Bodloni gofynion cyfreithiol ar gyfer busnes cymdeithasol

Ar wefan Tŷ’r Cwmnïau, mae cofrestr neu restr o’r holl gwmnïau. Trwy gofnodi’r enw cofrestredig neu’r rhif cofrestru, mae’n bosibl gwirio bod y cwmni wedi’i gofrestru o hyd yn hytrach na’i fod wedi’i ddiddymu am ryw reswm, er enghraifft methu darparu gwybodaeth reolaidd. Os yw’r cwmni wedi cael ei ddad-gofrestru, bydd yn rhaid ei ailgoftrestru. 

Mae’r math o endid cyfreithiol a rhif cofrestru unigryw eich busnes cymdeithas ar y Dystysgrif Ymgorffori neu’r Dystysgrif Gofrestru. 

Nid oes rhaid rhannu’r Gofrestr hon â’r cyrff rheoleiddio, ond mae angen iddi fod ar gael iddynt os byddant yn gofyn amdani.  

Mae hyn yn dangos bod yn rhaid i endid cyfreithiol, os yw am ufuddhau i ysbryd y cyfreithiau sy’n darparu cyfleuster atebolrwydd cyfyngedig, weithredu i safonau uchel o ran gweithdrefn a chadw cofnodion. Rhaid i’r rheiny sydd â gofal am y maes hwn mewn busnes cymdeithasol gael eu cefnogi gan eu cydweithwyr, yn enwedig y rheiny sydd â chyfrifoldeb am ddatblygu adnoddau dynol. Mae’r rôl yn bwysig, yn dechnegol, yn fanwl, a dylid ei chefnogi gan fewnbynnau hyfforddiant priodol. Mae angen i fusnes cymdeithasol gadw cofnodion da iawn, rhannu rhannau priodol o’r cofnod hwnnw gydag eraill – rheoleiddwyr, partneriaid busnes a’r cyhoedd, sydd wedyn yn ei gwneud yn haws o lawer.  

Gallai canlyniadau unigolyn sy’n gweithredu 'ultra vires' gynnwys a) cael ei ddiswyddo am gamymddwyn difrifol a b) cael ei siwio am iawndal, ond nid yw wedi’i gyfyngu iddynt.

I osgoi gweithredu 'ultra vires', mae angen i’r unigolyn wybod bod llwybr yn ôl at ffynhonnell pob pŵer i weithredu – sef Bwrdd y Cyfarwyddwyr. Gallai hyn, er enghraifft, fod:

• yn benderfyniad wedi’i gofnodi i roi pŵer penodol iddo weithredu
• yn benderfyniad polisi sy’n rhoi pwerau cyffredinol i weithredu 
• yn swydd-ddisgrifiad y mae angen gweithredu arno
• yn gyllideb sy’n golygu bod angen gweithredu 

Yr egwyddor gyffredinol yma yw ‘os nad oedd wedi’i gofnodi, ni ddigwyddodd’, felly mae angen dogfennu pob penderfyniad yn swyddogol i sicrhau eu bod yn derfynol. Os gwnaed penderfyniad, ond ni chafodd ei ddogfennu, ni fydd gan yr endid cyfreithiol dan sylw unrhyw brawf o’r broses a bydd yn rhaid credu na chafodd y penderfyniad ei wneud erioed. Mae’n ofyniad cyfreithiol i gadw cofnodion am benderfyniadau. Y gorau yw’r cofnodion, y gorau i bawb, ac mae’n fwy tebygol y bydd y busnes cymdeithasol yn datblygu dealltwriaeth o arwyddocâd llywodraethu da. 

Adrodd am weithgarwch eich busnes cymdeithasol i reoleiddwyr

Gofynion adrodd ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau  

Yn ogystal â’r elfennau a amlinellir uchod, mae’n ofynnol i Gwmni Cyfyngedig trwy Warant rannu ei Gofrestr Cyfarwyddwyr a’i Ddatganiadau Ariannol Blynyddol gyda Tŷ’r Cwmnïau ac mae’r rhain yn mynd ar gofnodion cyhoeddus i unrhyw un chwilio amdani ar Tŷ’r Cwmnïau.

