sy'n rhestru:

Y mathau o ddigwyddiadau a allai effeithio arnoch
Tebygolrwydd a difrifoldeb pob math o ddigwyddiad

Dadansoddiad o’r Effaith ar Fusnes (BIA), sy'n nodi:

Gweithgareddau busnes hollbwysig
Cyfnod hiraf y gallwch fod yn anweithredol
Amcanion o ran amser adfer (RTOs)
Yr adnoddau sydd eu hangen er mwyn adfer

Gyda'i gilydd, mae'r rhain yn gosod sylfaen ar gyfer creu cynllun parhad cadarn.

3. Templed Cynllun Parhad Busnes

Mae llawer o dempledi cynllunio parhad busnes ar gael ar-lein. Gallwch adeiladu eich cynllun eich hun neu ddefnyddio adnodd strwythuredig, e.e:

GOV.UK Business Continuity Management Toolkit
Templedi trydydd parti neu feddalwedd parhad ar-lein

Y cynllun mwyaf effeithiol yw’r un sydd wedi'i deilwra i'ch gweithrediadau penodol chi.

Mae'r adrannau isod yn nodi meysydd allweddol y dylech eu cynnwys yn eich cynllun. Gallwch ehangu'r adrannau hyn yn ôl maint ac anghenion eich busnes.

Manylion y Busnes
Enw’r Busnes:
Cyfeiriad masnachu:
Enw'r prif gyswllt:
Swydd neu safle:
Ffôn:
E-bost:
Dyddiad cwblhau:
Dyddiad adolygu nesaf:

3.1 Gweithgareddau Hanfodol

Rhestrwch pa weithgareddau sydd yn gorfod parhau yn ystod digwyddiad aflonyddu er mwyn i'ch busnes weithredu.

3.2 Pobl a Chyfrifoldebau Allweddol

Dylech gynnwys pwy fydd yn gwneud penderfyniadau, pwy fydd yn cyfathrebu â chwsmeriaid, a phwy fydd yn cydlynu’r adferiad:
Enw:
Swydd:
Ffôn:
E-bost:
Cyswllt wrth gefn:

3.3 Trefniadau Cyfathrebu

Nodwch sut y byddwch yn cadw mewn cysylltiad os bydd eich systemau arferol yn methu:
Prif ddull:

Dulliau wrth gefn: (e.e. SMS, WhatsApp, e-bost amgen, llinell dir)
Neges wedi’i pharatoi i gwsmeriaid:

3.4 Adnoddau Hanfodol a Dulliau Gweithio Amgen

adeiladau,
offer,
systemau TG,
stoc,
cerbydau,
dogfennau allweddol.

Lleoliad copïau wrth gefn a sut mae cael atyn nhw:

3.5 Cyflenwyr a Dewisiadau Amgen

Rhestrwch y cyflenwyr hollbwysig a’r opsiynau wrth gefn, gan gynnwys darparwyr gwasanaethau digidol ac offer cwmwl.

3.6 Parhad Ariannol

Eglurwch sut y bydd eich busnes yn cynnal:

Bancio
Y gyflogres
Anfonebu
Llif arian parod

3.7 Risgiau a pharodrwydd lleol

Ystyriwch risgiau penodol, e.e.:

Llifogydd
Tywydd garw
Aflonyddwch cefn gwlad
Materion trafnidiaeth

3.8 Ymateb Uniongyrchol (awr gyntaf)

Nodwch pa gamau i’w cymryd i sefydlogi'r sefyllfa, e.e:

Sicrhau diogelwch staff
Hysbysu'r gwasanaethau brys
Asesu’r effaith
Dechrau cynlluniau cyfathrebu
Dechrau camau adfer

4. Rheoli Argyfyngau

Yn ystod aflonyddwch difrifol, gall busnesau wynebu heriau gweithredol, risg i’w henw da a phroblemau cyfathrebu.

