Cydweithio i Dyfu eich Busnes
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.
Ar y dudalen hon
- Cyflwyniad i'r Canllaw ar Gynnig ar y Cyd
- Ar Gyfer Pwy Mae'r Canllaw Hwn?
- O Rwystrau i Gyfleoedd ym maes Caffael Cyhoeddus
- Strwythur y Canllaw
- CAM 1 – Pam cydweithio?
- CAM 2 – Pwy ddylem ni fod mewn partneriaeth â nhw, a pham?
- CAM 3 – Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i gydweithio?
- CAM 4 – Adnoddau'r bartneriaeth
- CAM 5 – Sut i Strwythuro'r Bartneriaeth
- CAM 6 – Ychwanegu Gwerth drwy Gydweithio
- CAM 7 – Rheoli Ymadael
- CAM 8 – Datblygu partneriaeth ddi-dor
- Gwaith Darllen Ychwanegol
- Atodiad 1 - Camau Ymwybyddiaeth Cychwynnol ISO 44001:2017
- Atodiad 2 - Modelau Costio ar gyfer Consortia
Cyflwyniad i'r Canllaw ar Gynnig ar y Cyd
Sefydlwyd egwyddorion cynnig ar y cyd yng Nghymru am y tro cyntaf yn 2012 pan gyhoeddwyd Canllaw ar Gynnig ar y Cyd ar gyfer prynwyr a chyflenwyr gan Lywodraeth Cymru. Yn aml teimlwyd bod caffael cyhoeddus yn anhygyrch i arweinwyr busnesau bach, yn bennaf oherwydd gwerthoedd contractau a oedd y tu hwnt i'w trosiant blynyddol, baich gweinyddol trwm tendro, costau cynnig cysylltiedig, a'r angen i fodloni safonau, achrediad, a gofynion diwydrwydd dyladwy eraill. Comisiynwyd deuddeg prosiect arddangos gan Lywodraeth Cymru ar y cyd ag awdurdodau contractio yng Nghymru, gan ddatgelu gwersi pwysig ar gyfer ochrau prynu a chyflenwi.
Mae'r Canllaw Cynnig ar y Cyd hwn (2026) yn pwysleisio pŵer partneriaeth drwy ddefnyddio profiad a'r gwersi a ddysgwyd ers hynny i gynnig arweiniad clir ac ymarferol i gyflenwyr yng Nghymru. Mae'n canolbwyntio ar ddewis partneriaid, dechrau arni, a'r datganiad gwerth a geir dim ond drwy gydweithio. Mae'r canllaw wedi'i strwythuro'n wyth cam ar gyfer sefydlu a rheoli consortia.
Ar Gyfer Pwy Mae'r Canllaw Hwn?
Mae'r canllaw wedi'i gynllunio ar gyfer arweinwyr busnes ar draws pob sector o'r economi. Bydd yn werthfawr i randdeiliaid fel unig fasnachwyr, arweinwyr Micro gwmnïau, BBaChau (Busnesau Bach a Chanolig) a VCSEs (Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol)¹, rheolwyr cynigion consortia, timau cymorth consortia, ac unrhyw un sydd wir yn cael ei gymell gan ragolygon ffyrdd newydd a chydweithredol o weithio.
Er bod y canllaw'n canolbwyntio'n bennaf ar dendro am gontractau cyhoeddus, mae egwyddorion craidd cydweithio a chynnig ar y cyd yr un mor berthnasol i gyfleoedd yn y sector preifat neu'r trydydd sector. Cyhoeddir canllaw ar wahân ar gyfer gweithwyr caffael proffesiynol.
O Rwystrau i Gyfleoedd ym maes Caffael Cyhoeddus
Yn 2026 amcangyfrifir bod gwariant blynyddol yng Nghymru ar gaffael nwyddau a gwasanaethau cyhoeddus yn £11 biliwn, ac mae Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 013 yn dangos ymrwymiad parhaus cyrff cyhoeddus yng Nghymru i ddileu rhwystrau rhag tendro ar gyfer BBaChau a VCSEs.
Mae tri darn newydd o ddeddfwriaeth sy'n cynnig mwy o gyfleoedd i fusnesau yng Nghymru a thu hwnt:
- Daeth Deddf Caffael 2023³ i rym ym mis Chwefror 2025, a gobeithir y bydd yn cynnig gwell cyfleoedd i arweinwyr busnesau bach gan ei fod yn rhoi mwy o hyblygrwydd i weithwyr caffael proffesiynol wrth ddylunio'r broses dendro, ac mae'n gorfodi dull mwy syml, tryloyw a chynhwysol o gaffael nwyddau a gwasanaethau yng Nghymru a'r DU yn ehangach.
- Yng Nghymru, mae Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023, yn cyd-fynd yn agos â Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, ac yn darparu mandad ar gyfer dull mwy cymdeithasol gyfrifol o gaffael nwyddau a gwasanaethau yng Nghymru. Mae caffael cymdeithasol gyfrifol² yng Nghymru yn cyfrannu at sicrhau Cymru sy'n fwy cyfartal, cynaliadwy a ffyniannus. Mae cadw cymaint o'r bunt Gymreig (£) yng Nghymru a'r awydd i gontractio mwy gyda busnesau lleol yn fesurau hanfodol i Lywodraeth Cymru i gyflawni canlyniadau tymor hwy gyda'r uchelgais i ddatblygu economi fwy cydnerth yng Nghymru.
- Ers mis Chwefror 2025, mae Deddf Caffael y Gwasanaeth Iechyd (Cymru) 2024³ wedi cyflwyno Trefn Dewis Darparwr newydd yng Nghymru. Mae'r newidiadau'n lleihau biwrocratiaeth drwy gyflwyno system gaffael hyblyg a chymesur ar gyfer gwasanaethau iechyd a ddarperir ar ran y GIG yng Nghymru.
Mewn ymateb i'r ddeddfwriaeth newydd, mae Canllaw i Gyflenwyr (2026) yn nodi CHWE gofyniad allweddol i gyflenwyr ganfod contractau cyhoeddus, cynnig amdanynt a chael gwell siawns o'u hennill.
- CAM 1: Deall proses y sector cyhoeddus
- CAM 2: Bod yn weladwy
- CAM 3: Ymgysylltu ag expos cyflenwyr a digwyddiadau cwrdd â'r prynwr
- CAM 4: Buddsoddi yn eich busnes
- CAM 5: Awgrymiadau ar gyfer ysgrifennu cynigion
- CAM 6: Cyfrifoldeb cymdeithasol ar gyfer canlyniadau gwell
AWGRYM: Os ydych chi'n newydd i dendro yn y sector cyhoeddus, argymhellir yn gryf eich bod yn darllen y canllaw hwn yn gyntaf.
Yn hanesyddol, roedd busnesau llai yn wynebu nifer o rwystrau wrth dendro am gontractau sector cyhoeddus; mae hyn yn cynnwys gwerthoedd contractau sydd y tu hwnt i'w capasiti, yswiriant annigonol, a'r amser sylweddol sydd ei angen i baratoi a chyflwyno cynigion. Ar ben hynny, mae cynyddu gweithrediadau a rheoli'r gadwyn gyflenwi yn aml yn cyflwyno heriau.
Fodd bynnag, mae Llywodraeth Cymru yn canolbwyntio ar fynd i'r afael â'r rhwystrau hyn i fusnesau llai. Mae diwygio ym maes caffael yn golygu bod mwy o gyfleoedd ar gael i fusnesau Cymru o bob math, lefelau aeddfedrwydd a maint cwmnïau. Drwy Gaffael Doethach⁴ a dull caffael cymdeithasol gyfrifol, mae Llywodraeth Cymru yn addo dileu'r rhwystrau presennol er mwyn sicrhau proses gaffael deg, agored a thryloyw. Mae hyn yn ei gwneud yn haws i fusnesau bach a chanolig siarad â phrynwyr cyhoeddus, a bod yn fwy tryloyw, yn enwedig wrth hysbysebu cyfleoedd contract gwerth is o dan y trothwy (<£30k).
Mae twf economaidd cynaliadwy yn hanfodol i bobl sy'n byw ac yn gweithio yng Nghymru ac mae mwy o fuddsoddiad yn debygol o ysgogi mwy o fusnesau newydd yng Nghymru.
"Mae Cymru ar fin gweld mwy o dwf economaidd, biliynau o fuddsoddiad a degau o filoedd o swyddi newydd yn cael eu cefnogi dros y degawd nesaf o ganlyniad i Strategaeth Ddiwydiannol fodern Llywodraeth y DU" (Dydd Llun 23 Mehefin, 2025)⁵.
Mae llawer o dystiolaeth bod caffael cyhoeddus yn lifer strategol effeithiol ar gyfer twf economaidd yn y farchnad gyflenwi. Mae'r canllaw hwn yn canolbwyntio ar fanteision cydweithio sy'n arwain at gyfleoedd twf busnes newydd i arweinwyr busnes yng Nghymru.
Roedd y gwaith o ddatblygu'r canllaw hwn yn cynnwys cyfweliadau a gweithdai gyda rhanddeiliaid niferus ledled Cymru, a oedd yn cynrychioli amrywiaeth o sectorau diwydiant. Mae'r cynnwys yn adeiladu ar y dogfennau ategol presennol a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU⁶ a restrir ar ddiwedd y canllaw o dan adnoddau ychwanegol. Mae gwybodaeth arbenigol gan y Sefydliad Cydweithio (ICW)⁷ yn tynnu sylw at fanteision gwerth ychwanegol cydweithio a sut i oresgyn rhai o'r heriau sy'n gysylltiedig â sefydlu a rheoli gweithio mewn partneriaeth. Mae'r Canllaw Cynnig ar y Cyd hwn yn canolbwyntio'n bennaf ar ddatblygu'r achos busnes dros gydweithio, dewis partneriaid, rhannu gwybodaeth ac adnoddau, dewis y strwythur priodol ar gyfer rheoli'r consortiwm, ac yn gyffredinol dangos manteision cynnig ar y cyd ac yn ddi-dor fel dull effeithiol o gyflymu twf busnes yng Nghymru.
Sylwch nad yw'r wybodaeth a nodir yn yr adran hon ac adrannau dilynol y canllaw yn gyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddi fod yn gynhwysfawr. Gall cyflenwyr ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Mae'n bwysig cofio y gall y gyfraith a'r rheoliadau newid, a gellir gofyn am gyngor pellach ar achosion unigol. Mae'r wybodaeth yn y canllaw hwn yn gyfredol ar 6 Chwefror 2026.
¹ Consortia working | Business Wales - Social Business Wales ² Caffael cymdeithasol gyfrifol ³ https://law.gov.wales/health-service-procurement-wales-act-2024 ⁴ https://www.gov.wales/smarter-public-procurement-wales ⁵ https://www.gov.uk/government/news/industrial-strategy-to-boost-growth-and-jobs-in-wales ⁶ https://www.gov.uk/guidance/how-to-bid-for-government-contracts-as-a-consortium ⁷ ICW https://www.instituteforcollaborativeworking.com/
Strwythur y Canllaw
Wedi'i ysbrydoli gan ISO 44001:2017 Rheoli Cysylltiadau Cydweithredol⁸ (gweler Atodiad 1), mae'r canllaw wedi'i strwythuro gan ddefnyddio 8 CAM fel prif egwyddorion ffurfio consortia cyflenwyr.
| 8 Cam i Gydweithio | Amlinelliad o'r Cynnwys | Tudalen |
|---|---|---|
| CAM 1 Pam cydweithio? | Deall y cyd-destun ehangach ar gyfer cydweithio - adolygu strategaeth, cenhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd. | 7 |
| CAM 2 Pwy ddylem ni fod mewn partneriaeth â nhw, a pham? | Cwblhau asesiad mewnol ac adolygu cryfderau a gwendidau mewnol, er mwyn gwerthfawrogi'r rhesymau dros bartneru. | 14 |
| CAM 3 Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom? | Trosglwyddo gwybodaeth – adnabod y mathau o ddata a'r wybodaeth sydd ei hangen ar gyfer prosiect a sut y gellir trosglwyddo gwybodaeth rhwng partneriaid consortiwm. | 20 |
| CAM 4 Adnoddau'r bartneriaeth | Mae dewis partneriaid yn seiliedig ar asesiad o allu a chapasiti, rolau a chyfrifoldebau. | 24 |
| CAM 5 Sut ydyn ni'n strwythuro'r bartneriaeth? | Deall y strwythurau ar gyfer cyflwyno cynigion ar y cyd, e.e. model corff arweiniol. Datblygu systemau, prosesau a chyfathrebu ar y cyd. | 30 |
| CAM 6 Sut byddwn ni'n ychwanegu gwerth? | Deall y datganiad gwerth a sut gall cydweithio wella hynny. | 39 |
| CAM 7 Rheoli ymadael | Beth ydyn ni wedi'i ddysgu a sut gallwn ni wella y tro nesaf? | 42 |
| CAM 8 Meistroli partneriaeth ddi-dor | Defnyddio dull strwythuredig i feithrin cysylltiadau cyn bod yn barod ar gyfer contractau. | 46 |
| Gwaith Darllen Ychwanegol | Rhestr ddarllen ehangach ar gyfer rhanddeiliaid sydd â diddordeb mewn dysgu mwy am gydweithio a chyflwyno cynigion ar y cyd. | 50 |
⁸ ISO 44001:2017 - Collaborative business relationship management systems — Requirements and framework
CAM 1 – Pam cydweithio?
CAM 1 – Pam cydweithio?
Mae'r cyflwyniad i'r canllaw wedi egluro'r economi fusnes a'r dirwedd ddeddfwriaethol sy'n esblygu yng Nghymru. Mae'r llif cyflym hwn o newid yn dangos na fu erioed amser gwell i ystyried pŵer partneriaeth drwy sefydlu consortiwm cyflenwyr ar gyfer cyflymu cyfleoedd twf yn eich busnes.
- Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 yn tanlinellu cydweithio fel un o'r pum ffordd bwysig o weithio⁹ i gyflawni'r amcanion cenedlaethol y cyfeirir atynt fel y nodau llesiant¹⁰.
- Mae Deddf Caffael 2023 yn mynnu bod unrhyw rwystrau sy'n atal busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol rhag tendro yn cael eu dileu.
- Mae cynigion ar y cyd yn cael eu hannog fwyfwy gan brynwyr yn y sector cyhoeddus yng Nghymru ac maent yn darparu llwybr mwy teg a hyblyg at sicrhau contractau cyhoeddus.
Mae strategaeth effeithiol ar gyfer twf yn cynnwys cydweithio â chyflenwyr eraill i ffurfio consortia cyflenwyr a gwneud cynigion ar y cyd. Efallai y bydd arweinwyr BbaChau (busnesau bach a chanolig sy'n cyflogi <250 o bobl) a VCEs (mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol), yn ystyried cyfuno profiad, gwybodaeth, adnoddau a chapasiti i gael gwell cyfle o gystadlu yn erbyn sefydliadau mwy ac ennill mwy o gontractau cyhoeddus.
Er bod cydweithio wedi dod yn rheidrwydd strategol mewn amgylchedd busnes heddiw, mae'r gallu i'w ymarfer yn effeithiol a datgloi ei werth llawn yn aml yn cael ei gamddeall. Mae dod o hyd i'r partneriaid iawn a ffurfio consortiwm yn cymryd amser i'w sefydlu a'i reoli. Bydd y canllaw hwn yn dangos i chi sut i wneud hynny.
Diffinio Cydweithio
Mae'r Sefydliad Cydweithio¹¹ yn diffinio cydweithio fel "cysylltiadau busnes a ffurfiwyd gan sefydliadau ymrwymedig i sicrhau'r perfformiad gorau posibl ar y cyd er mwyn cyflawni amcanion cyffredin a chreu gwerth."
Mae ICW wedi cyhoeddi Llawlyfr Cydweithio (2026) sydd ar gael ar eu gwefan – gweler yr adnoddau ychwanegol yn y canllaw hwn. Mae'r Llawlyfr wedi'i ddylunio ar gyfer prynwyr, ond yn ysbryd tryloywder, efallai y byddai'n werth ei ddarllen gan fod y canllawiau'n tanlinellu pwysigrwydd prynwyr yn cydweithio ag aelodau'r gadwyn gyflenwi, gyda phwyslais ar fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol i sicrhau gwerth cymdeithasol gwell.
www.instituteforcollaborativeworking.com/Collaboration-Playbook
Bydd y Canllaw Cynnig ar y Cyd hwn yn dangos sut mae cydweithio effeithiol yn dibynnu ar gefnogaeth, gwaith tîm, ymddiriedaeth, cymhelliant, ysbrydoliaeth, arloesedd a chyfathrebu effeithiol er mwyn sicrhau canlyniadau mwy llwyddiannus.