Fel hyn, mae’r rheoleiddiwr yn gwybod i bwy i ofyn cwestiynau treiddgar os yw’n amau nad yw popeth fel y dylai fod, neu os yw tyllau’n ymddangos mewn cofnodion cyhoeddus. Gall unrhyw un wirio pwy sy’n gyfrifol am ddarparu rheolaeth gadarn o gwmni. Gallai’r wybodaeth hon fod yn ddefnyddiol am sawl rheswm, er enghraifft os yw’n ystyried partner masnachu posibl. 

Yn yr un modd, mae ganddynt hawl i gael gwybod pa gronfeydd wrth gefn sydd gan y cwmni a pha mor dda yw ei berfformiad masnachu (pa mor debygol ydynt o gael eu talu). Am y rheswm hwn, mae hefyd yn bwysig rhoi ar gofnod cwmni fanylion am forgeisi a chostau a osodwyd gan fenthycwyr ar unrhyw un neu bob un o’r asedau a berchnogir gan y busnes cymdeithasol, gan ei bod yn amlwg, os aiff y cwmni’n fethdalwr, byddai’r asedau’n diflannu cyn i’r credydwyr masnach allu hawlio yn eu herbyn. Eto, gall ansawdd y wybodaeth a rennir ond bod cystal â’r cofnodion ariannol a gedwir.  

Yn dibynnu ar faint a throsiant y busnes cymdeithasol dan sylw, gallai fod gofynion archwilio allanol. Gall y niferoedd dan sylw yma newid yn flynyddol, a bydd angen i’r sawl sy’n ymwneud â sicrhau bod popeth yn cael ei wneud yn gywir gael y wybodaeth ddiweddaraf yn gyson. Mae gwybodaeth yn dda i ddim os yw wedi dyddio gryn dipyn. Felly, mae angen i Tŷ’r Cwmnïau gael gwybodaeth am benodi ac ymddiswyddo cyfarwyddwyr ymhen dyddiau, a datganiadau ariannol o fewn 8 mis. Rhaid i bob cwmni gwblhau datganiad cadarnhau bob blwyddyn. 

Rhaid i bob endid cyfreithiol lenwi ffurflenni treth a dangos cyfrifon i Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi  (CThEF), ac wrth gwrs, os ydynt yn gyflogwyr, rhaid iddynt gofnodi cyflogau, casglu treth incwm ac Yswiriant Gwladol. Mae gan bob menter o unrhyw fath rwymedigaethau adrodd i’r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch.

Mae gan rai endidau cyfreithiol statws cyfreithiol y tu hwnt i’w ffurf gyfreithiol, felly, yn ogystal â’r ffurf gyfreithiol ‘Cwmni Cyfyngedig drwy Warant’, gallai’r busnes cymdeithasol yn yr enghraifft uchod fod â’r statws cyfreithiol ychwanegol ‘Cwmni Buddiant Cymunedol’. Felly, bydd yn ofynnol iddo gynhyrchu a rhannu gyda’i Reoleiddiwr yn flynyddol ddatganiad o’r hyn y mae wedi’i wneud a’i gyflawni ar drywydd y Datganiad Buddiant Cymunedol a ddangosodd iddynt wrth gofrestru. Byddai’r wybodaeth yn y Parth Cyfrifo Busnes Cymdeithasol o gymorth yma.

Bydd pob busnes cymdeithasol yn gweithredu mewn masnach(au) penodol a gallai’r rhain gael eu rheoleiddwyr eu hunain. Mae’n debygol iawn y bydd angen iddynt gael rhyw fath o ganiatâd cynllunio gan eu hawdurdod lleol neu gyrff eraill i wneud yr hyn y maent yn ei wneud ac/neu addasu adeiladau i’w wneud ynddynt. Rhaid i bob busnes cymdeithasol sy’n cyflogi pobl gynnal cofnodion personél sy’n dangos eu bod yn bodloni gofynion cyfraith cyflogaeth. 

Mae pob busnes cymdeithasol sy’n cadw gwybodaeth am bobl unigol yn destun rheoleiddio dan GDPR. Y rheoleiddiwr perthnasol yw Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. 

Y newyddion da yw y cafwyd menter dan arweiniad y llywodraeth dros y blynyddoedd diwethaf i wneud pob un o’r cyrff rheoleiddio hyn yn haws i’w defnyddio, gan eu gwneud yn wirioneddol fuddiol a chefnogol. Mae pob un ohonynt yn cymryd bod ar eich ochr chi, eich helpu i wneud pethau’n gywir a’i gwneud yn hawdd bodloni’r gofynion (er enghraifft, trwy ffeilio ar y we) yn ddifrifol iawn.