Mae Rheoli Argyfyngau yn cynnwys:

4.1 Ymateb i Argyfwng

Canolbwyntiwch ar ddiogelwch pobl yn gyntaf. Dylech gynnwys:

Trefniadau gwacáu
Rhestrau gwirio wrth ymateb i ddigwyddiad
Mapiau diogelwch safle
Manylion y safle yr adleolir iddo
Trefniadau gweithio gartref

4.2 Cyfathrebu mewn Argyfwng

Cynlluniwch sut y bydd gwybodaeth yn cyrraedd:

Staff
Cwsmeriaid
Y cyfryngau
Rhanddeiliaid
Cyflenwyr

Dylech gynnwys:

Protocolau cyfathrebu y cytunwyd arnynt
Llefarydd dynodedig
Datganiadau wedi'u cymeradwyo ymlaen llaw
Canllawiau ar gyfer trin y cyfryngau

Pan fo’n bosibl, dylech hysbysu gweithwyr, cwsmeriaid a chyflenwyr cyn y byddan nhw’n clywed am ddigwyddiadau trwy'r cyfryngau cymdeithasol neu'r wasg.

4.3 Adferiad y Busnes

Crëwch gynlluniau gweithredol manwl ar gyfer:

Adfer systemau TG hollbwysig
Adfer stoc neu ddeunyddiau
Ailsefydlu cysylltiad â chyflenwyr
Dychwelyd i'r adeilad
Ailadeiladu seilwaith

5. Y gwahaniaeth rhwng Adferiad yn sgil Trychineb a Pharhad Busnes

Mae cynllun adfer yn sgil trychineb yn canolbwyntio'n benodol ar adfer systemau TG, data, gweinyddwyr a meddalwedd.
Mae cynllun parhad busnes yn cynnwys gwytnwch sefydliadol ehangach – gan gynnwys pobl, prosesau, cyfleusterau a chyfathrebu.

Mae'r ddau gynllun yn cefnogi ei gilydd a dylent gyd-fynd a’i gilydd.

6. Yswiriant a Pharhad Busnes

Mae darparwyr yswiriant yn aml yn gofyn am gynllun parhad. Sicrhewch:

Bod eich yswiriant yn adlewyrchu’r risgiau a nodwyd
Bod mesurau amddiffyn eiddo rhag llifogydd (PFR) wedi’u gosod lle bo'n berthnasol
Bod yswiriant tarfu ar fusnes yn cael ei ystyried
Bod eich yswiriant seiber yn briodol ar gyfer eich systemau

Am ragor o wybodaeth, ewch i Cael yr yswiriant busnes cywir.

Ewch i’r adran Llifogydd isod am gyngor penodol ar gael yswiriant llifogydd fforddiadwy.

7. Paratoi ar gyfer Digwyddiadau Penodol

7.1 Llifogydd

Mae 1 o bob 7 cartref a busnes yng Nghymru mewn perygl o ddioddef llifogydd, a chyda'r argyfwng hinsawdd yn arwain at fwy a mwy o dywydd eithafol, mae'n bwysicach nag erioed bod busnesau yn ymwybodol o’r perygl o lifogydd ac yn ei ddeall. Gall llifogydd darfu ar weithrediadau, eiddo ac asedau yn ddifrifol.

Mae Paratoi ar gyfer Llifogydd yn golygu ystyried sut y byddai'ch busnes yn ymateb pe na allwch ddefnyddio eich adeilad neu pe caiff ei ddifrodi oherwydd lefelau dŵr sy'n codi.

Dylai busnesau:

Nodi peryglon llifogydd a chofrestru i gael rhybuddion llifogydd
Datblygu cynlluniau ar gyfer lleoliadau amgen neu weithio o bell
Sicrhau bod eich staff yn ymwybodol o weithdrefnau brys
Diogelu data hanfodol
Adolygu polisïau yswiriant

Gwiriwch eich Opsiynau Yswiriant Busnes:

Ymgysylltu â Chynllun Masnachol BIBA i gael yswiriant llifogydd fforddiadwy ac i ddod o hyd i froceriaid sy'n arbenigo mewn yswiriant perygl llifogydd ar gyfer busnesau bach a chanolig.
Os ydych chi'n cael trafferth dod o hyd i yswiriant addas, gall busnesau ofyn am gyngor gan Gymdeithas Broceriaid Yswiriant Prydain.