Mae rhagor o ganllawiau gan Busnes Cymru ar gydweithio ar gael yma: businesswales.gov.wales/responsible-business/topics-and-guidance/starting-a-business/collaboration
⁹ 5 Ffordd o Weithio https://futuregenerations.wales/discover/about-future-generations-commissioner/future-generations-act-2015/ ¹⁰ Saith nod https://www.gov.wales/well-being-future-generations-act-essentials-html ¹¹ https://www.instituteforcollaborativeworking.com/About-ICW/What-is-Collaborative-Working
Manteision Cydweithio
Gall gwneud penderfyniadau yn ystod cyfnodau o ansicrwydd deimlo'n llethol ac yn ynysig, ac yn aml mae'n anodd gwybod pwy i ymddiried ynddynt. Gall dewis cydweithio arwain at fanteision sylweddol i chi fel arweinydd, ond hefyd i'ch gweithlu a'r busnes ehangach. Gall hyd yn oed fod yn drawsnewidiol am yr holl resymau canlynol (Ffynhonnell: NDA Guide to SME Collaboration):
- Gwobrwyon ariannol
- I ddatrys problem
- Cynnyddu effeithlonrwydd
- Agor cyfleoedd ariannu
- Arwain at fwy o gyfleoedd
- Cronni adnoddau ariannol
- Er mwyn ennill hygrededd
- I gyfuno arbenigedd a rhannu sgiliau
- Rhannu cyfrifoldeb
- Lleihau risg
- Gofyniad contract
- Mwy o bŵer gyda'n gilydd
Gall cydweithio â phartneriaid alluogi eich busnes i elwa o adnoddau, capasiti a sgiliau ychwanegol. Mae pŵer partneriaeth yn agor drysau newydd i gyfleoedd ar gyfer twf busnes na fyddai'n bosibl drwy weithio'n annibynnol. Mae rhagor o wybodaeth am y manteision allweddol ar gael mewn adroddiad ymchwil a gyhoeddwyd gan Brifysgol Warwick, 'Benefits realisation from collaborative working'¹².
Mae'r awduron yn nodi manteision amlwg fel:
- gwell perfformiad busnes a pherfformiad gweithredol
- ennill mwy o fusnes
- rheoli risg yn well
- arloesedd
- arbedion effeithlonrwydd gwerth miliynau o bunnoedd
- mwy o hyder ymysg cleientiaid a busnes eildro
- Datblygu cynhyrchion newydd
Mae darpariaeth consortia yn cynnig manteision sylweddol i'r sector cyhoeddus hefyd, gan gynnwys¹³:
- Gwell ymatebolrwydd
- Llai o gostau gorbenion prosesu
- Cyflymu syniadau newydd ac arloesol ar gyfer cynhyrchion a gwasanaethau
- Adeiladu rhwydwaith deinamig o gyflenwyr
- Mynediad at bartneriaid anfasnachol (e.e. prifysgolion a cholegau)
- Mynediad at gronfeydd arloesi (y mae dim ond y busnesau bach a chanolig llai efallai yn gymwys ar eu cyfer)
- Datblygiad economaidd lleol drwy dwf y sylfaen gyflenwi leol
Mae arweinwyr busnes sy'n croesawu egwyddorion cydweithio yn cydnabod bod cyflawni'r canlyniadau cywir yn gofyn am ddull gweithredu strwythuredig - un sy'n rheoli risg yn effeithiol, yn cryfhau cysylltiadau, yn gwella perfformiad, ac yn darparu gwerth gwell. Bydd y Canllaw Cynnig ar y Cyd hwn yn egluro sut mae mabwysiadu model strwythuredig (CAM 5), yn hytrach na dull cydweithio llac neu anffurfiol, yn lleihau risg ac yn arwain at fwy o werth cyffredinol.
¹² WRAP Collaborative Working_Report.pdf ¹³ The Networked Enterprise: Competing for the Future through Virtual Enterprise Networks, Ken Thompson 2008
Beth yw Cynnig ar y Cyd?
Diffiniad geiriadur Caergrawnt o gonsortiwm: Sefydliad o sawl busnes...sy'n ymuno fel grŵp at ddiben cyffredin.
Mae cynnig ar y cyd yn cael ei reoli drwy gonsortiwm ac mae'n cynnwys dau neu fwy o arweinwyr busnes yn cyflwyno cynnig ar y cyd.
AWGRYM: Nid oes uchafswm cyfreithiol ar nifer y busnesau sy'n gallu cyflwyno cynnig ar y cyd. Fodd bynnag, po fwyaf o bartneriaid sy'n gysylltiedig, y mwyaf anodd y daw'r consortiwm i'w sefydlu a'i reoli, a gallai'r cleient ei ystyried yn risg uwch.
Mae Llywodraeth y DU yn cynnig arweiniad cyfyngedig ar sut i gyflwyno cynnig fel consortiwm¹⁴ ond y neges gyson yw pan na all busnesau fodloni holl ofynion y tendr yn unigol, gallant wneud hynny drwy gyflwyno cynnig ar y cyd.
I arweinwyr mentrau cymdeithasol, mae Busnes Cymdeithasol Cymru yn cynnig arweiniad i fenter gymdeithasol wrth ffurfio consortiwm: https://businesswales.gov.wales/socialbusinesswales/consortia-working
Mae cynnig ar y cyd yn ei gwneud yn ofynnol i arweinwyr busnes sicrhau bod amcanion, rolau a chyfrifoldebau sydd wedi'u diffinio'n dda yn cyd-fynd yn glir, a bod ymddiriedaeth amlwg gref rhwng aelodau'r consortiwm. Rhaid i gonsortiwm gyflwyno ei hun fel cynigydd di-dor ac unedig, yn enwedig wrth gystadlu yn erbyn sefydliadau unigol mwy yn y broses dendro. Yng Ngham 5 y canllaw, mae manteision ac anfanteision gwahanol strwythurau cydweithio yn cael eu hegluro, gan argymell y model corff arweiniol.
Gall sefydliadau prynu gyfeirio arweinwyr busnes at dendrau perthnasol sy'n addas ar gyfer cynigion ar y cyd ar wefan GwerthwchiGymru¹⁵. Wrth hysbysebu tendrau, gwahoddir prynwyr i dicio blwch os ydynt yn dymuno gwahodd cynigion ar y cyd. Mae hefyd yn werth cynnwys eich bod yn agored i gyfleoedd cynnig ar y cyd yn eich disgrifiad proffil busnes ar GwerthwchiGymru er mwyn i gyflenwyr eraill allu dod o hyd i chi.
Mae cynnig ar y cyd o ansawdd uchel yn gofyn am waith paratoi trylwyr gan bob partner consortiwm cyn y gall y parti sy'n caffael ei adolygu a'i asesu'n briodol. Mae paratoi'n dda yn hanfodol ar gyfer canlyniadau llwyddiannus. Felly, anogir prynwyr i hysbysebu cyfleoedd i gyflwyno cynigion ar y cyd cyn gynted â phosibl yn y broses dendro, e.e. camau Hysbysiad Piblinell DU1 ac Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad DU2.
Mae sefydlu eich rhesymau eich hun dros gydweithio yn gam cyntaf hanfodol. Er mwyn eich helpu i sefydlu'r achos busnes dros ffurfio consortiwm, ac i fod yn fwy deniadol i bartneriaid busnes, mae'n hanfodol eich bod yn gallu disgrifio eich sefydliad eich hun mewn termau clir a diamwys. Mae angen i chi hefyd sefydlu'r strategaeth fusnes, y gwerthoedd a'r genhadaeth / gweledigaeth.
Mae Busnes Cymru yn cynnig arweiniad ar ddatblygu eich datganiadau cenhadaeth a gweledigaeth: https://businesswales.gov.wales/socialbusinesswales/mission
Rhaid i'r strategaeth fusnes fod yn glir ac yn hawdd ei deall yn fewnol ac yn allanol. Ystyriwch a yw cydweithio yn rhan o'ch strategaeth eisoes neu a fydd angen iddo gael ei ddatblygu gan eich tîm.
Os nad oes gennych chi strategaeth, cenhadaeth a gweledigaeth eto, neu os ydych chi'n meddwl ei bod hi'n bryd adnewyddu'r rhain, gweithiwch gyda rhanddeiliaid allweddol fel uwch reolwyr, arweinwyr, cwsmeriaid, staff a chyflenwyr eich sefydliad i baratoi eich cenhadaeth, eich gweledigaeth a'ch strategaeth. Yna, aseswch eich cymhwysedd allweddol a'ch diwylliant yn onest.
AWGRYM: Defnyddiwch iaith syml y gall eich darpar gwsmeriaid a phartneriaid consortiwm posibl ei deall yn rhwydd yn fewnol ac yn allanol. Dylech osgoi jargon masnachu ar bob cyfrif oherwydd ei fod yn aml yn cael ei gamddeall neu'n cael ei gamddehongli. Mae rhagor o ganllawiau ar ddatblygu strategaeth ar gael yma: https://www.gov.uk/write-business-plan
Ystyriwch y diwylliant corfforaethol - ydych chi'n agored, yn ymddiried ac yn parchu eraill? Ydych chi'n barod i weithio ar eich cysylltiadau busnes? Sut y gallwch ddangos tystiolaeth o hynny? Ydych chi'n fodlon, ac ydych chi'n gwybod sut i rannu - pobl, gwybodaeth, costau ac arian dros ben? Ydych chi'n barod i helpu eraill i ddatblygu y tu allan i'ch sefydliad eich hun?
Dyma rai cwestiynau cychwynnol y gallech eu hystyried yn eich sefydliad:
- Beth yw ein cryfderau craidd yn y busnes?
- Ydyn ni'n manteisio i'r eithaf ar y cryfderau hynny sy'n arwain at gyfleoedd twf busnes?
- Beth yw eich gwendidau neu ddiffyg arbenigedd yn y busnes a fyddai'n galluogi cyfleoedd i dyfu?
- Ydyn ni'n wynebu heriau o ran capasiti?
- Beth yw ein prif amcanion neu nodau – a elwir weithiau'n genhadaeth a gweledigaeth?
- Sut ydyn ni'n bwriadu cyflawni'r nodau hyn – a elwir yn aml yn strategaeth?
- Beth yw ein dull traddodiadol o weithio gyda'n cwsmeriaid a'n cydweithwyr – diwylliant ein sefydliad?
- Beth yw gwerthoedd y sefydliad? h.y., y tu hwnt i'r cynnyrch neu'r gwasanaeth, sut ydyn ni wedi meithrin ein henw da?
- Allwn ni ymrwymo amser i drefnu a sefydlu partneriaeth strategol?
- Sut byddai partneriaeth strategol yn gweithio ochr yn ochr â gweddill y busnes?
- Pa ganran o drosiant ydyn ni'n fodlon ei pheryglu gyda chytundeb newydd ar y cyd?
- A yw ein busnes yn barod ar gyfer cydweithio?
Os gallwch chi ateb y pwyntiau a'r cwestiynau uchod yn glir, yna rydych chi mewn sefyllfa dda i ddechrau ar eich taith o ddewis a meithrin cysylltiadau cryf â phartneriaid eraill i ennill a chyflawni prosiectau ar y cyd yn llwyddiannus. Os na allwch ateb y rhan fwyaf o'r cwestiynau a restrir, efallai na fydd eich sefydliad yn barod i gydweithio, ac efallai nad buddsoddi amser mewn cynigion ar y cyd yw'r ffordd orau o ddefnyddio eich amser.
Mae'r Sefydliad Cydweithio (ICW) yn cynnig adnodd hunanasesu di-gost ar gyfer BBaChau, sydd ar gael yma: https://www.instituteforcollaborativeworking.com/SME/Self-Assessment
¹⁴ How to bid for government contracts as a consortium - GOV.UK ¹⁵ https://www.sell2wales.gov.wales/
Crynodeb
Mae'r manteision cydweithio a amlinellir yng Ngham 1 yn dangos yr achos dros gynnig ar y cyd, sy'n fodel ymarferol a all helpu arweinwyr busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol gystadlu'n fwy effeithiol am gontractau gwerth uwch. Mae'r diwygiadau caffael yng Nghymru a'r DU yn golygu na fu erioed amser gwell i ystyried gweithio mewn partneriaeth ar gyfer cyflawni contractau cyhoeddus.
Mae'n bwysig bod yn glir ynghylch pam a sut y byddai eich mudiad yn elwa o ffurfio consortiwm a chynnig ar y cyd am gontractau gwerth uwch. Mae'r un mor bwysig sylweddoli sut y byddai hyn yn gweithio ochr yn ochr â'r ffordd arferol o redeg y busnes o ddydd i ddydd.
Dyma rai enghreifftiau o gynigion ar y cyd llwyddiannus:
Trafnidiaeth Cymru yn tendro am lwybrau bysiau pellter hir. Mae'r partner arweiniol yn gweithredu fel y prif bwynt cyswllt ac mae partneriaid cyflenwi eraill y consortiwm wedi'u lleoli ledled Cymru. Roedd y dull consortiwm yn cynnig cost gyffredinol is i'r cleient, mwy o effeithlonrwydd wrth redeg pob llwybr drwy gydlyniant didrafferth rhwng aelodau'r consortiwm. Roedd y trefniant hefyd yn sicrhau bod contractau'n cael eu rhoi ar waith yn safonol, cyfleoedd cyflogaeth lleol i yrwyr, peirianwyr a glanhawyr, ac ati, a mwy o gysondeb o ran profiad teithwyr.
Cwmnïau caledwedd a meddalwedd yn ffurfio cytundebau ar y cyd ar fframweithiau technoleg. Mae'r cydweithio'n lleihau'r risg o feddalwedd anghydnaws ac yn sbarduno atebion mwy arloesol. Yn gyffredinol, mae'n cynnig gwell gwerth am arian.
Peirianwyr sifil a mecanyddol yn gwneud cynnig ar y cyd am fframwaith adeiladu un contractwr. Mae partneriaid cydweithredol yn sicrhau cyflawni'n brydlon bod rolau fel sicrhau ansawdd yn cael eu dyblygu. Mae partneriaid eisoes yn adnabod ei gilydd felly mae llai o risg o wrthdaro. Trosglwyddo'n fwy llyfn, gan sicrhau mwy o effeithlonrwydd a gwell gwerth am arian yn gyffredinol i'r cleient.
CAM 2 – Pwy ddylem ni fod mewn partneriaeth â nhw, a pham?
Gall cwrdd â phartneriaid busnes posibl fynd â'r rhan fwyaf o'ch amser. Fe'ch cynghorir yn gyntaf i ystyried cyflenwyr presennol. Mae gennych brofiad o weithio gyda nhw'n barod ond ystyriwch a oes gwerth mewn gweithio mewn partneriaeth yn hytrach nag is-gontractio a'r manteision y gallai hyn eu cynnig. Mae digwyddiadau rhwydweithio busnes i fusnes a drefnir gan Busnes Cymru (e.e. EXPO), Ffederasiwn Busnesau Bach Cymru, Siambrau, Sefydliad y Cyfarwyddwyr Cymru, a sefydliadau disgyblaethau penodol eraill (e.e. ICAEW), arddangosfeydd masnach (e.e. The Welsh Constructions Shows), neu glybiau busnes rhanbarthol i gyd yn cynnig cyfleoedd gwych ar gyfer y cyflwyniadau cychwynnol hynny. Mae'n werth rhoi o'ch amser i fynd i rai o'r digwyddiadau hyn a chryfhau eich rhwydwaith.
Asesiad mewnol
Un o'r prif heriau i fusnesau bach a chanolig a mudiadau trydydd sector o ran ennill contractau cyhoeddus yw gwerth (£) rhai o'r pecynnau gwaith sy'n cael eu tendro. Gall contractau uchel eu gwerth fod yn anghymesur â throsiant unigol busnesau llai. Gall hyn hefyd fod yn broblem wrth wneud cynigion am gontractau sector preifat.
Mae'r canllaw eisoes wedi archwilio manteision cydweithio, ac mae'n werth myfyrio ar rai o'r rheini wrth ystyried dewis partneriaid. Mae'r manteision cydweithio a nodwyd yn cynnwys cronni adnoddau ariannol, datrys problemau, cyfuno arbenigeddau a sgiliau, rhannu cyfrifoldeb ac ennill hygrededd. Efallai y bydd cyfleoedd contract mwy yn ymddangos yn fwy addas i ddechrau i sefydliadau mwy yn hytrach na busnesau bach a chanolig neu sefydliadau trydydd sector yn eu cyflawni ar wahân, ond os daw'r sefydliadau hyn at ei gilydd i ffurfio consortia, gall hyn fod o fudd i chi gan y bydd yn cynyddu'r gystadleuaeth am gontractau mwy.
Gall hyn hefyd fod oherwydd bod eich cleientiaid yn gwneud rhagdybiaethau am allu busnesau bach a chanolig neu fentrau cymdeithasol i gyflawni contractau mwy. Diolch byth, mae'r newidiadau yn y ddeddfwriaeth gaffael yn newid y canfyddiadau hyn ac mae prynwyr cyhoeddus yn cael eu hannog yn frwd i gael gwared ar rwystrau ac ymgysylltu â busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol fel y nodir yn Hysbysiad Polisi Caffael Cymru WPPN 013 (Cymru) a Hysbysiad Caffael Cyhoeddus PPN 002 (Lloegr). Mae'r dolenni hyn i'r dogfennau wedi'u hychwanegu ar ddiwedd y canllaw o dan adnoddau ychwanegol.
