Strwythur cyfreithiol a threfniadau llywodraethiant

Mae ystod eang o strwythurau cyfreithiol y gall sefydliad eu mabwysiadu.

Bydd y strwythur cyfreithiol y byddwch yn ei ddewis yn pennu sawl agwedd ar gydymffurfiaeth eich busnes, yn cynnwys:

• Y math o ddogfen lywodraethu a’ch trefniadau llywodraethiant 
• Rheoleiddiwr eich busnes cymdeithasol  
• Y cyd-destun cyfreithiol y mae’n rhaid i’ch busnes cymdeithasol weithredu ynddo 
• Atebolrwydd aelodau unigol o’r Bwrdd 
• Y broses gofrestru a ffioedd blynyddol.

Lawrlwythwch y Canllaw Cydymffurfiaeth Busnes i weld crynodeb o’r gwahanol strwythurau cyfreithiol.

Rheoleiddiwr a chyd-destun cyfreithiol 

Mae gwahanol reoleiddwyr a chyd-destunau cyfreithiol ar gyfer pob strwythur cyfreithiol. Mae gan rai strwythurau reoleiddio deuol a rhaid iddynt gydymffurfio’n llawn â gofynion dau reoleiddiwr ar wahân.

Bydd y rheoleiddiwr yn amlinellu gofynion penodol y bydd angen i’r busnes cymdeithasol lynu atynt. Bydd rheoleiddio yn cynnwys gofyniad i ffeilio (cyflwyno) cyfrifon ac adroddiadau gyda’r rheoleiddiwr fel a ganlyn:

• Rheoleiddio Tŷ’r Cwmnïau ar gyfer cwmnïau cyfyngedig
• Rheoleiddio CIC ar gyfer Cwmnïau Buddiant Cymunedol
• Rheoleiddio Cymdeithas Gofrestredig FCA
• Rheoleiddio’r Comisiwn Elusennau yn cynnwys CIOs

Gall gofynion rheoleiddwyr newid dros amser felly bydd angen i chi sicrhau eich bod yn ymwybodol o unrhyw newidiadau perthnasol ac yn ymateb iddynt. Mae datblygiadau diweddar yn cynnwys: Deddf Troseddau Economaidd a Thryloywder 2023 yn cyflwyno diwygiadau sylweddol i'r ffordd y mae Tŷ'r Cwmnïau yn rheoleiddio cwmnïau cyfyngedig hen a newydd.

Mae yna newidiadau hefyd ar gyfer Rheoleiddio Elusennau o ganlyniad i Ddeddf Elusennau 2022

Trefniadau llywodraethiant ar gyfer cydymffurfiaeth busnes 

Y trefniadau llywodraethiant yw’r systemau a’r prosesau a ddefnyddir gan y busnes cymdeithasol i wneud yn siŵr ei fod yn cael ei gynnal yn effeithiol gan sicrhau ei gyfreithlondeb, ei gyfeiriad, ei effeithiolrwydd, ei oruchwyliaeth a’i atebolrwydd.

Mae’r Bwrdd yn gyfrifol am lywodraethiant y busnes cymdeithasol. Mae llywodraethiant ar wahân i’r gweithrediad a gweithgarwch rheoli o ddydd i ddydd.

Mae llawer o’r trefniadau llywodraethiant wedi eu hamlinellu yn nogfen lywodraethiant ffurfiol y busnes cymdeithasol sydd wedi’i hysgrifennu fel rhan o’i ymgorffori. Mae’r ddogfen yn amlinellu’r rheolau sy’n llywodraethu’r busnes cymdeithasol a dylai gynnwys gwybodaeth am y canlynol:

• Beth mae’r busnes cymdeithasol wedi’i sefydlu i’w wneud
• Sut bydd y busnes cymdeithasol yn gwneud y pethau hynny
• Pwy fydd yn ei gynnal a’i reoli
• Y trefniadau gweinyddol ynghylch aelodaeth, penodiadau Cyfarwyddwyr, Aelodau neu Ymddiriedolwyr ar y Bwrdd, cyfarfodydd a chofnodion, ac ati
• Y gofynion gweinyddol ynghylch adroddiadau ariannol
• Beth sy’n digwydd os yw’r busnes cymdeithasol yn dymuno cau?

Gellir galw dogfennau llywodraethu yn bethau gwahanol, yn dibynnu ar y math o endid cyfreithiol a grëwyd. Bydd gan eich busnes cymdeithasol naill ai Cyfansoddiad, Erthyglau Cymdeithasu neu Reolau Cymdeithas. Mae dogfennau llywodraethu model wedi eu hamlinellu gan bob rheoleiddiwr. Dylech fod yn gyfarwydd â’r rheolau sydd wedi eu cynnwys yn eich dogfen lywodraethu a sicrhau eich bod yn glynu atynt o ddydd i ddydd.

Gan fod y rhan fwyaf o ddogfennau llywodraethu yn tueddu i fod wedi eu hysgrifennu mewn geiriad cyfreithiol ffurfiol, efallai y byddwch yn dymuno troi’r rheolau yn ganllaw ymarferol neu’n grynodeb ‘cofweinydd’ fel ei bod yn hawdd i’ch Bwrdd a’ch staff gyfeirio atynt, a’u deall, gan nodi’r rheolau allweddol y mae’n rhaid eu dilyn.