Ystyriwch osod mesurau amddiffyn eiddo rhag llifogydd (PFR). Mae yswirwyr yn annog busnesau i gymryd camau i leihau'r perygl o lifogydd trwy ddefnyddio mesurau PFR, fel:

Rhwystrau llifogydd
Systemau trydanol wedi'u codi
Deunyddiau sy'n gwrthsefyll dŵr

Er mwyn sicrhau bod y mesurau hyn yn gweithio'n iawn, mae'n bwysig defnyddio cynnyrch ardystiedig a gosodwyr cymwys, gall y rhain helpu i ostwng eich premiwm a’i gwneud yn haws i’ch yswirio.

Ceisiwch Gymorth Ariannol:

Gall Canfyddwr Cyllid Busnes Cymru wirio a oes unrhyw grantiau, benthyciadau neu gyllid arall ar gael i wella gwytnwch rhag llifogydd yng Nghymru.
Mae Banc Datblygu Cymru yn cynnig benthyciadau ar gyfer gwelliannau i wydnwch rhag llifogydd.

7.2 Adfer TG

Ystyriwch pa mor gyflym y gallai eich busnes adfer y canlynol:

Gweinyddion
Gliniaduron
Systemau cwmwl
Rhaglenni hollbwysig
Copïau wrth gefn

Cwestiynau i'w hystyried:

Am ba hyd fyddai systemau allweddol yn anweithredol?
A fyddai data yn cael ei golli?
A yw copïau wrth gefn yn ddiogel ac yn cael eu profi?
A oes gennych ddyfeisiau amgen neu fynediad i'r cwmwl?

Seiberddiogelwch: Cadw Eich Busnes yn Ddiogel Ar-lein

Mae seiberdroseddu yn dod yn fwy o broblem i fusnesau ledled Cymru. Gallwch gryfhau eich gwytnwch seiber trwy sicrhau bod y canlynol yn eu lle:

Hyfforddiant ymwybyddiaeth i’r staff
Dilysiant aml-ffactor
Copïau wrth gefn sydd yn ddiogel, wedi'u hamgryptio ac yn cael eu profi'n rheolaidd
Arferion cryf o ran creu cyfrineiriau
Gweithdrefnau adrodd am ddigwyddiadau

Am ragor o wybodaeth, ewch i Cyngor a Chymorth Seiberddiogelwch | Busnes Cymru

7.3 Troseddau Busnes

Gan gynnwys bygythiadau megis:

E-droseddu
Twyll
Sgamiau
Dwyn neu fandaliaeth

Am ragor o wybodaeth, ewch i Troseddau busnes | Busnes Cymru

8. Ble i gael Rhagor o Wybodaeth

8.1 Ymwybyddiaeth Gwrthderfysgaeth i Fusnesau

Mae cwrs e-ddysgu ACT Awareness gan ProtectUK ar gael i bob busnes yn y DU. Mae'n darparu hyfforddiant â chydnabyddiaeth genedlaethol ar adnabod arwyddion o weithgaredd amheus a lleihau'r risg o derfysgaeth sy'n effeithio ar weithrediadau busnes. Mae'n addas ar gyfer staff o bob math.

8.2 Canllawiau gan yr Awdurdod Diogelwch Diogelu Cenedlaethol (NPSA)

Mae'r NPSA yn cynnig canllawiau diogelwch i'r bobl a'r seilwaith sy'n cynnal y wlad. Mae eu cyngor yn cynnwys:

Diogelwch ffisegol (adeiladau, mynedfeydd, ac ati)
Diogelwch pobl a phersonél (gwiriadau cefndir, rheoli mynediad)
Seiberddiogelwch (diogelu eich gwybodaeth a'ch systemau)

Ewch www.npsa.gov.uk am ragor o wybodaeth.

8.3 Canllawiau Awdurdodau Lleol Cymru

Dylai busnesau edrych ar wefan eu hawdurdod lleol am arweiniad a chymorth sy'n benodol i'w hardal.

Gall treulio ychydig o amser yn paratoi nawr gryfhau'ch gallu i reoli aflonyddwch ac i ddiogelu eich busnes yn sylweddol yn y dyfodol.