Bydd gwybod beth yw eich cryfderau craidd a chydnabod meysydd lle rydych chi'n wannach yn eich helpu i ddod o hyd i'r partner(iaid) busnes cywir. Gall sefydlu consortiwm alluogi eich sefydliad i gyflwyno cynigion am fwy o gyfleoedd tendro a allai fod allan o'ch cyrraedd fel arall.
AWGRYM: Mae'n hawdd ac yn demtasiwn rhuthro'r broses hon pan fydd dyddiadau cau ar y gorwel, ond mae'n hanfodol dewis y partneriaid iawn. Gall dewis y partner anghywir gael effaith niweidiol ar gyflawni'r contract ac ar enw da eich busnes.
Cryfderau/ Gwendidau/ Cyfleoedd/ Bygythiadau (SWOT)
Fframwaith SWOT yw un o'r pecynnau cymorth a ddefnyddir fwyaf ond sy'n aml yn cael ei gamddeall. Mae pobl yn aml yn cwblhau'r matrics 2 x 2 yn annibynnol heb gydnabod y cysylltiadau rhyngddynt.
Dyma sut y dylai'r matrics SWOT weithio:
| Mewnol | Allanol | |
|---|---|---|
| Cryfderau e.e. datrysiad gofal iechyd arloesol | Cyfleoedd e.e. manteisio ar gyfleoedd tendro newydd ac amrywio sianeli dosbarthu. Mae hyn yn arwain at fwy o werthiant, gwell enw da ymysg cwmnïau/brandiau a'r cyfle i gynyddu maint yr elw. | |
| Gwendidau e.e. marchnata'r ateb arloesol | Bygythiadau e.e. mae gwerthiant araf yn golygu efallai na fydd costau ymchwil a dylunio'n cael eu talu ac y bydd maint yr elw'n dal yn fach. Dim ond pan fydd y galw yn uchel y bydd elw bach yn gweithio. |
Ffigur: Matrics SWOT sy'n dangos dibyniaethau rhwng ffactorau mewnol ac allanol
I ddangos sut mae'r matrics hwn yn ddefnyddiol wrth ddewis partneriaid, mae gwendid sefydliad yn gyfle i gyflwyno partner – e.e. efallai mai eich gwendid chi yw eu cryfder nhw – efallai mai eich cryfder chi yw eu gwendid nhw.
Mae'r dull hwn o ddewis partneriaid yn golygu eich bod yn cydweithio ar gryfderau a gwendidau ategol. Mae'n darparu'r sylfaen gadarn ar gyfer cydweithio effeithiol gan fod pob partner yn elwa ar y naill a'r llall.
AWGRYM: Efallai na fydd partneriaid yn gweld gwerth cwblhau'r gweithgaredd hwn i ddechrau, ac efallai y gwelwch nad yw rhai partneriaid yn parhau. Mae cwblhau ymarfer ar y cyd fel hyn yn dystiolaeth o allu ac ymrwymiad tebygol pob partner i rannu a thrafod materion yn agored. Mae'n well colli pobl yn awr na hanner ffordd drwy gyflawni contract.
Gall partneriaid busnes sy'n cydweithio ar gryfderau tebyg arwain at bryderon ynghylch eiddo deallusol a gall hyn arafu datblygiad ymddiriedaeth a rhannu gwybodaeth. Mae hyn yn aml yn arwain at ymddygiad cystadleuol yn hytrach na chydweithredol. Fodd bynnag, gall y senario hwn weithio ar gyfer cyflawni contract sy'n gofyn am gyrhaeddiad daearyddol ehangach.
Er enghraifft, efallai y bydd sefydliad datrysiadau gofal iechyd yn Ne Cymru yn ceisio ffurfio partneriaeth â busnes yng Ngogledd Cymru. Byddai angen cymryd gofal o hyd o ran aliniad diwylliannol ac mae cael datganiadau cenhadaeth a gweledigaeth clir fel y soniwyd yn gynharach yn dod yn hanfodol. Pan fyddwch yn dechrau mapio'r rhain ar draws y sefydliadau partner, mae'n haws gweld lle gallai gwrthdaro ddigwydd.
AWGRYM: Gallwch ddefnyddio'r ymarfer hwn i feithrin cysylltiadau cryfach - gall trefnu cyfarfod wyneb yn wyneb gan ddefnyddio bwrdd gwyn, siartiau troi a nodiadau post-it ddod â mwy o egni a thrafodaeth ehangach i'r ystafell. Gall hwylusydd allanol gynnal yr ymarfer hwn neu gellir ei reoli'n fewnol. Gellir llenwi tabl SWOT ar-lein gan ddefnyddio system ffeilio a rennir fel SharePoint neu Google Documents. Mae rhaglenni fel Microsoft Whiteboard neu Trello yn caniatáu i chi ddefnyddio nodiadau post-it ar-lein ond mae'n anoddach dechrau sgyrsiau a chynnal deialog ar-lein.
Mae SWOT yn cynnig pecyn cymorth hyblyg, a gall yr ymarfer fod mor syml neu mor soffistigedig ag y dymunwch. Meddyliwch am werth y contract ac ystyriwch ddefnyddio cymesuredd i wneud y defnydd gorau o'ch amser a'ch ymdrech.
- Bydd SWOT syml yn nodi rhestr o gryfderau a gwendidau ar gyfer pob sefydliad.
- Bydd dull mwy soffistigedig o ddefnyddio SWOT yn ystyried cryfderau a gwendidau mewn gwahanol swyddogaethau neu adrannau yn y busnes.
Defnyddiwch dablau fel y rhain i'ch helpu i ddechrau'r trafodaethau:
| Eich Sefydliad | Cryfderau | Cyfleoedd |
|---|---|---|
| Gweithrediadau | ||
| Adnoddau Dynol | ||
| Cyllid | ||
| Marchnata | ||
| Technoleg Gwybodaeth |
| Sefydliad Partner 1 | Cryfderau | Cyfleoedd |
|---|---|---|
| Gweithrediadau | ||
| Adnoddau dynol | ||
| Cyllid | ||
| Marchnata | ||
| Technoleg Gwybodaeth |
Tabl: Dadansoddiad SWOT yn ôl swyddogaeth fusnes ac ar gyfer pob aelod consortiwm.
Ar ôl i chi gasglu tystiolaeth gan bob partner consortiwm i ddechrau arni, gallwch ddatblygu cymariaethau llorweddol fel hyn gydag enghreifftiau wedi'u llenwi:
| Eich Sefydliad | Partner 1 Microfusnes | Partner 2 Menter Gymdeithasol | Partner 3 Sector Preifat | Partner 4 Unig Fasnachwr | |
|---|---|---|---|---|---|
| Cryfderau | Datblygu cynnyrch newydd, gweithgynhyrchu a pheirianneg | Marchnata, brandio | Profiad gwaith i gymunedau sy'n agored i niwed | Logisteg a dosbarthu | Rheolaeth ariannol a/neu gyfrifyddu |
| Gwendidau | Marchnata a brandio / Adnoddau Dynol | Rheoli ariannol | Gweithrediadau | Marchnata / Adnoddau Dynol | Brandio |
Tabl: Cymharu aelodau consortiwm
Mae gweithio mewn consortiwm yn cynnig cyfleoedd newydd i ddod ag amrywiaeth a hyd yn oed gwerth cymdeithasol i'ch gwaith partneriaeth.
- Er enghraifft, efallai nad oes gan fusnes atebion gofal iechyd arbenigedd ym maes tendro yn y sector cyhoeddus - gall un o'r partneriaid fod yn unig fasnachwr sy'n cynrychioli lleiafrifoedd ethnig sy'n cynnig sgiliau arbenigol o ran ysgrifennu cynigion ac adroddiadau.
- Mae Deallusrwydd Artiffisial (AI) yn cael ei fabwysiadu fwyfwy ond mae hyn yn gofyn am wybodaeth arbenigol. Gall un o'r partneriaid fod yn arbenigwr ar gyfrifiadureg neu'n ficrofusnes atebion TG sy'n cyflogi prentisiaid o'r coleg lleol.
- Mae menter gymdeithasol neu elusen yn gwneud partneriaid rhagorol sy'n dod â chyfraniadau gwerth cymdeithasol gwell i'ch cynnig a chyfle i'r busnes ddysgu.
Crynodeb
Mae posibiliadau di-ben-draw wrth ffurfio consortiwm. Mae eich cadwyn gyflenwi bresennol yn lle naturiol i chwilio am bartneriaid posibl. Efallai eich bod wedi is-gontractio gwaith iddynt o'r blaen, ond drwy drefniant consortiwm gallwch ddod â nhw i mewn fel partneriaid mwy cyfartal. Mae hyn nid yn unig yn cryfhau cysylltiadau busnes ond hefyd yn rhoi sicrwydd i'r cleient eich bod, gyda'ch gilydd, yn cynnig yr ystod lawn o arbenigeddau sydd ei hangen i gyflawni i'r safon uchaf.
Wrth ffurfio consortiwm, efallai fod gennych gyfle contract mewn golwg yn barod, neu efallai y byddai'n well gennych sefydlu'r partneriaid cywir cyn bod yn barod ar gyfer contract. Mae'r dull olaf yn fwy doeth.
Cymerwch amser i ddatblygu'r berthynas yn gyntaf, cyn i chi fod yn barod ar gyfer contract. Drwy fabwysiadu'r dull tymor hwy hwn, byddwch yn gallu cyflwyno tystiolaeth gryfach yn eich tendr, gan geisio meithrin hyder y cleient yn eich gallu i gyflawni a chynyddu eich siawns o ennill y contract. Gan eich bod bellach yn deall eich cryfderau craidd ar gyfer pob aelod o'r consortiwm, dylech nodi gwybodaeth berthnasol sydd ei hangen arnoch i gyflawni contract ar y cyd.
CAM 3 – Pa wybodaeth sydd ei hangen arnom i gydweithio?
Rhannu Gwybodaeth
Wrth lunio'r achos busnes i ffurfio consortiwm, mae'n bwysig ystyried rhannu data a gwybodaeth. Mae diffinio'n glir a chyfleu'n agored y wybodaeth rydych chi'n fodlon neu'n anfodlon ei rhannu yn gam cynnar hollbwysig i unrhyw bartneriaeth. Mae angen trafod hyn cyn cyflawni contract.
Un o'r ffyrdd hawsaf o ddechrau'r broses hon yw gofyn i aelodau'r consortiwm ddefnyddio taenlen i restru'r meysydd gwybodaeth neu'r dogfennau sydd eu hangen arnynt i wneud y consortiwm yn effeithiol a chwestiynu'r wybodaeth y maent yn barod i'w rhannu â holl aelodau'r consortiwm. Ar ôl i bob partner gwblhau'r ymarfer hwn, gellir cyfuno'r holl bwyntiau mewn un ddogfen a'u rhannu i'w trafod ymhellach.
Dyma sut y gallai'r broses rhannu gwybodaeth ddechrau:
| Safonau'r Diwydiant | Gofynion Rheoleiddio | Rhaglenni Partneru | Strategaeth Cynnyrch | Cynlluniau Busnes | Cynlluniau Strategol |
|---|---|---|---|---|---|
| Gwybodaeth am y Cynnyrch | Ymchwil i'r farchnad | Ceisiadau am Batentau | Ymchwil a Dylunio | Canlyniadau ac Effaith | Cynlluniau Buddsoddi |
Tabl: Ymarfer Mapio Gwybodaeth
Ystyriaeth bwysig ar gyfer unrhyw wybodaeth a rennir yw, sut bydd rhannu gwybodaeth yn gwella'r berthynas gydweithredol? Gall fynd o'i le pan ddisgwylir i bartneriaid rannu data a gwybodaeth, ac nad yw hyn yn cael ei ailadrodd yn deg rhwng partneriaid. Efallai fod ofn y gellir manteisio ar ddata os nad yw'r broses rannu'n cael ei rheoli'n dda. Anogir aelodau'r consortiwm i lenwi tabl fel hyn. Gellir addasu penawdau ac ymestyn nifer y rhesi i gynnwys eitemau.
Mae sawl ffurf ar wybodaeth, ac mewn busnes mae pobl yn meddwl am ddata ar unwaith. Nid oes disgwyl i chi rannu eich strategaeth fusnes neu gynllun busnes tymor hwy gyda phartneriaid bob amser. Efallai y bydd rhai arweinwyr yn ystyried hyn yn wybodaeth fasnachol sensitif ac yn amharod i'w rhannu.
Gall mathau eraill o wybodaeth gynnwys cynlluniau gwerthu, data cwsmeriaid neu gleientiaid, cynlluniau cyllid, ymchwil i'r farchnad a chynlluniau marchnata, data costau a chytundebau cyflenwyr, achrediadau a safonau. Mae rheoliadau llym ynghylch rhannu gwybodaeth gyfrinachol fel data cwsmeriaid neu gleientiaid.
Mae gwybodaeth am Reoliad Cyffredinol Diogelu Data GDPR ar gael yma: https://businesswales.gov.wales/topics-and-guidance/starting-a-business/start-and-business-planning/general-data-protection-regulation
Cytunwch sut bydd eich dogfennau allweddol yn cael eu rheoli. Mae hyn yn cynnwys dogfennau craidd y prosiect yn ogystal â gohebiaeth a dogfennau masnachol a rennir rhwng aelodau'r consortiwm. Gall sefydlu cyfeiriad e-bost pwrpasol neu ddefnyddio e-borth diogel ar gyfer storio dogfennau a rheoli fersiynau fod yn ddull effeithiol.
Eiddo Deallusol
Wrth drafod data a dogfennau, mae'n gwbl dderbyniol i un o'r partneriaid wrthod. Mae cydnabod hyn yn gynnar yn helpu i osod disgwyliadau realistig rhwng partneriaid consortiwm o'r diwrnod cyntaf.
Dyma restr o rai o'r problemau gydag Eiddo Deallusol y gallech ddod ar eu traws ac efallai y byddwch am ddechrau eu trafod yn gynnar gyda'ch partneriaid.
Eiddo Deallusol Cefndirol – wrth ffurfio consortiwm, dylai pob aelod gofnodi'n ffurfiol yr eiddo deallusol y maent yn fodlon ei rannu a'r telerau rhannu (e.e. trwydded neu drosglwyddiad). Mae gwneud hyn yn gynnar yn rhoi eglurder ac yn lleihau'r risg o anghydfodau. Byddai'n ddoeth paratoi cytundeb trwydded ymlaen llaw a gallai olygu ffi y cytunir arni. Dylech benderfynu a gaiff aelodau barhau i ddefnyddio eu heiddo deallusol cefndirol eu hunain yn annibynnol er mwyn osgoi problemau cystadleuaeth.
Eiddo Deallusol y Consortiwm – mae hyn yn cyfeirio at integreiddio Eiddo Deallusol Cefndirol aelodau eich consortiwm i system gydlynol ar gyfer eich consortiwm. Cyn cyflwyno eich cynnig, dylai'r consortiwm gofnodi unrhyw ddeunydd sydd wedi'i greu ar y cyd fel Eiddo Deallusol Cefndirol y Consortiwm. Penderfynwch pwy fydd yn berchen ar unrhyw eiddo deallusol a ddatblygir gan y consortiwm, sut y gellir ei ddefnyddio, ac a gaiff aelodau ei ddefnyddio y tu allan i'r cynnig neu'r prosiect sy'n deillio ohono. Efallai na fydd cydberchnogaeth yn opsiwn dymunol; yn absenoldeb rhyw gytundeb arall rhwng aelodau, bydd cydberchnogaeth, yn gyffredinol yn y DU, ond yn caniatáu i'r cyd-berchnogion fanteisio ar yr hawliau a ddelir ar y cyd eu hunain ac ni fydd yn caniatáu iddynt aseinio na thrwyddedu (neu hyd yn oed ddadlau y gellir is-gontractio) i drydydd partïon, heb ganiatâd yr aelodau eraill.
Eiddo Deallusol Cefndirol y Consortiwm yn gweithio gyda'r Cwsmer – mae llawer o gontractau sector cyhoeddus yn cynnwys darpariaethau sy'n gofyn am drwyddedu Eiddo Deallusol Cefndirol y cyflenwyr ymlaen lle mae'n hanfodol i gyflawni'r contract. Bwriad hyn yw atal cloi i mewn gan gyflenwyr, sy'n gallu golygu bod y cleient yn agored i ffioedd afresymol ar ôl i'r contract ddod i ben. Mae hon yn broblem gyffredin wrth ddatblygu neu osod meddalwedd. Felly, rhaid i'ch cytundeb consortiwm ganiatáu trwyddedu ymlaen o'r fath lle bo angen. Sonnir mwy am eiddo deallusol yng Ngham 7 y canllaw, Rheoli Ymadael.
