Dylai pob busnes cymdeithasol gael proses sy’n rhoi golwg systematig iddo o’r risgiau y mae’n eu hwynebu yn ystod ei weithgareddau.
Yn rhan o’r broses hon, sefydlwch yr holl gofrestrau risg perthnasol i nodi’r risgiau y mae’r sefydliad yn eu hwynebu, gan eu graddio o ran y tebygolrwydd y byddant yn digwydd, a difrifoldeb eu heffaith. Wedyn, crëwch gynlluniau ar gyfer rheoli pob risg.
Isod, edrychwn ar ffyrdd o liniaru risg mewn busnes cymdeithasol gan ddefnyddio Cwmpas fel astudiaeth achos.
Diben cofrestr risg
Diben cael cofrestr risg yw sicrhau bod lefelau risg ac ansicrwydd yn cael eu rheoli’n briodol er mwyn i’r sefydliad allu cyflawni ei amcanion.
Isod, amlinellir y broses ar gyfer sefydlu, cynnal ac adolygu cofrestrau risgiau Cwmpas.
At ddibenion yr enghraifft hon:
- Mae Risg yn golygu’r posibilrwydd y bydd digwyddiad a fydd yn effeithio ar amcanion Cwmpas. Caiff ei fesur o ran effaith a thebygolrwydd.
- Mae Asesu Risg yn golygu’r broses a ddefnyddir i bennu blaenoriaethau rheoli risg trwy werthuso a chymharu lefel y risg yn erbyn lefelau risg derbyniol a bennwyd ymlaen llaw.
- Mae Rheoli Risg yn golygu cymhwyso system reoli yn systematig (polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau) i’r dasg i nodi, dadansoddi, trin a monitro risg.
- Mae Cofrestr Risg yn golygu cofrestr sy’n cofnodi manylion am yr holl risgiau a nodwyd ar gyfer sefydliad neu raglen, eu graddio o ran pa mor debygol ydynt o ddigwydd, a difrifoldeb yr effaith ar y sefydliad, cynlluniau cychwynnol ar gyfer rheoli pob risg lefel uchel a chanlyniadau dilynol.
- Mae Effaith (adnabyddir fel canlyniad hefyd) yn golygu canlyniad digwyddiad a fynegir fel colled, anaf, anfantais, neu fudd.
- Mae Tebygolrwydd yn golygu disgrifiad ansoddol o debygolrwydd neu amlder.
- Mae Rheolaeth yn golygu’r gyfran honno o reoli risg sy’n cynnwys cymryd camau i waredu neu leihau risgiau niweidiol.
Mae’r Bwrdd Rheoli yn goruchwylio rheoli risg yn Cwmpas. Caiff ei gefnogi yn y rôl hon gan y Pwyllgor Archwilio a Risg, sy’n craffu ar faterion yn ymwneud â rheoli risg, ac yn rhoi gwybod i’r Bwrdd amdanynt.
Mae’n ofynnol i’r Prif Swyddog Gweithredol sicrhau bod cofrestr risgiau corfforaethol, yn ogystal â chofrestrau rhaglen, prosiect a chofrestrau risg swyddogaeth yn cael eu sefydlu, eu gweithredu a’u cynnal. Mae’n ofynnol i gyfarwyddwyr ddatblygu cofrestrau risgiau ar gyfer y swyddogaethau y maent yn eu rheoli, e.e. AD, TG a chyllid.
Mae’n ofynnol i Gyfarwyddwyr Rhaglen ddatblygu cofrestrau risgiau ar gyfer y rhaglenni y maent yn eu harwain. Mae’n ofynnol i reolwyr ddatblygu cofrestrau risgiau ar gyfer y prosiectau y maent yn eu harwain.
Bydd cofrestr risgiau corfforaethol yn ogystal â chofrestrau rhaglen, prosiect a chofrestrau risgiau swyddogaeth yn Cwmpas. Bydd y rhain yn cael eu datblygu gan ddefnyddio templed risg safonol Cwmpas. Mae’r gofrestr risg yn asesu tebygolrwydd ac effaith pob risg.
Mae’r fethodoleg cofrestr risg yn cynnwys dyddiad nodi’r risg, disgrifiad o’r risg ac effaith wedi’i diffinio’n glir, yn ogystal â sgorau tebygolrwydd ac effaith, sgôr risg a dosbarth. Hefyd, dylech amlinellu’r mesurau rheoli, y sgôr risg targed a’r dyddiad targed, perchennog y risg a dibyniaethau.
Bydd copi o’r gofrestr risg corfforaethol yn cael ei ddosbarthu i’r Bwrdd, yr Uwch Dîm Rheoli a’r rheolwyr. Bydd cofrestrau rhaglen yn cael eu rhannu â’r Uwch Dîm Rheoli a’r rheolwyr. Bydd cofrestrau risgiau prosiect a swyddogaeth yn cael eu rhannu â’r rheolwyr perthnasol a’r cyfarwyddwyr rhaglen.
Dylai materion nad ystyrir eu bod yn risg ond y mae angen eu hystyried a’u hadolygu’n rheolaidd gael eu cofnodi mewn cofnod materion.
Bydd y gofrestr risgiau corfforaethol yn cael ei hadolygu gan yr Uwch Dîm Rheoli bob mis, a bydd yn cael ei rhoi i’r Bwrdd Rheoli i’w hadolygu ym mhob cyfarfod.
Bydd pob cofrestr risgiau rhaglen yn cael ei hadolygu gan y Cyfarwyddwr Rhaglen a’r rheolwyr perthnasol bob mis. Wedyn, bydd cofrestrau risgiau rhaglen yn cael eu hadolygu gan yr Uwch Dîm Rheoli bob 6 mis, a chan unrhyw Fwrdd Rheoli Rhaglen perthnasol yn ogystal, fel Bwrdd Rheoli Busnes Cymdeithasol Cymru. Bydd y Bwrdd yn adolygu risgiau rhaglen ym mhob cyfarfod yn rhan o’r adroddiad cynnydd.
Dylid adolygu cofrestrau risgiau prosiect a swyddogaeth mewn cyfarfodydd tîm bob mis, a dylent fod yn rhan o agenda cyfarfodydd gyda rheolwyr.
Bydd y Pwyllgor Archwilio a Risg yn adolygu cynnwys holl gofrestrau risg Cwmpas, yn ogystal â’r prosesau cysylltiedig ar gyfer rheoli risg, mor aml ag y mae’n ei ddewis ond bob blwyddyn, o leiaf.
Mae’n ofynnol i aelodau o’r Uwch Dîm Rheoli a rheolwyr sicrhau eu bod yn rhoi gwybod am unrhyw risgiau newydd, neu newidiadau i risgiau presennol cyn gynted ag y byddant yn ymwybodol ohonynt er mwyn eu hymgorffori yn y gofrestr risg berthnasol. Dylid rhoi gwybod i’r Prif Weithredwr am risgiau corfforaethol, dylid rhoi gwybod i’r Cyfarwyddwr Rhaglen perthnasol am risgiau i raglen, a dylid rhoi gwybod i’r Cyfarwyddwr neu’r Rheolwr perthnasol am risgiau i brosiect neu swyddogaeth.
Bydd unrhyw risg yr ystyrir ei bod yn risg uchel iawn (neu’n risg goch) ar raglen, prosiect neu gofrestr risg swyddogaeth, yn cael ei hymestyn fel mater o drefn i’w chynnwys yn y gofrestr risgiau corfforaethol. Bydd risg o’r fath yn aros ar y gofrestr risgiau corfforaethol hyd nes tybir bod y risg wedi gostwng.