AWGRYM: Mae trafodaethau cynnar am ddata, dogfennau a gwybodaeth fasnachol sensitif yn cael eu rheoli'n well wyneb yn wyneb. Rhannu gwybodaeth yw un o'r meysydd gwrthdaro mwyaf tebygol mewn unrhyw gydweithrediad. Os byddwch chi'n cwrdd wyneb yn wyneb, byddwch chi'n ei chael hi'n haws trafod unrhyw nerfusrwydd ynghylch rhannu. Byddwch hefyd yn fwy ymwybodol o ymddygiad di-eiriau yn y trafodaethau hyn. Cynlluniwch ar gyfer sefyllfaoedd lle mae aelod sy'n dal yn ôl eiddo deallusol critigol yn tynnu'n ôl. Dyna pam mae sgyrsiau cynnar yn bwysig.
Cynllun Rheoli Cysylltiadau (RMP)
Ar ôl i chi weithio drwy Gam 2 a Cham 3, byddwch wedi casglu dogfennau sy'n fasnachol sensitif i gefnogi'r gwaith o ddatblygu a rheoli'r consortiwm. Mae cynllun rheoli cysylltiadau (RMP) yn cynnig fframwaith dibynadwy ar gyfer casglu gwybodaeth berthnasol ar gyfer aelodau'r consortiwm. Mae adolygiad cyfnodol o'r RMP yn tynnu risg allan o'r berthynas ac yn canolbwyntio mwy ar atal a lliniaru na rheoli. Mae math sylfaenol o RMP hefyd wedi cael ei ddatblygu ar gyfer gweithwyr caffael proffesiynol. Gallwch ofyn am gopi ohono wrth gofrestru diddordeb yn y cam hysbysiad tendro.
AWGRYM: Mae digon o dempledi RMP a rhaglenni ar gael ar y rhyngrwyd i ddechrau arni. Fel arall, cysylltwch â Busnes Cymru i gael rhagor o arweiniad: https://businesswales.gov.wales/topics-and-guidance/starting-a-business/start-and-business-planning/collaboration
Crynodeb
Mae cydweithio effeithiol yn cymryd amser ac ymdrech. Mae meithrin ymddiriedaeth yn hanfodol mewn consortiwm. Mae deall y wybodaeth rydych chi'n barod i'w rhannu a'r wybodaeth rydych chi'n gobeithio ei chael gan bartneriaid consortiwm yn un o gamau cynharaf datblygu ymddiriedaeth yn y consortiwm.
Mae'n hanfodol trafod a chytuno'n gynnar ar reoliadau diogelu data a materion sy'n ymwneud â datblygu, rheoli a storio gwybodaeth sy'n fasnachol sensitif.
Mae angen ystyried ymhellach storio'r wybodaeth newydd er mwyn i bob partner allu cael gafael arni'n deg. Gellir ffeilio gwybodaeth gyfrinachol neu fasnachol sensitif gyda mynediad cyfrinair neu ei chyfyngu i gyfeiriadau e-bost penodol.
Mae'r mesurau hyn yn hanfodol i sicrhau bod rhannu data a gwybodaeth yn cryfhau ymddiriedaeth yn hytrach na'i danseilio.
CAM 4 – Adnoddau'r bartneriaeth
Rolau a Chyfrifoldebau
Ar ôl cytuno ar yr amcanion cydweithio a'r gofynion rhannu gwybodaeth, mae'n hanfodol diffinio rolau a chyfrifoldebau.
Meddyliwch yn ôl i'r adeg pan fo addewidion neu drefniadau contract wedi cael eu torri, neu'n fwy cyffredinol pan na chafodd disgwyliadau eu bodloni. Yn aml, nid y cynnyrch neu'r gwasanaeth sydd ar fai, ond y ffordd rydyn ni'n rheoli'r berthynas, sut rydyn ni'n cyfathrebu ac yn gosod disgwyliadau. Un rheol bwysig yw peidio byth ag addo gormod. Gall achosi niwed i enw da sy'n anodd ei gywiro.
Yn y lle cyntaf, mae angen arweinydd neu hyrwyddwr ar y consortiwm. Mae'r safon ryngwladol ar gyfer rheoli cysylltiadau cydweithredol (ISO 44001) yn argymell penodi Uwch Swyddog Cyfrifol (SER) i ddarparu'r oruchwyliaeth a'r atebolrwydd strategol yn y consortiwm.
Yn yr un modd ag y caiff gwybodaeth a data eu nodi a'u rhannu, dylid trafod unrhyw adnoddau y gellid eu defnyddio ar y cyd fel llafur, peiriannau, offer, offer swyddfa, cerbydau ac asedau eraill, yn gynnar. Mae cael y sgyrsiau hyn ymlaen llaw yn cryfhau'r datganiad gwerth ar y cyd, yn meithrin ymddiriedaeth rhwng partneriaid, ac yn helpu i sefydlu disgwyliadau clir o'r cychwyn cyntaf.
Mae'r ffactor dibyniaeth mewn contract yn ystyriaeth bwysig arall. Wrth feddwl am effaith gweithio mewn partneriaeth ar redeg y busnes o ddydd i ddydd, mae'n ddefnyddiol amcangyfrif pa gyfran o drosiant busnes cyffredinol y byddai'r contract yn ei gynrychioli. Mae'r asesiad hwn yn hollbwysig. Os yw'r ganran yn uchel, gall ymuno â dull consortiwm gyflwyno risg ychwanegol. Os yw'r ganran yn isel, gall dull consortiwm fod yn ddull llai peryglus o ddechrau eich taith gydweithio nes bydd cysylltiadau'n cael eu cryfhau drwy gydweithio.
Lliniaru a Rheoli Risg
Ar ôl i chi ddechrau llunio cynllun adnoddau, mae'n bwysig bod aelodau'r consortiwm yn ystyried risg, yn fewnol ac yn allanol i'r consortiwm. Argymhellir dilyn dull cydnabyddedig a chyson o gynllunio risg, er mwyn sicrhau ei fod yn gynhwysfawr ac wedi'i strwythuro'n dda. Efallai y bydd gennych eich dull eich hun o gynllunio risg, yn amrywio o broses uwch i restr syml a fydd yn cael ei chreu wrth i chi adolygu tendr. Dylai dull Rheoli Risg trylwyr gynnwys y 5 cam allweddol canlynol:
| 1. Nodi risg | 2. Dadansoddi risg | 3. Lliniaru risg | 4. Cynllunio risg ac adnoddau | 5. Monitro ac adrodd ar risg |
|---|---|---|---|---|
| Cyfeiriwch at fframwaith PESTEL i ddechrau nodi risgiau allanol | Weithiau fe'i gelwir yn asesiad risg neu werthusiad risg | Sut y byddwch yn delio â'r risg; Lleihau neu ddileu; Osgoi; Trosglwyddo; ac amsugno neu gronni | Yn cynnwys trefniadau wrth gefn (amser, adnoddau, arian) | Yn cynnwys tracio, digwyddiadau, gweithredu ac adolygu |
Gallwch ddefnyddio gwahanol derminoleg a mân amrywiadau yn y dilyniant a'r is-weithgareddau i addasu'r tabl ar gyfer adolygu ac asesu cyfnodol. Ar gyfer y SER, dylid cynnal asesiad risg cychwynnol ar gyfer cynnig ar y cyd ar ran y consortiwm posibl fel rhan o asesiad cyfle. Po gynharaf y bydd y gwaith yn cael ei wneud, yr hawsaf fydd hi i ddiweddaru pan fydd pwysau'r cylch cynnig yn dechrau.
Gan ddefnyddio fframwaith PESTEL poblogaidd, dyma rai o'r risgiau tebygol a allai beryglu canlyniad llwyddiannus y bartneriaeth. Bydd llenwi tabl fel hyn yn eich helpu i ddechrau ar eich ymarfer mapio risgiau:
| Gwleidyddol | Diwylliant yr ochr prynu, ymddygiad hanesyddol, parodrwydd i dderbyn cynigion ar y cyd, Inertia. |
|---|---|
| Economaidd | Methu â chyflawni, cyflenwyr yn methu, llif arian, mathau newydd o gynlluniau wrth gefn. |
| Cymdeithasol | Derbyniad gan ddefnyddwyr terfynol, lefel yr ymddiriedaeth, safonau cyflawni, y gallu i rannu. |
| Technolegol | Defnyddio technoleg, systemau rheoli'n methu. |
| Amgylcheddol | Systemau rheoli, mwy o ôl troed carbon. |
| Cyfreithiol | Cynaliadwyedd, cyfle cyfartal, cydymffurfio â'r broses dendro, ffurf y contract wedi'i haddasu, materion gwaddol. |
Tabl: Mapio risgiau PESTEL
AWGRYM: Gellir mewnosod y tabl wedi'i gwblhau yn y RMP a dylid ei adolygu'n gyfnodol, o leiaf bob chwe mis.
Ble mae risg yn bodoli, efallai y bydd cyfle hefyd. Mae bylchau a digwyddiadau annisgwyl yn tueddu i ddigwydd pan fydd un aelod o'r consortiwm yn mynd yn sâl, yn gadael y sefydliad partner neu ddim yn rhannu ei wybodaeth yn llawn neu'n ceisio cael rhyw fath o fantais. Gall yr ymddygiadau hyn effeithio ar gyfathrebu ac ymddiriedaeth gyda chanlyniadau anrhagweladwy. Y nod yn y pen draw yw cael Cynllun Risg cadarn ar gyfer Uwch Brosiect:
| Math o risg | Tebygolrwydd (1 Isel - 5 Uchel) | Effaith (1 Isel - 5 Uchel) | Gweithred neu Ymateb (atal, lleihau, trosglwyddo, derbyn, trefniadau wrth gefn) | Cyfle |
|---|---|---|---|---|
| e.e. Partner yn mynd yn sâl | 2 | 5 | Gwnewch yn siŵr bod popeth wedi'i gofnodi er mwyn i rywun arall gymryd yr awenau. Defnyddiwch gyfrif e-bost a rennir i atal colli cyfathrebiadau. | Ehangu sgiliau ar draws y consortiwm. |
Tabl: Mapio Risgiau Uwch Brosiect
AWGRYM: Gellir mewnosod y tabl wedi'i gwblhau yn y Cynllun Rheoli Risg a dylid ei adolygu'n gyfnodol, o leiaf bob 3 mis drwy gydol y contract neu'r prosiect.
Rheoli Ymddygiad
Mewn perthnasoedd cydweithredol, mae pobl yn aml yn canolbwyntio ar systemau a phrosesau a rennir. Y realiti yw bod cydweithio effeithiol yn seiliedig ar ymddygiad partneriaid unigol. Pan nad yw'r ymddygiadau hyn yn cael eu rhannu neu'n groes i'w gilydd, gall hyn arwain at berthynas yn chwalu a gwrthdaro.
Gellir cytuno ar y cymwyseddau, y sgiliau a'r ymddygiadau allweddol sy'n cefnogi cydweithio a'u gwerthuso'n gyfnodol i'w hadolygu. Dyma rai enghreifftiau:
| Cymwyseddau | Sgiliau | Ymddygiadau |
|---|---|---|
| Set sgiliau cyflenwol | Dadansoddol | Cydweithredol |
| Profiadol mewn maes priodol | Cydweithio | Cyfathrebwyr effeithiol |
| Profiad blaenorol o weithio mewn tîm prosiect | Ymchwil ddwys | Derbyn newid |
| Dealltwriaeth o'r cyd-destun polisi cyhoeddus | Profiad ymarferwyr | Dangos arweinyddiaeth |
Tabl: Asesiad ymddygiadol ar gyfer y consortiwm
AWGRYM: Gallech ddefnyddio proses RAG (coch, oren, gwyrdd) syml ar gyfer asesu'r rhain yn gyfnodol. Efallai y bydd gan wahanol bartneriaid ganfyddiadau amrywiol o ran sgorio'r rhain, felly mae'n gwneud pwynt trafod da mewn cyfarfodydd.
AWGRYM: Gallech ddefnyddio ymarferion 'post it' i gychwyn sgyrsiau anodd am ymddiriedaeth. Anaml iawn y siaredir am ymddiriedaeth, ond dyma un o'r ymddygiadau mwyaf hanfodol ar gyfer llwyddiant prosiect.
Rheoli Ymddiriedaeth
Un o'r heriau mwyaf sylweddol wrth ffurfio consortiwm yw sefydlu ymddiriedaeth a dealltwriaeth o sut i'w asesu. Mae ymddiriedaeth yn gweithredu ar dair lefel: eich gallu unigol chi a'ch cydweithwyr i ymddiried; diwylliant eich sefydliad, wedi'i siapio gan werthoedd arwain; a dylanwad y ddau ar eich parodrwydd i rannu syniadau, systemau, adnoddau, pobl, risgiau a gwobrau.
Dyluniodd Covey (2006), ymchwilydd o'r Unol Daleithiau, fatrics ymddiriedaeth sy'n addas iawn ar gyfer rheoli ymddiriedaeth mewn trefniadau consortia. Yr allwedd i gonsortiwm sy'n perfformio'n dda yw'r her o sicrhau barn dda drwy ddadansoddi ymddiriedaeth. Nod yr hyn a elwir yn Smart Trust™ yw gweithredu cyn belled ag y bo modd yn y cwadrant uchaf ar y dde. Byddwch yn wyliadwrus o aelodau sy'n disgyn i'r chwith a'r dde isaf.
Smart Trust™ Matrix¹⁶ — dwy echelin: Tebygolrwydd o Ymddiried (isel-uchel) a Dadansoddiad (isel-uchel):
- Tebygolrwydd Uchel / Dadansoddiad Isel → Hygoeledd
- Tebygolrwydd Uchel / Dadansoddiad Uchel → Barn
- Tebygolrwydd Isel / Dadansoddiad Isel → Amhendant
- Tebygolrwydd Isel / Dadansoddiad Uchel → Amheuaeth
- Y pedwar parth canolog: Ymddiriedaeth Ddall, Ymddiriedaeth Ddoeth, Dim Ymddiriedaeth, Diffyg ymddiriedaeth
¹⁶ O The Speed of Trust, Stephen MR Covey (2006) t 290
Crynodeb
Mae darparu adnoddau ar gyfer y bartneriaeth yn golygu bod angen i bartneriaid y consortiwm drafod a chytuno'n gynnar ar dri phrif faes: cyfuno a rhannu asedau; mapio risgiau; dadansoddi ymddygiad.
Pan gytunir ar gyfuno a rhannu asedau o bosibl yn y consortiwm, dylid cynhyrchu rhestr ar gyfer y RMP i helpu i osod disgwyliadau yn nes ymlaen wrth gyflawni'r contract. Bydd hwn yn cael ei ddiweddaru'n gyfnodol gan y SER. Yn yr un modd, dylid diweddaru'r ymarfer mapio risgiau i asesu'r amgylchedd macro yn y RMP.
Mae ymddygiad yn aml yn cael ei anwybyddu ond y realiti yw bod ymddygiad da yn sbarduno perfformiad cydweithio effeithiol a gall ymddygiad gwael arwain at wrthdaro.
Dylai'r rheol cymesuredd fod yn berthnasol i'r ffactorau hyn, a dylai amser ac ymdrech fod yn berthnasol i werth y contract.
CAM 5 – Sut i Strwythuro'r Bartneriaeth
Mathau o gydweithio
Er bod llawer o sefydliadau'n disgrifio eu gwaith fel gwaith 'cydweithredol', gall y term olygu pethau gwahanol iawn yn ymarferol os nad ydynt wedi'u diffinio'n glir.
Mae'r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd (CMA) yn dosbarthu cytundebau cydweithio fel dau ddull: 'llorweddol' neu 'fertigol'. Mae hyn yn dibynnu ar y berthynas rhwng y partïon dan sylw.
| Math o Berthynas | Disgrifiad |
|---|---|
| Cytundebau Fertigol | Mae'n cynnwys busnesau sy'n gweithredu ar wahanol lefelau yn y gadwyn gyflenwi, fel cynhyrchydd bwyd, prosesydd bwyd ac ysgol. |
| Cytundebau Llorweddol | Mae hyn yn digwydd rhwng busnesau sy'n gweithredu yn yr un sector diwydiant ac ar yr un lefel yn y gadwyn gyflenwi (sy'n golygu eu bod yn gystadleuwyr uniongyrchol) - e.e. nifer o ffermwyr tatws sy'n cyflenwi cynnyrch i ysgolion ledled Cymru. |
| Cytundeba Fertigol | Mae'n cynnwys busnesau sy'n gweithredu ar wahanol lefelau yn y gadwyn gyflenwi, fel ffermwr tatws, prosesydd gweithgynhyrchu, a chwmni dosbarthu. |
Tabl: Dosbarthiadau CMA
Mae cydweithrediadau rhwng busnesau yn aml yn gytundebau llorweddol, ond gall y ddau fath godi materion cyfreithiol yn dibynnu ar sut maen nhw'n effeithio ar gystadleuaeth. Fel arfer, mae cydweithio llorweddol yn golygu bod y consortiwm yn cael ei ffurfio rhwng arweinwyr busnes o fusnesau tebyg neu ategol.
Mae'r sbectrwm o strwythurau cydweithredol sy'n berthnasol i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol wedi'i grynhoi isod, gydag enghreifftiau (cyflenwi bwyd i ysgolion) i helpu i roi cyd-destun a gwella eich dealltwriaeth:
| Math o Gydweithio | Gweithgaredd |
|---|---|
| Rhwydweithio Anffurfiol | Mae ffermwyr lleol, tyfwyr a sefydliadau bwyd cymunedol fel cwmnïau buddiannau cymunedol (CiCs) yn rhannu gwybodaeth am argaeledd tymhorol, y galw am brydau ysgol a chyfleoedd tendro sydd ar y gweill. |
| Cydlynu | Mae'n cynnwys alinio gweithgareddau'n fwy strwythurol fel cydlynu amseroedd cyflawni, cynllunio cyfnodau galw brig yn ystod tymhorau ysgol a chyfateb hynny â'r amserlenni cynaeafu. |
| Cydweithredu | Mae gwahanol sefydliadau'n gweithio gyda'i gilydd, fel cyflenwi llysiau ar y cyd, rhannu'r cludiant i gyfleusterau ymolchi ac yna i ysgolion. |
| Gweithio mewn partneriaeth | Swyddogaethau wedi'u diffinio'n glir i sicrhau cyflenwad llawn o fwyd ar y cyd mewn ysgolion. Gall VCSE arwain ar weithgarwch addysg bwyd yn yr ystafell ddosbarth. |
| Gweithio fel consortiwm | Mae cynhyrchwyr bwyd, arlwywyr ysgolion a sefydliadau bwyd cymunedol yn cyflenwi nifer o ysgolion o dan un cytundeb llywodraethu a fframwaith. |
Tabl: Mathau o gydweithio
Mae strwythurau ar gyfer rheoli consortia yn amrywio o gyplu llac, i sefydlu trefniant mwy ffurfiol, i ddod yn rhwym yn gyfreithiol. NID yw'r model cyplu llac 'prif ganolfan a lloerennau' yn cael ei annog ar gyfer tendro gan nad yw'n ddigon cadarn ar gyfer contractau cyhoeddus.
Mae'r Model Corff Arweiniol yn gweithio'n dda pan fydd amserlenni'n dynn. Gyda'r gefnogaeth briodol, gellir ei sefydlu'n gyflym. Mae'r model corff arweiniol yn gweithio'n arbennig o dda i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol sy'n elwa o weithio mewn partneriaeth â sefydliadau mwy sy'n gweithredu fel y corff arweiniol.
| Manteision Model Corff Arweiniol | Anfanteision Model Corff Arweiniol |
|---|---|
| Mae'n fodel y mae cyrff sector cyhoeddus wedi arfer gweithio gydag ef ac mae eu prosesau caffael a'u systemau rheoli wedi'u paratoi i weithio o amgylch y model hwn. | Gallai'r cyfrifoldebau ariannol a chyfreithiol fod yn gyfrifoldeb i'r corff arweiniol; felly mae angen i chi nodi sefydliad sy'n barod i gymryd y risg honno. |
| Mae'n rhoi un pwynt mynediad i'r ochr prynu ar gyfer gwasanaethau sydd i'w darparu. | Gallai aelodau'r consortiwm sy'n cael eu his-gontractio deimlo eu bod wedi'u difreinio gan nad yw'n bartneriaeth gyfartal. |
| Gellir eu tynnu at ei gilydd yn gymharol hawdd os ydych yn gweithio o fewn amserlen dynn. | Gall mudiadau bach fod dan anfantais o hyd. Oherwydd eu maint, ni fyddent yn gallu tendro fel y corff arweiniol, felly byddai'n rhaid iddynt weithredu fel corff is-gontractio. |
| Gall mudiadau llai elwa o faint gweithio gyda phartneriaid mwy sy'n gallu gweithredu fel corff arweiniol. | Gall newid perchnogaeth neu reolaeth y prif gontractwr effeithio ar yr is-gontractio a threfniadau cydweithio yn y dyfodol. |
Tabl: Manteision ac Anfanteision Model Corff Arweiniol
Mae'r Model Corff Arweiniol yn dilyn system 'un aelod, un bleidlais', sy'n lleihau'r risg o anghydbwysedd pŵer canfyddedig ar draws aelodau'r consortiwm. Ar gyfer prynwr y sector cyhoeddus, mae'r strwythur hwn yn darparu un pwynt cyswllt ac yn dal i ganiatáu i holl bartneriaid y consortiwm gael eu talu ar yr un pryd. Y strwythur yw: Bwrdd Corff Arweiniol o Gyfarwyddwyr/Aelodau (atebol i'w Fwrdd ei hun) → Corff Arweiniol (sy'n tynnu i lawr y cyllid dechrau busnes gofynnol, yn gyfrifol am brydlesi, adeiladau a chyflogi staff) → Grŵp Llywio (yn cynnwys yr holl bartneriaid cyflenwi) → Partneriaid Cyflenwi.
Dylanwadir yn fawr ar y model hwn gan y didwylledd a'r ymddiriedaeth sy'n bodoli o fewn y consortiwm. Os yw'r corff arweiniol yn agored ac yn rhannu gwybodaeth allweddol, fel cynlluniau adnoddau'r tîm, modelau costau'r prosiect, yn dosbarthu elw neu wargedion yn deg, gall fod yn ddull effeithiol iawn.
Gelwir y model terfynol sy'n rhwymo'n gyfreithiol yn fodel Cyfrwng at Ddibenion Arbennig (SPV). Mae hwn yn fath datblygedig o strwythur ar gyfer cydweithio – un cam yn brin o uno. Gan ei fod yn tueddu i fod yn endid cyfreithiol, mae ganddo drefniadau adrodd, ariannol a llywodraethu perthnasol. Fe'i defnyddir yn fwy cyffredin ar gyfer contractau mawr lle gallai fod gofyniad i roi, creu neu gaffael asedau gwerth uchel. Felly, mae'n ymddangos yn eithaf aml yn y sector adeiladu ar gyfer contractau dylunio, adeiladu a gweithredu (DBO) neu gontractau dylunio, adeiladu, ariannu a gweithredu (DBFO) gyda nifer o bartneriaid. Ei her yw ennill y contract cyntaf gan ddefnyddio ei ddata a'i systemau ei hun h.y. hanes blaenorol sy'n bodoli eisoes.
Gall Cyfrwng at Ddibenion Arbennig gyflogi staff yn uniongyrchol. Gall staff sy'n gweithio'n benodol ar y prosiect hefyd gael eu secondio o'r aelodaeth neu eu recriwtio ar drefniadau contract cyfnod penodol. Mae gan bob endid ei bortffolio busnes ei hun ac mae gan yr SPV un arall. Y strwythur yw: Bwrdd y Cyfarwyddwyr (wedi'i ffurfio gan aelodau) → Cyfrwng at Ddibenion Arbennig (yn cyflogi staff, yn dal asedau, yn gyflwyno cynigion am gontractau, yn tynnu arian i lawr) → Aelodaeth (y partneriaid consortiwm craidd fel arfer).
| Manteision SPVs | Anfanteision SPVs |
|---|---|
| Hyrwyddo mwy o bartneriaeth gyfartal ymysg yr aelodau. | Gall fod yn anodd denu cyllid gan nad oes hanes o gyflawni yn ystod y cyfnod sefydlu. |
| Ar ôl ei sefydlu, gellir ei ddefnyddio dro ar ôl tro i gyflawni mentrau newydd a chyflwyno cynigion am gontractau. | Diffyg dealltwriaeth o'r model gan gomisiynwyr/caffaelwyr. |
| Gall y model fod yn hyblyg. Os cytunir ar hyn, nid oes angen i bob aelod fod yn rhan o'r gwaith cyflawni, er enghraifft. | Gallai greu costau ychwanegol i'r aelodau gwreiddiol. Mae angen cydbwyso hyn â'r enillion arfaethedig. |
| Gellir ehangu'r aelodaeth os oes angen sgiliau a/neu gwmpas ychwanegol. | Nid oes gan un partner reolaeth uniongyrchol. Gallai hyn ddatgymell rhai sy'n hoffi gweithredu fel hyn. |
| Gellir ei sefydlu gan ddefnyddio strwythur cyfreithiol di-elw neu gall fod yn fwy masnachol. | Gall gymryd llawer o amser i'w sefydlu, felly gall fod yn heriol wrth weithio o fewn amserlen dynn. |
Tabl: Crynodeb o Fanteision ac Anfanteision SPVs
Os ydych chi'n bwriadu cyflwyno cynnig fel SPV, byddai'n ddefnyddiol trafod hyn gyda'r cleient yn y Cam Piblinell Gaffael PP01, ac yn ddelfrydol cyn i unrhyw feini prawf dethol a dyfarnu a dulliau sgorio gael eu cwblhau. Ni all y sefydliad sy'n prynu atal unrhyw fath o gonsortiwm rhag cyflwyno cynnig am gontract a bydd angen iddo sicrhau bod ei broses gaffael yn ystyried profiad cyfunol a hanes sefydliadau sy'n rhan o'r SPV. Anfanteision y model hwn yw efallai nad oes gan aelodau hanes hir o fasnachu fel yr endid cydweithredol cyfreithiol.
Cyfraith Cystadleuaeth
Yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd, nid yw cydweithio rhwng busnesau yn achosi unrhyw bryderon ynghylch cyfraith cystadleuaeth ond mae'n dal yn ddoeth bod yn ymwybodol o Gyfraith Cystadleuaeth. Cafodd canllawiau'r CMA¹⁷ eu diweddaru ym mis Gorffennaf 2025 ac maent yn egluro'r manteision a'r peryglon i fod yn ymwybodol ohonynt wrth gydweithio â busnes arall.
Mae gofynion y DU ar gyfer cydweithredu yn dod o dan Ddeddf Cystadleuaeth 1998, sy'n gwahardd unrhyw weithgarwch sy'n atal, yn rhwystro neu'n ystumio cystadleuaeth. Gallai mynd yn groes i'r ddeddfwriaeth hon arwain at oblygiadau difrifol i sefydliadau'n gyffredinol ac i aelodau eu cyrff llywodraethol megis Ymddiriedolwyr.
Enghraifft bosibl o dorri'r Ddeddf Cystadleuaeth fyddai grŵp o sefydliadau, pob un ohonynt yn darparu'r un gwasanaeth, yn cydweithio gyda'r bwriad o ddileu cystadleuaeth.
Mae dau waharddiad dan Gyfraith Cystadleuaeth.
Pennod I – Cytundebau rhwng busnesau sy'n atal, yn cyfyngu neu'n ystumio cystadleuaeth fel cytundebau i bennu prisiau, cyfyngu ar gynhyrchu, creu marchnadoedd, a rhannu mathau penodol o wybodaeth gyfrinachol, fel prisiau. Mae 'rigio cynigion' yn perthyn i'r categori hwn. Mae hyn yn digwydd pan fydd cynigwyr yn gwneud cytundeb cyfrinachol, er enghraifft i beidio â chynnig yn erbyn ei gilydd, codi eu prisiau neu rannu'r gwaith, er mwyn i'r ddau elwa'n ariannol.
Pennod II – Cytundeb sy'n gwahardd ymddygiad sy'n gyfystyr â chamddefnyddio safle cryf.
Bydd cytundebau a chartelau gwrth-gystadleuol bob amser yn destun pryder a gallant fod yn berthnasol mewn unrhyw farchnad, ond gall problemau godi os oes gan gonsortiwm a ddatblygir y potensial i ennill safle cryf mewn marchnad a thrwy hynny ymddwyn fel monopoli neu fel oligopoli, sy'n ceisio rheoli'r farchnad. Mae gwefan CMA yn cynnig arweiniad manwl ar sut y byddai safle cryf yn cael ei ddiffinio:
"mae cwmni'n annhebygol o fod mewn safle cryf os yw ei gyfran o'r farchnad yn llai na 40 y cant neu os nad yw'n gallu ymddwyn yn annibynnol ar y cyfyngiadau arferol a osodir gan gystadleuwyr, cyflenwyr a phrynwyr."
Er bod diffinio marchnad yn ffurfiol yn gallu bod yn gymhleth yn dechnegol, dylai prynwyr ac aelodau consortia allu cael ymdeimlad da o hyn ar sail profiad ac ymchwil i'r farchnad.
Gallai ffurfio consortiwm achosi i chi gael safle cryf mewn marchnadoedd sy'n anodd i newydd-ddyfodiaid ymuno â nhw. Er enghraifft, efallai y bydd yna asedau daearyddol arwahanol ar gyfer cyflawni, megis cartrefi gofal, cyfleusterau gofal iechyd, a chyfleusterau gwaredu gwastraff. Yn y mathau hyn o farchnadoedd, efallai na fydd yn gost-effeithiol i brynwr chwilio am wasanaethau o ymhellach i ffwrdd. Gall safle cryf yn y farchnad hefyd ddod i'r amlwg lle bu ffin ddaearyddol draddodiadol ar gyfer darparu gwasanaethau fel gwasanaethau gwirfoddol rhanbarthol, a allai fod wedi cael cyllid grant i raddau helaeth o'r blaen.
Nid yw cael safle cryf yn y farchnad yn anghyfreithlon ond mae camddefnyddio'r sefyllfa honno'n anghyfreithlon. Mae enghreifftiau o gamddefnydd posibl yn cynnwys codi prisiau rhy uchel, cynnig prisiau neu delerau gwahanol i gwsmeriaid tebyg, neu wrthod cyflenwi cwsmer presennol heb reswm da.
Gall bod mewn safle cryf ei gwneud yn haws i gonsortiwm fynd yn groes i waharddiad Pennod 1 ar gytundebau gwrth-gystadleuol. Ni ddylai consortiwm geisio creu trefniant darparu unigryw lle mai dim ond drwy'r consortiwm arfaethedig y gall y partneriaid cyflenwi gyflwyno cynigion. Ni ddylech geisio sefydlu cytundebau dim cystadlu sy'n creu ffensys neilltuo artiffisial, ffiniau daearyddol na cheisio cyfyngu ar gynigion cysylltiedig yn y dyfodol a gweithgarwch partneriaid cyflenwi. Gall unrhyw gytundeb penodol neu ddealledig i beidio â chystadlu yn ardal rhywun arall fod yn groes i waharddiad Pennod I. Rhaid i'r achos neu'r ddadl dros ffurfio consortiwm bob amser gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, gydlynu gwahanol feysydd arbenigedd yn well er mwyn gallu trosglwyddo a chyfuno adnoddau a sgiliau'n fwy llyfn. Mae hyn yn rhoi gwell gwerth am arian i'r cleient.
Sylwch fod angen i awdurdodau cystadleuaeth y DU gymeradwyo unrhyw uno sy'n arwain at ostyngiad posibl mewn cystadleuaeth mewn marchnad. Mae gwybodaeth ar gael gan y CMA am reoliadau uno.
Sut i osgoi unrhyw broblemau
Y ffordd orau o fynd i'r afael â materion posibl sy'n ymwneud â chyfraith cystadleuaeth yw drwy bolisïau a gweithdrefnau cryf sy'n ymwneud â Llywodraethu, Rheoli Risg, Dyrannu Adnoddau, Aelodaeth, Cyfrinachedd Gwybodaeth, Cyflwyno Cynigion Cystadleuol, Gwrthdaro Buddiannau a Gwrth-Lwgrwobrwyo. Gall defnyddio rheolwr cynigion arbenigol i baratoi'r amcan gost, a fyddai'n sicrhau bod gwybodaeth sy'n fasnachol sensitif yn cael ei neilltuo mewn perthynas â'r partïon eraill, helpu i gadw data hyd braich.
Ceisiwch gyngor arbenigol. Os oes gennych unrhyw amheuaeth, gofynnwch am gyngor arbenigol o'r fath oherwydd bydd gan SER y Consortiwm atebolrwydd cyfreithiol. Argymhellir hefyd eich bod yn ceisio cyngor arbenigol ar ddrafftio polisïau a gweithdrefnau o'r fath a Memoranda Consortiwm, Erthyglau Cymdeithasu a Chytundebau Partneriaeth Aelodau priodol.
Sylwer os gwelwch yn dda: Nid yw'n arfer da nac yn beth doeth i arweinwyr busnes dendro'n unigol ac fel rhan o gonsortiwm (neu nifer o gonsortia). Dylech gynllunio i gyflwyno cynnig unwaith yn unig.
Diwydrwydd Dyladwy
Un o'r heriau sy'n gysylltiedig â chreu consortiwm yw'r lefel o rannu gwybodaeth allweddol. Yn aml dim ond yr wybodaeth gadarnhaol a ddangosir i'r cychwynnwr yn ystod y broses o greu consortiwm. Weithiau mae diffygion cudd mewn perfformiad sy'n gallu cynyddu risg, a gall hyn effeithio ar y penderfyniad ynghylch rhannu gwybodaeth rhwng aelodau. Po fwyaf yw'r ymddiriedaeth sy'n bodoli, ynghyd â llywodraethu cadarn ynghylch peidio â datgelu y tu allan i'r consortiwm, y mwyaf yw'r potensial i liniaru risg. Dylid cynnal tri math o archwiliadau diwydrwydd dyladwy.
Diwydrwydd Dyladwy Ariannol – Argymhellir bod eich darpar arweinwyr consortiwm yn darllen y canllaw hwn ac Atodiad 2 i ddeall goblygiadau cost tebygol sefydlu consortiwm. Gorau po gyntaf y bydd eich darpar aelodau'n rhannu gwybodaeth gyfrifyddu allweddol. Ystyriwch y pwyntiau canlynol:
- Sut byddwch chi'n creu'r elw a cholled hybrid, mantolen a chymhareb prawf asid?
- Sut byddwch chi'n ystyried eich aelodau gwannach neu aelodau sydd wedi'u creu'n ddiweddar?
- Sut bydd heriau llif arian posibl yn cael eu trin (mae contractau mwy yn aml yn gofyn am fwy o fewnbwn cyn talu ac weithiau bydd ganddynt symiau dargadw, bondiau neu gosbau)?
- Beth yw eich sefyllfa wrth gefn ar gyfer methiant ariannol aelod (a yw aelodau eraill yn barod i fenthyca arian iddo neu gymryd drosodd ei ddarpariaeth)?
- Argymhellir eich bod yn chwilio am eirdaon credyd perthnasol i asesu maint yr amlygiad ariannol a'r risg yr ydych yn barod i'w hystyried. Ar gyfer aelodau nad ydynt wedi'u hymgorffori neu unig fasnachwyr, gofynnwch am eirdaon cyfrifyddu a bancio perthnasol.
Diwydrwydd Dyladwy Perfformiad – Yn aml, bydd holiaduron cyflenwyr yn gofyn am eirdaon, ac efallai y byddant hefyd yn gofyn am hanes unrhyw hawliadau. Felly, mae'n bwysig cael dull tryloyw ac agored o ymdrin â'r wybodaeth hon. Dyma rai cwestiynau allweddol i'w gofyn a'u rhannu:
- A all eich darpar bartner ddarparu dau eirda da diweddar ar gyfer darparu gwasanaethau tebyg?
- Ydyn nhw'n barod i adael i chi drafod eu perfformiad gyda'u cleient? Os nad ydynt, pam ddim?
- Ydyn nhw'n gallu darparu ardystiadau perthnasol ar gyfer safonau (ISO 9001 er enghraifft), hyfforddiant a datblygiad, offer, diogelu data, archwiliadau iechyd a diogelwch, er enghraifft?
- A oes unrhyw hawliadau diweddar gan gleientiaid yn y sector cyhoeddus sydd wedi cael eu cadarnhau sy'n cynnwys cosbau neu gamau cyfreithiol (yn enwedig erlyniad o dan feysydd allweddol fel iechyd a diogelwch, diogelwch data, adferiad CThEF, gweithgareddau troseddol o unrhyw fath)? Os oes, gofynnwch i'r partner posibl eu datgan, gan y gallant fod yn sail dros roi'r gorau i'r bartneriaeth arfaethedig.
- A oes unrhyw symiau cadw wedi cael eu cymryd neu iawndal wedi cael ei dalu am beidio â chyflawni, cyflawni gwael, ail-wneud gwaith, penderfyniadau ar gontractau neu dorri telerau contractau? Os oes, gofynnwch i'r partner posibl eu datgan. A ydynt yn ddigon difrifol i ailystyried y bartneriaeth bosibl?
Diwydrwydd Dyladwy Cyfreithiol ac Yswiriant – Gan y bydd angen i'ch tîm ddarparu amrywiaeth o ddogfennau cyfreithiol ac yswiriant, gorau po gyntaf y byddwch yn casglu'r rhain. Argymhellir eich bod yn gwneud y canlynol:
- Gofynnwch am y data a gyflwynwyd i Dŷ'r Cwmnïau ar berchnogaeth, ffurfiant, newidiadau i reolwyr a chyllid. Nodwch fod hyn ar gael am gost beth bynnag a'i bod yn wybodaeth gyhoeddus.
- Gofynnwch am gael gweld copi o'r dystysgrif TAW a nodi'r cyfeirnod TAW.
- Gofynnwch am i gopïau cyfredol o dystysgrifau yswiriant perthnasol gael eu cadw o fewn y consortiwm posibl a'u diweddaru tra bo'r sefydliad yn parhau i fod yn aelod. Y dogfennau allweddol yw Atebolrwydd Cyflogwyr, Atebolrwydd Cyhoeddus a Chynnyrch (lle bo hynny'n berthnasol), Indemniad Proffesiynol, offer a chyfarpar (lle bo hynny'n berthnasol) ac yswiriant cyffredinol megis adeiladau a chynnwys rhag ofn y bydd eich offer eich hun yn cael ei symud i safle eich partner.
Dyma rai argymhellion. Maent yn debyg i'r diwydrwydd dyladwy y dylech fod yn ei gyflawni ar eich cadwyn gyflenwi eich hun ar gyfer contractau mwy, ac maent yn adlewyrchu'r un cwestiynau y dylech fod yn barod i'w hateb gan eich cleientiaid. Po gyflymaf y darperir y data, yr hawsaf fydd ffurfio'r Cynllun Rheoli Cysylltiadau a llenwi e-byrth perthnasol i gynorthwyo'r cynnig ar y cyd.
Dylai'r SER fynd i'r afael â'r risgiau a'r materion posibl hyn i gyd, gan eu dogfennu a'u hadolygu bob chwe mis yn y Cynllun Rheoli Risg fel yr esbonnir yng NGHAM 4.
Crynodeb
Mae CAM 5 wedi tynnu sylw at amrywiaeth o strwythurau ar gyfer cydweithio y gall arweinwyr consortia posibl eu hystyried. Mae gan bob strwythur ei fanteision, ac mae gan rai heriau.
I ddechrau arni, y Model Corff Arweiniol yw'r dull a argymhellir ar gyfer contractau cyhoeddus. Mae'r Model Cyfrwng at Ddibenion Arbennig yn cymryd mwy o amser (>18 mis) ac mae'n gostus sefydlu endid masnachu ar wahân.
Cynhaliodd Busnes Cymru ddigwyddiadau hadu yn 2025 - 2026. Os oeddech chi wedi colli'r rhain, cadwch lygad am recordiadau o'r negeseuon allweddol i gyflenwyr i ddechrau ar y daith gydweithio. Ar gyfer timau sydd â phrofiad cyfyngedig o lywodraethu corfforaethol a chydweithio, mae cyngor ar gael gan gyrff priodol, sy'n cynnwys: Busnes Cymru, Busnes Cymdeithasol Cymru; Cwmnïau Cymdeithasol Cymru, Cwmpas, Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru; yr Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd; timau caffael ac ymgynghorwyr y sector cyhoeddus lle bo hynny'n briodol. Gofynnwch am gyngor gan weithwyr cyfrifyddu a chyfreithiol proffesiynol pan fo angen.
CAM 6 – Ychwanegu Gwerth drwy Gydweithio
Cost oes gyfan
Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 001 yn datgan mai caffael yw'r "broses lle mae sefydliadau'n diwallu eu hanghenion am nwyddau, gwasanaethau, gwaith a chyfleustodau mewn ffordd sy'n sicrhau gwerth am arian ar sail oes gyfan o ran cynhyrchu buddion nid yn unig i'r sefydliad, ond hefyd i gymdeithas a'r economi, gan leihau niwed i'r amgylchedd ar yr un pryd".
Gyda mwy a mwy o bwysau ar sefydliadau i asesu cost gydol oes eu cynnyrch, gan gynnwys y gwaredu yn y pen draw, mae'n bwysig costio effaith cynnal a chadw a gwaredu i'r amcangyfrif cost targed.
Er enghraifft, mae'r costau sylweddol nawr sy'n ymwneud â datgomisiynu gorsafoedd pŵer niwclear yn y DU yn dystiolaeth o ddealltwriaeth wael o gostio gydol oes gan ddylunwyr a chyn-berchnogion yr asedau hyn. Mae datgomisiynu niwclear bellach wedi dod yn her gwaddol gwerth biliynau o bunnoedd i lywodraeth y DU.
Mae'r ysgogiadau yma'n cynnwys lleihau cyfanswm cost perchnogaeth, o safbwynt y cleient. Dylai aelodau Consortia ystyried y costau dylunio, adeiladu, cynnal a gwaredu llawn yn y cam cysyniad. Mae'n bwysig egluro sut a pham rydych chi'n amcangyfrif y costau hyn yn eich cynnig i sicrhau bod yr ochr brynu yn cymharu cynigion yn effeithiol.
Costio
Dylai pob prosiect neu wasanaeth y mae eich consortiwm yn cyflwyno cynnig amdano fod yn seiliedig ar amcangyfrif cadarn a theg o'r gost, wedi'i deilwra i fanyleb yr ochr brynu a/neu ofynion prisio. Mae'r holl gysyniad o gostio yn cael ei yrru gan y farchnad ac mae'n defnyddio gwybodaeth gystadleuol a mewnbynnau cwsmeriaid yn hytrach na'r model cost a mwy traddodiadol o ran cyfrifyddu a pheirianneg. Mae galw mawr ar brosesau rheoli gwerth a pheirianneg gwerth i ddiffinio hierarchaeth o bethau y mae cwsmeriaid eu heisiau a'u hangen. Felly, dylech bob amser gostio'r hyn sydd ei angen cyn yr hyn sydd ei eisiau.
AWGRYM: Gweler Atodiad 2 yn y canllaw hwn am y tablau cyfrifiadau costio. Gall y rhain fod mor syml neu mor soffistigedig, yn dibynnu ar werth y contract a lefel y risg.
Dim ond os yw'r cwsmer yn fodlon talu amdanynt y gellir ymgorffori nodweddion prosiect neu wasanaeth eich consortiwm a'r hyn sydd i'w gyflawni. Rhaid i nodweddion ychwanegol ddarparu manteision ychwanegol i wella Gwerth am Arian i'r Cwsmer. Os oes ei angen a'i fod yn costio i chi, peidiwch â'i roi am ddim. Os nad oes ei angen, peidiwch â'i gostio i mewn i amcangyfrif y Consortiwm oherwydd gallai hyn eich gwneud yn anghystadleuol.
Mae yna opsiynau eraill fel seiliedig ar ffioedd, amser a chostau, neu'n seiliedig ar gyfraddau. Mae'r dulliau hyn yn fwy cyffredin ar gyfer rhaglenni a fframweithiau aml-brosiect, lle mae'r fanyleb yn llai pendant adeg dechrau'r broses gaffael. Gall gwaith adeiladu a phrosiectau cymhleth cysylltiedig fel gosodiadau TGCh mawr hefyd ddefnyddio Rhestr Symiau. Pa fath bynnag o bris y gofynnir i chi ei baratoi, mae tri argymhelliad ar gyfer costio mewn perthynas â chonsortia:
- Dylech ddeall sylfaen costau eich aelodau a'ch consortiwm yn llawn, gan gynnwys unrhyw gostau gwaddol yn y dyfodol fel yswiriant uwch neu chwyddiant ar wasanaethau yn y dyfodol.
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn amcangyfrif cynlluniau costau wrth gefn addas naill ai fel cost neu gost amser, sy'n ddigon i dalu am gynllun risg ar y cyd eich consortiwm. Efallai y bydd y rhain yn cael eu cynnwys yn amcangyfrif eich tîm neu eu nodi ar wahân ar gyfer cyllideb wrth gefn a ddelir gan yr ochr brynu. Rhaid i chi nodi hyn yn benodol i osgoi cyfrif ddwywaith neu hepgoriadau; a,
- Cytunwch ar ddull eich consortiwm o nodi costau aelodau, costau ar lefel consortiwm ac elw/gwarged teg¹⁸. Dylech drin pawb yn deg ac yn gymesur.
Yn ogystal, cytunwch ar sut y dylid dosrannu refeniw o gontract eich consortiwm? A fydd gan y gwahanol aelodau ddull cyffredin o brisio eu gwasanaethau? Os na fydd ganddynt, dylent wneud hynny, neu gallai achosi gwrthdaro difrifol. Er enghraifft, os yw un aelod yn ychwanegu gorbenion a bod un arall yn prisio ar gost uniongyrchol, byddant yn disgwyl lefelau gwahanol o ychwanegiad at gostau. A fydd unrhyw arian yn cael ei gadw'n ganolog, er enghraifft fel arian wrth gefn neu ar gyfer gwaith rheoli prosiect/rheoli risg yr Aelod Arweiniol a chostau yswiriant parhaus?
Comisiynwyd prosiect mawr ar gostio ac amcangyfrif ar gyfer consortia (a elwir yn Fentrau Rhithiol) ar y cyd gan yr UE a chyn Awdurdod Datblygu Rhanbarthol y DU i baratoi llawlyfr cyllid ar gyfer mentrau rhithiol/estynedig. Yr argymhellion allweddol ar arferion amcangyfrif a chostio da ar gyfer mentrau estynedig, megis consortia, oedd:
Disgwyliad pris teg heb groes-gymhorthdal. Dylai cwsmeriaid ddisgwyl talu am yr holl wasanaethau maent yn eu defnyddio, wedi'u costio a'u prisio'n gywir, gan gynnwys yr holl orbenion perthnasol. Fel arall, ceir disgwyliad amhriodol o draws-gymhorthdal gan 'gwsmeriaid eraill' neu fantolenni aelodau'r Consortiwm.
Dim ond gorbenion perthnasol sy'n berthnasol. Costiwch orbenion aelodau perthnasol yn unig ar gyfer consortiwm. Gwnewch amcangyfrif tîm o orbenion perthnasol eich aelodau yn hytrach na chaniatáu ychwanegiad aelodau unigol/arferol ar eu costau uniongyrchol ar gyfer model amcangyfrif eich consortiwm. Fel arall, rydych yn dyblygu costau rheoli nad ydynt yn cyfrannu. Er enghraifft, nid yw'r cynnig a'r prosiect dilynol angen costau adennill llawn ar gyfer Rheolwr Gyfarwyddwr neu Gyfarwyddwr Gwerthu gan bob aelod; neu ni fydd yn gystadleuol. Dylech gynnwys costau rheoli, cyllido, yswiriant, gwerthu a chyflwyno cynigion perthnasol y consortiwm y mae angen eu hadennill. Ychwanegwch at gost y rhain hefyd.
Edrychwch ar gostio trosglwyddo mewnol yn deg. Ni ddylai'r un aelod consortiwm amcangyfrif y bydd yn mynd y tu hwnt i gyfanswm ei orbenion ei hun heb gytundeb yr aelodau eraill. Mae hyn yn ymwneud â thryloywder i ymdrin â'r sefyllfa lle mae aelod yn mynd i gostau, ac yn defnyddio adnoddau ac ymdrech ychwanegol ar ran y consortiwm. Mae enghreifftiau o hyn yn cynnwys Aelod Arweiniol yn cynyddu ei gostau yswiriant, yn ariannu Cyfarwyddwr Cynnig allanol a/neu Reolwr Prosiect ar gyfer y Consortiwm.
Gall cydweithio o ansawdd da a thryloywder cost mewn consortiwm gynhyrchu'r un prosiect neu wasanaeth am bris terfynol mwy cystadleuol ar gyfer yr ochr brynu yn ogystal â gwneud arbedion sylweddol. Mae hyn yn rhoi'r gwerth gorau am arian a chynaliadwyedd i bawb.
Felly, dylai costio llyfr agored ar gyfer eich consortiwm roi mantais fasnachol i chi er, o dan PA 2023, mae symudiad oddi wrth bwysoli trwm ar gostau (Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd) at ganolbwyntio ar werth (Tendr Mwyaf Manteisiol).
Costio a arweinir gan bris
Y brif egwyddor yma yw mai pris y farchnad sy'n pennu'r gost darged. Gellir nodi hyn fel hafaliad syml:
Pris Targed = Cost Targed + Elw/Gwarged Targed.
Felly:
Cost Targed = Pris Targed (a bennir gan ochr y farchnad neu'r ochr brynu) − Elw/Gwarged Targed
Pennir yr elw neu'r gwarged gan ofynion ariannol y Consortiwm ar gyfer ei sector perthnasol.
Crynodeb
Yn ystod y broses dendro, disgwyliwch gael eich cwestiynu am gost oes gyfan a'r defnydd o ddeunyddiau economi gylchol wrth gyflawni contractau.
Mae'r diwygiadau caffael yn golygu bod tendrau'n bennaf yn cael eu pwysoli'n llai ar y gost isaf ac yn fwy ar y safon uchaf, dibynadwyedd a chynaliadwyedd. Serch hynny, hyd yn oed os nad yw'r gost wedi'i bwysoli'n uchel, mae'n bwysig, er mwyn atal gwrthdaro, sefydlu costau gorbenion rhedeg y consortiwm a sicrhau bod y rhain yn cael eu rhannu'n gyfartal rhwng yr holl bartneriaid.
Mae'n debygol bod gan bob partner faint elw gwahanol felly bydd angen i'r SER gytuno ar gyfradd y consortiwm a'i dogfennu, un y mae pawb yn cytuno arni ac nad yw'n rhoi unrhyw aelodau consortiwm dan anfantais.
¹⁸ Cymal cyfeirio o'r canllaw gwreiddiol.
CAM 7 – Rheoli Ymadael
Sbardunau, Pryderon a Materion
Ar ôl i bartneriaid consortiwm gytuno ar rannu gwybodaeth, mae'n bosibl sefydlu'r meysydd risg y dylid eu rheoli pan ddaw'r prosiect i ben. Os byddwch yn gadael y strategaeth ymadael tan yn agos at ddiwedd cyfnod y prosiect, bydd sylw'r aelodau wedi dechrau llithro, a bydd yr ymrwymiad yn llai na phan ddechreuodd y prosiect. Dyma rai o'r prif ystyriaethau ar gyfer llunio strategaeth ymadael yn gynnar:
- Arweinwyr neu staff allweddol yn gadael y sefydliad neu ar absenoldeb salwch am gyfnod hir
- Trefniadau ariannol a rheoli adnoddau a rennir megis offer cyfrifiadurol a llafur
- Effaith cau'r prosiect ar y cleient a rhanddeiliaid allweddol eraill
- Sut i reoli asedau ac eiddo deallusol
- Parhad busnes
Dechreuwch drwy lunio tabl neu ddefnyddio taenlen gyda'r prif ystyriaethau ac annog y tîm i gytuno ar sut i fynd i'r afael â phob pwynt. Cofnodwch hyn yn y Cynllun Rheoli Cysylltiadau a'i adolygu'n gyfnodol drwy gydol y prosiect gan y gallai rhai ffactorau newid dros amser.
Dylai'r tabl gynnwys tair colofn: Sbardunau ymadael posibl, Pryderon allweddol, a Materion sy'n ymwneud â phrosesau – ac isod hwnnw restr rifol o Fater Allweddol, Trefniant Cytunedig, ac Unigolyn arweiniol enwebedig ar gyfer pob eitem.
Eiddo Deallusol (IP)
Eiddo deallusol newydd o weithio gyda'r Cleient – Mae rhai contractau'n mynnu bod yr holl eiddo deallusol newydd a ddatblygir yn ystod y prosiect yn eiddo i'r cleient. Rhaid i chi asesu a yw hyn yn rhesymol ac a yw'n cyfyngu ar fasnachu eich consortiwm yn y dyfodol. Codwch y mater yn gynnar gyda'r cleient mewn digwyddiad ymgysylltu â'r farchnad neu yn dilyn y broses ymholiadau.
Ystyriwch werth posibl unrhyw eiddo deallusol newydd fel rhan o ddadansoddiad risg eich cynnig a gofynnwch am gyngor cyfreithiol cyn derbyn telerau'r cleient. Gwiriwch y cytundeb trwyddedu ac a oes angen i chi ei brynu'n ôl ar ddiwedd y contract.
Eiddo Deallusol wrth Derfynu – Mae eich consortiwm yn annhebygol o fodoli a masnachu am byth, felly mae'n bwysig penderfynu beth ddylai ddigwydd i Eiddo Deallusol y Consortiwm pan ddaw i ben.
Sut bydd unrhyw Eiddo Deallusol yn cael ei rannu rhwng yr aelodau? A fydd unrhyw rai o'r aelodau angen trwydded ar gyfer unrhyw eiddo deallusol Cefndirol aelod arall ar ôl terfynu? Ar ba delerau fyddai trwyddedau o'r fath yn cael eu rhoi?
Mae'n bosibl iawn y bydd 'llwybrau ymadael' gwahanol, pob un â chanlyniadau gwahanol o ran breinio unrhyw Eiddo Deallusol.
Newid Aelodau
Po fwyaf o bartïon sy'n gysylltiedig â'ch consortiwm, y mwyaf tebygol yw hi y bydd un ohonynt yn gofyn am gael gadael neu y gofynnir iddynt adael. Bydd angen i'ch Cytundeb Consortiwm a'ch RMP sicrhau bod gan yr aelod sy'n ymadael fynediad o hyd at unrhyw dechnolegau, asedau neu gynhyrchion y mae wedi'u cyflwyno i helpu gyda'r gwaith o ddarparu i gwsmeriaid. Gallai newidiadau i aelodaeth consortiwm arwain at rwymedigaethau i roi gwybod i'r sefydliad prynu, a allai wedyn fod angen ailasesu eich consortiwm oherwydd bod yr amgylchiadau wedi newid.
Rhwymedigaethau - mae angen delio'n effeithiol â rhwymedigaethau aelod sy'n ymadael neu gallai'r aelodau sy'n weddill fod â rhwymedigaethau ychwanegol annisgwyl. Yn yr achos 'gofyn i adael', mae angen mecanweithiau cadarn, ar ôl dilyn y drefn briodol, ar gyfer cael aelod newydd yn lle aelod consortiwm nad yw'n cyflawni rhwymedigaethau ei gontract, neu sydd wedi rhoi'r gorau i fasnachu.
Refeniw yn y dyfodol - dylai eich Cytundeb Consortiwm egluro'r sefyllfa o ran refeniw yn y dyfodol ac Eiddo Deallusol y Consortiwm. Argymhellir bod eich consortiwm yn dylunio strategaeth ymadael effeithiol ar y dechrau a bod eich holl aelodau'n cytuno i hyn. Dyma'r arfer gorau ac mae'n un o argymhellion allweddol ISO 44001:2017 sy'n ymwneud â pharamedrau strategaeth ymadael ac asesu.
Cytundebau Terfynu
Mae angen iddo fod mor glir â phosibl ar y dechrau ynghylch beth allai sbarduno diwedd eich consortiwm. Mae hyn yn arbennig o bwysig gyda phrosiectau datblygu sy'n gallu cael cyfnod cymorth hirdymor posibl, sydd o bosibl yn cynnwys is-set yn unig o'r aelodau neu un aelod.
Gall fod yn rhesymegol gwneud yr aelod sydd â'r cyfrifoldebau cymorth parhaus yn Aelod Arweiniol ac yn barti contractio. Mae angen iddi fod yn glir pwy sydd i ysgwyddo'r cyfrifoldebau, costau, gwarantau a hawliadau mewn perthynas â hyn. Unwaith eto, dyluniwch eich tîm gyda'r diwedd mewn golwg ac asesu'r cynlluniau ymadael fel rhan o'r dadansoddiad risg.
Rhwymedigaeth
Sefydlwch gyda phartneriaid y consortiwm pwy sy'n dal yr atebolrwydd a sut y bydd yn cael ei rannu. Bydd hyn yn amrywio yn dibynnu ar ffurfiad cyfreithiol eich consortiwm. Mae'n un o'r materion pwysicaf i'w hystyried ar y dechrau, gan fod methu â chytuno ar sut y dylid rhannu atebolrwydd rhwng partneriaid consortiwm weithiau'n gallu bod yn dyngedfennol. Yn aml, bydd prynwyr yn gofyn am yr hyn a elwir yn atebolrwydd cyd ac unigol i indemnio eu hunain a chaniatáu i'r ochr brynu fynd ar drywydd pob aelod unigol o'r consortiwm neu bob un ohonynt am iawndal. Mae hyn wedyn yn gadael i'r aelodau ddatrys y canlyniadau ymysg ei gilydd, a bydd angen i chi wneud hynny naill ai o fewn eich cytundeb consortiwm eich hun, neu drwy geisio yswiriant penodol. Gall fod yn arbennig o broblemus pan fydd aelodau'r consortiwm yn amrywio o ran maint.
Gofynnwch am gyngor gan Busnes Cymru neu Cwmpas os gofynnir am hyn fel rhan o'ch contract a byddwch yn barod i'w drafod gyda'r tîm caffael cyn gynted â phosibl. Os byddwch yn sefydlu eich prosiect gyda phecynnau gwaith penodol, adolygwch sut y byddant yn integreiddio.
Cyfrinachedd
Yn eich Consortiwm, bydd angen rhannu gwybodaeth gyfrinachol a gwybodaeth sy'n sensitif i fusnes yn gyfrinachol a'i chadw'n gyfrinachol ac ni ddylid ei chamddefnyddio (yn fwriadol nac yn ddamweiniol) y tu hwnt i'r dibenion y cafodd ei rhannu ar eu cyfer. Argymhellir bod aelodau'n defnyddio cytundeb peidio â datgelu ar ddechrau'r cam creu consortiwm i gwmpasu buddiannau masnachol ei gilydd.
Mae Cymal 8.3.4 ISO 44001:2017 yn datgan:
"Bydd y sefydliad yn sicrhau bod proses ddiffiniedig a chanllawiau clir ar waith i gasglu a rheoli'r gwaith o greu a rhannu gwybodaeth rhwng sefydliadau o fewn cysylltiadau busnes cydweithredol (gan gynnwys gwybodaeth bresennol a gwersi a ddysgwyd o ffynonellau mewnol ac allanol). Bydd hyn yn cynnwys, lle bo hynny'n briodol, dynodi meysydd a fydd yn cael eu gwarchod rhag trosglwyddo gwybodaeth yn anfwriadol i bartneriaid cydweithredol."
Rheoli Anghydfod
Weithiau gall pethau fynd o chwith hyd yn oed gyda'r cynllunio gorau a bydd angen datrys anghydfodau. Unwaith y bydd anghydfod yn mynd at gyfreithwyr, gall fod yn gostus iawn a chymryd llawer o amser a gallai, i bob pwrpas, ddifetha gwaith a hyfywedd eich consortiwm o ddydd i ddydd. Felly, mae angen prosesau mewnol clir a gweithdrefnau uwchgyfeirio i ddatrys anghydfodau, a'r opsiwn cyfreithiol yw'r un olaf. Bydd anghydfodau cyfreithiol yn cael effaith niweidiol ar eich consortiwm, a thrwy gysylltiad ar enw da eich aelodau, yn enwedig ymysg cwsmeriaid eich consortiwm.
Yswiriant
Un o'r cymhellion dros gynnig ar y cyd yw'r gallu i fynd ar drywydd contractau mwy a'u hennill. Fodd bynnag, weithiau mae contractau mwy yn gofyn am yswiriant newydd neu yswiriant ychwanegol ar gyfer eitemau fel Indemniad Proffesiynol, Atebolrwydd Cynnyrch, Atebolrwydd Cyhoeddus, Atebolrwydd Cyflogwyr, Seiberddiogelwch ac Yswiriant Cyffredinol. Gallai'r rhain:
- Fod yn ofynnol neu gael eu cynyddu gan eich consortiwm oherwydd maint a risgiau posibl y contract, fel rhan o drosglwyddo risg o dan eich cynllun risg; neu
- Fod ar gais y caffaelwr, i lefel y tu hwnt i'r trothwyon sydd gan aelodau unigol eich consortiwm ar hyn o bryd. Dylech asesu a yw hyn yn rhesymol a'i drafod gyda'r tîm caffael cyn i chi baratoi eich cynnig.
Efallai y bydd angen i aelodau eich consortiwm gael yswiriant ychwanegol. Mae angen i chi fod yn glir iawn ynghylch hyd y cyfnod indemniad parhaus yn y dyfodol y gallai fod yn rhaid i'r yswiriant hwn barhau mewn grym ar ei gyfer. Gallai hyn fod yn ffactor pwysig yn eich rhagamcaniadau elw/gwarged yn y dyfodol ac felly mae angen ei gostio i mewn. Mae'n dibynnu ar bwy yw'r Aelod Arweiniol, strwythur cyfreithiol eich consortiwm ac a gynigir cynnwys cymalau atebolrwydd ar y cyd ac unigol yn y contract terfynol. Yn aml, bydd angen yswiriant lefel pennawd ar yr Aelod Arweiniol neu'r consortiwm ei hun ar gyfer contractau mwy.
Mae telerau busnes Yswirwyr yn aml yn gofyn am wybodaeth am gynigion mawr ymlaen llaw i asesu'r premiymau a lefelau'r warchodaeth sydd eu hangen. Felly, mae'n bwysig asesu lefelau yswiriant cyn gynted â phosibl. Mae gan gonsortiwm sydd wedi'i ffurfio ymlaen llaw amser a chyfle i gael dyfynbris a thrafod.
Amserlenni Talu
Un o'r newidiadau sylweddol o ganlyniad i ddiwygio caffael yw telerau setlo. Rhaid i bob awdurdod contractio yng Nghymru a Lloegr dalu anfonebau o fewn 30 diwrnod. Rhaid i awdurdodau contractio adrodd yn flynyddol ynghylch i ba raddau y maent wedi cyrraedd y targed hwnnw. Mae Comisiynydd Busnesau Bach y DU yn ymgyrchu dros daliad 30 diwrnod i fod yn berthnasol beth bynnag fo sector y diwydiant. Enw'r ymgyrch yw Free the Founder oherwydd bod busnesau bach a chanolig yn treulio 86 awr ar gyfartaledd yn mynd ar ôl taliadau hwyr gan gleientiaid. Mae Swyddfa'r Comisiynwyr wedi sefydlu addewid 10 pwynt ar gyfer corfforaethau mwy i sicrhau bod busnesau bach a chanolig yn cael eu trin yn deg o ran taliadau a llif arian.
Beth mae'r cytundeb gyda'r sefydliad prynu yn ei gynnig? A fydd pob parti'n cael ei dalu ar yr un pryd, fel taliad cyflym mewn dilyniant talu, neu a yw rhai partïon yn disgwyl neu angen taliad cyn i gwsmer eich consortiwm dalu'r Aelod Arweiniol? Mae hyn yn nodweddiadol ar gyfer nwyddau a gwasanaethau, offer, costau teithio, rhentu a chyflenwyr eich aelodau nad ydynt yn rhan o'ch consortiwm. Mae rheoli arian parod mewn modd teg a thryloyw yn hanfodol i ymddiriedaeth ac i rai aelodau gyflawni eu hymrwymiadau cyfreithiol o ran cyflogau a threth. Ar gyfer gwerthoedd contract dros £2 filiwn, mae cyrff cyhoeddus yng Nghymru yn gallu defnyddio dull cyfrif banc prosiectau (PBA) er mwyn sicrhau tryloywder a phrydlondeb taliadau i gyflenwyr.
Crynodeb
Nid oes amheuaeth nad yw gweithio mewn consortiwm yn cynnig nifer o fanteision i'r partner unigol, y sefydliad partner, y prynwr cyhoeddus, y defnyddiwr terfynol ac economi ehangach Cymru. Fodd bynnag, mae'n cymryd amser ac ymdrech i sefydlu'r cytundeb cydweithio. Mae'n gofyn am gydweithrediad llawn gan yr holl bartneriaid i gytuno ar gynllun rheoli ar y cyd gydag amcanion ar y cyd a rolau a chyfrifoldebau wedi'u diffinio'n glir. Mae dylunio'r strategaeth ymadael ar y dechrau yn lleihau'r risg yn ystod y cam rheoli contract. Mae hefyd yn sail i'r cynllun cyfathrebu, mapio rhanddeiliaid, ac mae'n rhan o wiriadau diwydrwydd dyladwy'r consortiwm.
Y trywydd cydweithio, o'r brig i'r gwaelod, yw: Rheoli Gweithredol (SERs) → Tîm Rheoli ar y Cyd → Amcanion ar y Cyd → Amcanion Sefydliadol → Rolau a chyfrifoldebau → Prosesau/Systemau → Trefniadau Contractio → Egwyddorion ac Ymddygiadau Craidd.
CAM 8 – Datblygu partneriaeth ddi-dor
Cyfranogiad Traws Swyddogaethol
Mae'n hanfodol cynnwys holl aelodau perthnasol eich consortiwm wrth ddatblygu cost darged lawn, er mwyn osgoi problemau gyda newidiadau diweddarach. Mae angen amser ar bob un ohonynt i ymgysylltu'n fewnol yn eu sefydliadau eu hunain.
Penderfyniad busnes yw dull consortiwm, nid dim ond un adran. Mae hyn hefyd yn lleihau'r angen am adolygiadau o amcangyfrifon ar sail cost. Mae'n galluogi'r prosesau cyflawni i gael eu cynllunio'n fwy effeithiol. Mae angen cael 'hyrwyddwr' yn eich consortiwm i sicrhau parhad a chysondeb gwerthuso o ran cost. Cyfarwyddwr y Cynnig yw hwn fel arfer, ac mae'r awenau yn cael eu trosglwyddo i'r SER neu'r Rheolwr Prosiect pan fyddwch chi'n ennill y contract.
Llywodraethu a Chydymffurfio
Wrth gyflwyno cynnig ar y cyd fel consortiwm mae angen i chi ymddangos yn ddi-dor ar bapur. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i aelodau ystyried pob un o'r wyth cam a nodir yn y Canllaw Cynnig ar y Cyd hwn. Mae angen rolau a chyfrifoldebau sydd wedi'u diffinio'n glir ac y cytunwyd arnynt ar y dechrau. Mae hyn yn ei gwneud yn haws ei reoli ar ddiwedd y contract. Mae hefyd yn lleihau dyblygu ac aneffeithlonrwydd sy'n arwain at gostau diangen.
Dylai aelodau'r consortiwm rannu'r llwyth gwaith a chadw cofnod o bwy sy'n gyfrifol am wneud beth, ac erbyn pryd, fel rhan o gynllun eich cynnig ac yn ystod y gwaith arfaethedig o gyflawni'r prosiect yn y dyfodol ar ffurf Cytundeb Cydweithio. Gall cytundeb ddechrau fel dogfen fer iawn o fwriad a rennir. Ar ei ffurf orau, gallwch lenwi templed Cynllun Rheoli Cysylltiadau (RMP). Prif bwrpas datblygu eich Cytundeb Cydweithio yw sicrhau bod dealltwriaeth gyffredin rhwng aelodau eich consortiwm ynghylch pwrpas, cwmpas, manteision, risgiau a rhwymedigaethau o fewn ac ar gyfer eich tîm arfaethedig.
Erbyn i'ch consortiwm fod yn barod i gyflwyno cynnig ar y cyd, mae angen i'ch cytundeb fod wedi cael ei ddatblygu ymhellach i gynnwys eich dull arfaethedig o reoli'r holl bwyntiau a drafodwyd yn y canllaw hwn.
Tendro fel Consortiwm
Cofrestru Ar-lein – Fel y nodwyd yn y Canllaw i Gyflenwyr ar Ddeddf Caffael 2023, mae'n hanfodol bod POB cyflenwr yn cofrestru gyda GwerthwchiGymru a'r Platfform Digidol Canolog. Fel aelod o gonsortiwm, gallwch gwblhau'r dasg hon ar wahân i sicrhau eich bod yn cael gwybod am ystod ehangach o gyfleoedd contractio. Bydd y cleient yn cynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ar holl aelodau'r consortiwm, proses sy'n haws ac yn gyflymach os yw'r holl bartneriaid wedi cofrestru ar y ddau blatfform digidol.
Cynllunio – O dan y rheoliadau caffael newydd, bydd contractau dros £2 filiwn, ond mewn rhai achosion â gwerth llawer is (£), yn cael eu hysbysebu drwy hysbysiadau piblinell hyd at 18 mis cyn y broses dendro ffurfiol. Mae hyn yn rhoi digon o amser i fodloni a datblygu cynnig gan gonsortiwm. Fel arfer, mae'n cymryd o leiaf chwe mis i sefydlu consortiwm. Mae'n cymryd llawer mwy o amser i sefydlu Model Cyfrwng at Ddibenion Arbennig.
Ymgysylltu cyn y farchnad – Mae'n orfodol i awdurdodau contractio yng Nghymru gynyddu'r cyfleoedd i ymgysylltu'n gynnar â chyflenwyr. Mae angen iddynt ddangos tystiolaeth bod busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol yn cael eu gwahodd, er mwyn annog dull caffael mwy cynhwysol a chymdeithasol gyfrifol. Mae'r digwyddiadau hyn fel arfer yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru ac ar dudalen digwyddiadau Busnes Cymru, neu ar dudalen we a chylchlythyr yr awdurdod contractio unigol. Neilltuwch amser i fynychu'r digwyddiadau hyn gan y bydd gwybodaeth bwysig yn cael ei rhannu, a chewch gyfle i drafod cynigion consortiwm gyda'r cleient.
Tendro unwaith – Mae'n bwysig penderfynu'n gynnar a fyddwch yn tendro fel sefydliad unigol neu fel aelod o gonsortiwm. Nid yw'n arfer da tendro ddwywaith gan eich bod yn manteisio ar gystadleuaeth yn y farchnad drwy gael gwybodaeth fasnachol fewnol o'r ddau gynnig.
Os oes gennych chi gonsortiwm parod, bydd angen i chi gytuno pwy fydd yn cofrestru ar gyfer y cyfle ac yn gwneud cais am y dogfennau cyn-gymhwyso neu dendro ar ran eich consortiwm. Argymhellir yn gryf bod hyn yn un o'r canlynol:
- Yr Uwch Swyddog Gweithredol Cyfrifol (SER) o Aelod Arweiniol eich consortiwm, neu
- Reolwr Cynigion penodedig gyda sgiliau cydweithio, cynllunio, ysgrifennu, amcangyfrif a rheoli prosiect, yn ogystal â'r amser i arwain cynnig eich tîm, neu
- Aelod o dîm rheoli posibl eich consortiwm sy'n debygol o fod yn aelod o'r tîm ar gyfer rhoi'r prosiect ar waith os byddwch yn ei ennill.
Dylai'r holl bobl hyn feddu ar y sgiliau rhyngbersonol perthnasol, yr ymrwymiad a'r wybodaeth i arwain y gwaith o asesu dogfennau'r tendr a pharatoi dogfen Cynnig i'r consortiwm ei ystyried a'i gymeradwyo.
Crynodeb
Mae'r Canllaw i Gyflenwyr wedi cynnig 8 CAM ymarferol ar gyfer ffurfio consortiwm gyda'r nod o gynnig ar y cyd ac ennill mwy o gontractau a chyflymu twf busnes. Pan gaiff ei sefydlu a'i reoli'n dda, mae gweithio fel consortiwm yn cynnig boddhad personol mawr ac yn cynnig manteision ehangach i'r sefydliad.
Manteision Consortiwm i'r Busnes
- Gwella'r broses o ddatrys problemau a rhannu cyfrifoldeb
- Rhannu sgiliau ac arbenigedd perthnasol mewn ffordd sy'n cyd-fynd â'i gilydd o ran y tendr ac o ran cyflawni
- Cynyddu effeithlonrwydd drwy gronni adnoddau
- Cael gafael ar brofiad neu gymwyseddau na fyddai gennych fel arall o ran darparu gwasanaethau ac na allech fforddio eu prynu dim ond i sicrhau'r contract
- Gall helpu i leihau cost cynnyrch / gwasanaeth
- Rhannu costau datblygu – a allai gynrychioli gostyngiad sylweddol mewn gorbenion mewn perthynas â'r contract
- Mae'r risg sy'n gysylltiedig â dod i mewn i farchnad yn cael ei thaenu ar draws y partneriaid
- Gall partneriaid sy'n cydweithio ddisgwyl gwell manteision ariannol
Awgrymiadau Gwych ar gyfer Dechrau Arni
Dylech ddeall yr achos busnes clir er mwyn i'ch sefydliad ffurfio consortiwm.
- Neilltuwch rôl Hyrwyddwr Cynnig ar y Cyd i rywun yn eich sefydliad i sicrhau cymorth llawn ar gyfer y newidiadau sydd eu hangen.
- Aseswch pa mor barod yw eich sefydliad i gydweithio.
- Casglwch a dysgwch o astudiaethau achos o'r gwersi a ddysgwyd ac enghreifftiau o gydweithio llwyddiannus.
- Ystyriwch a ddylid gweithredu safon ISO 44001:2017 yn eich sefydliad.
- Aseswch sut mae polisïau Cynnig ar y Cyd yn cyd-fynd â'ch polisïau sefydliadol allweddol eraill.
- Crëwch Gytundeb Consortiwm neu Gynllun Rheoli Cysylltiadau a'i ddiweddaru drwy gydol y contract.
- Gwerthuswch effaith gweithio fel consortiwm yn erbyn gweithio'n unigol.
- Ymgynghorwch ag ymgynghorydd Busnes Cymru, neu ar gyfer Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol, ymgynghorwch â Cwmpas neu Busnes Cymdeithasol Cymru.
Gwaith Darllen Ychwanegol
- Busnes Cymru - Cydweithio ar gael yn: https://businesswales.gov.wales/responsible-business/topics-and-guidance/starting-a-business/collaboration
- Busnes Cymru - Arloesedd a Chydweithio ar gael yn; https://businesswales.gov.wales/topics-and-guidance/develop-innovative-ideas-organisations-products-or-services/collaboration
- Chambers (Cymru, lleoliadau amrywiol) ar gael yn; https://www.britishchambers.org.uk/locations/chambers-wales-south-east-south-west-and-mid/
- Chambers of Commerce (North) ar gael yn: https://wcnwchamber.org.uk/
- Consortia Bids and collaboration, ar gael yn; https://www.star-procurement.gov.uk/About-us/Docs/STAR-MTB-2026-Consortia-bids-and-collaboration.pdf
- Ffederasiwn Busnesau Bach (Cymru) ar gael yn; https://www.fsb.org.uk/membership/support-near-you/wales
- Free the Founder Fair Payment Code ar gael yn; https://www.smallbusinesscommissioner.gov.uk/news/sbc-weekly-update/free-the-founder-2/
- Guide to SME Collaboration ar gael yn; https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/475681/Guide-to-SME-collaboration2014.pdf
- Institute for Collaborative Working (ICW) Playbook ar gael yn; https://www.instituteforcollaborativeworking.com/Collaboration-Playbook
- Institute for Collaborative Working, The Partner ar gael yn; https://www.instituteforcollaborativeworking.com/News-&-Events/The-Partner
- Sefydliad y Cyfarwyddwyr (Cymru) ar gael yn; https://www.iod.com/locations/wales/
- SME and VCSE targets (PPN001) ar gael yn; https://www.gov.uk/government/publications/ppn-001-sme-and-vcse-procurement-spend-targets
- Social Value framework (PPN002) ar gael yn; https://www.gov.uk/government/publications/ppn-002-taking-account-of-social-value-in-the-award-of-contracts
- UK Government – Guide to SME Collaboration ar gael yn; https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/475681/Guide-to-SME-collaboration2014.pdf
- Nodiadau Polisi Caffael Cymru ar gael yn; https://www.gov.wales/procurement-policy-notes
Atodiad 1 - Camau Ymwybyddiaeth Cychwynnol ISO 44001:2017
| Cam Gweithredu | Sylwadau | Critigoldeb |
|---|---|---|
| Deall y sefydliad a'i gyd-destun (Cl 4.1) | Deall y potensial llawn ar gyfer contractio allanol, gan gynnwys cyflawni ar y cyd. | Argymhellir |
| System rheoli cysylltiadau busnes cydweithredol (Cl 4.4) | Sefydlu system ffurfiol ar gyfer rheoli cysylltiadau cydweithredol. | Hanfodol |
| Creu Gwerth (Cl 4.5) | Penderfynu ble gall consortiwm ychwanegu gwerth, gan ystyried deddfwriaeth fel Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015. | Argymhellir |
| Arweinyddiaeth ac ymrwymiad (Cl 5.1) | Sicrhau bod uwch reolwyr yn deall ac yn rhoi gweithdrefnau newydd ar waith, a bod hyfforddiant priodol yn cael ei ddarparu i staff caffael a'r SER. | Hanfodol |
| Polisi (Cl 5.2) | Uwchraddio polisïau caffael, Gwerth am Arian a chynaliadwyedd i ganiatáu cynnig ar y cyd. | Hanfodol |
| Uwch Swyddog Gweithredol Cyfrifol (Cl 5.3.3) | Dewis unigolyn â chyfrifoldeb cyffredinol dros y contract (y SER), sy'n deall y gweithdrefnau a'r systemau perthnasol. | Hanfodol |
| Camau gweithredu i fynd i'r afael â risgiau a chyfleoedd (Cl 6.1) | Dechrau gyda rhestr sylfaenol o risgiau a chyfleoedd, i'w datblygu a'i hintegreiddio â rhestr y tîm cynnig. | Hanfodol |
| Amcanion cysylltiadau busnes cydweithredol a chynllunio i'w cyflawni (Cl 6.2) | Llunio prif gynllun prosiect (gall ddechrau'n amlinelliad), gan ganiatáu amser ar gyfer hysbysebu a ffurfio timau. | Argymhellir |
| Nodi cyfleoedd i gydweithio (Cl 6.3.2) | Rhestru meysydd lle gall consortia ychwanegu gwerth, e.e. capasiti, arbedion, technoleg, logisteg, gwybodaeth ac enw da. | Argymhellir |
| Creu a diweddaru (Cl 7.5.2) | Creu rhestr o ddogfennau a gweithdrefnau i'w huwchraddio cyn dechrau gweithio ar y cyd. | Hanfodol |
| Cofnod o gymhwysedd cydweithredol (Cl 7.5.4) | Adolygu pwy rydych eisoes yn ei adnabod, pa mor effeithiol yw'r berthynas, a'r potensial i gryfhau cysylltiadau ar gyfer prosiectau mwy. | Argymhellir |
| Cynllun Rheoli Cysylltiadau Corfforaethol (Cl 7.5.5) | Fel Cynllun Datblygu Cyflenwyr, dylai hwn ddod yn rhan bwysig o'ch pecyn cymorth cydweithio yn y dyfodol. | Hanfodol |
Atodiad 2 - Modelau Costio ar gyfer Consortia
Isod ceir templed cyfrifiadau costio ar gyfer consortia, i'w lenwi ar gyfer pob aelod. Mae'r golofn "Cost Eitem y Consortiwm" yn crynhoi is-gyfansymiau'r aelodau ar gyfer pob rhes.
| Eitem | Cyfradd £ | Cost Eitem y Consortiwm £ | Aelod 1 Is-gyfanswm £ | Aelod 2 Is-gyfanswm £ | Aelod 3 Is-gyfanswm £ |
|---|---|---|---|---|---|
| Pryniannau perthnasol | Ar gost prynu mewnbwn | A(t) = A1+A2+A3 | A1 | A2 | A3 |
| Llafur uniongyrchol | Ar gost llafur uniongyrchol fesul diwrnod | B(t) = B1+B2+B3 | B1 | B2 | B3 |
| Rheoli Prosiect/Gwasanaeth | Ar gost rheoli llafur uniongyrchol fesul diwrnod | C(t) = C1+C2+C3 | C1 | C2 | C3 |
| Lwfansau anuniongyrchol ar bryniannau | Ar ychwanegiad cytunedig y Consortiwm % (neu gyfradd) | D(t) = D1+D2+D3 | D1 | D2 | D3 |
| Lwfansau anuniongyrchol ar gyfer rheoli llafur | Ar ychwanegiad cytunedig y Consortiwm % (neu gyfradd) | E(t) = E1+E2+E3 | E1 | E2 | E3 |
| Lwfansau anuniongyrchol ar gyfer Rheoli Prosiectau/Gwasanaethau | Ar ychwanegiad cytunedig y Consortiwm % (neu gyfradd) | F(t) = F1+F2+F3 | F1 | F2 | F3 |
| Lwfansau anuniongyrchol eraill y cytunwyd arnynt gan y Consortiwm | Ar ychwanegiad cytunedig y Consortiwm % (neu gyfradd) | G(t) = G1+G2+G3 | G1 | G2 | G3 |
| Treuliau ac alldaliadau y cytunwyd arnynt | Ar gyfraddau cytunedig y Consortiwm | H(t) = H1+H2+H3 | H1 | H2 | H3 |
| Costau paratoi cynnig | Ar gyfraddau cytunedig y Consortiwm | I(t) = I1+I2+I3 | I1 | I2 | I3 |
| Lwfans Risg Aelod | Fel y'i diffinnir yn y Cynllun Risg Aelodau | J(t) = J1+J2+J3 | J1 | J2 | J3 |
| Costau cyllido ac yswiriant ar lefel aelodau | Fel y cytunwyd yn y Cynllun Rheoli Consortiwm | K(t) = K1+K2+K3 | K1 | K2 | K3 |
| Costau aelodaeth gofynnol eraill | Ar gyfraddau cytunedig y Consortiwm | L(t) = L1+L2+L3 | L1 | L2 | L3 |
| Is-gyfanswm | M(t) = swm A(t) i L(t) | M1 = swm A1 i L1 | M2 = swm A2 i L2 | M3 = swm A3 i L3 | |
| Ychwanegiad Cytunedig Aelodau'r Consortiwm | X% fel y cytunwyd yn y Cynllun Rheoli Consortiwm | N(t) = M(t) x X% | N1 = M1 x X% | N2 = M2 x X% | N3 = M3 x X% |
| Prisiau Lefel Aelodau | = M(t) + N(t) | M1+N1 | M2+N2 | M3+N3 |
Costau Lefel Consortiwm
| Eitem | Cyfradd £ | Cost Eitem y Consortiwm £ |
|---|---|---|
| Costau Sefydlu'r Consortiwm | Ar gost (i'w ad-dalu i Aelodau cyllido cyn ffurfio) | O |
| Lwfans Risg Lefel Consortiwm | Fel y cytunwyd i'w gronni yn y Cynllun Risg Lefel Consortiwm | P |
| Costau Ariannu Lefel Consortiwm | Ar gyfraddau ariannu neu fondiau masnachol (os yw'n berthnasol) | Q |
| Costau Consortiwm gofynnol eraill | Fel y cytunwyd yn y Cynllun Rheoli Consortiwm | R |
| Lefel Consortiwm Is-gyfanswm Cost | S(t) = O+P+Q+R | |
| Unrhyw Ychwanegiad Lefel Consortiwm Gofynnol | Y% fel y cytunwyd yn y Cynllun Rheoli Consortiwm | T(t) = S(t) x Y% |
| Cyfanswm Consortiwm | = M(t) + N(t) + S(t) + T(t) |
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.