Optimeiddio gwerth yn eich cadwyn gyflenwi leol
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.
Crynodeb
Mae Deddf Caffael 2023 yn cynnig proses dendro fwy syml, fwy tryloyw a chynhwysol ar gyfer caffael, ac mae bellach yn ofynnol i awdurdodau contractio gael gwared ar rwystrau i Fusnesau Bach a Chanolig (BBaChau) a Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol (VCSEs) dendro. Cydweithio yw un o'r ffyrdd mwyaf effeithiol o gael gwared ar rwystrau i fusnesau bach, a dylid ei annog. Pan fydd busnesau'n gwneud cynnig ar y cyd fel consortiwm, mae hyn yn darparu cyfleoedd heb eu hail i ddysgu oddi wrth ei gilydd, cynnig am gontractau gwerth uwch a'u hennill, a chyflymu twf busnes.
Sefydlwyd yr uchelgais i gyflenwyr gydweithio yng Nghymru am y tro cyntaf yn 2012, pan gyhoeddodd Llywodraeth Cymru Ganllaw ar Gynnig ar y Cyd ar gyfer prynwyr a chyflenwyr. O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus (PCR) 2015, dywedodd arweinwyr busnesau bach a chanolig yn aml nad oedd caffael cyhoeddus yn teimlo'n hygyrch. Roedd hyn oherwydd gwerthoedd contractau a oedd y tu hwnt i'w trosiant blynyddol, baich gweinyddol trwm tendro, costau cynnig cysylltiedig, a'r angen i fodloni safonau, achrediad, a gofynion diwydrwydd dyladwy eraill. Roedd is-gontractwyr hefyd yn cael trafferth gyda thaliadau hwyr, gan ddibynnu ar y prif gontractwr i'w setlo rhwng 30 a 120 diwrnod. Roedd ymdrechion cydweithredol rhwng cyflenwyr yn aml yn cael eu rhuthro, gan achosi risg uchel ac weithiau'n arwain at fethiant. Yn aml, y ffocws ar gyfer gweithio mewn partneriaeth oedd ennill contract gwerth uwch nad oedd erioed yn gynaliadwy. Mae cydweithio effeithiol yn seiliedig ar berthnasoedd. Mae dulliau cyplu llac o gydweithio yn rhy beryglus i'r prynwr cyhoeddus eu hystyried.
Mae Deddf Caffael 2023 yn arwain at gyfleoedd mwy cynhwysol i arweinwyr busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol dendro. Mae'r gofyniad am hysbysiad piblinell ar gyfer contractau uwchben y trothwy yn golygu bod gan arweinwyr busnes amser i gynllunio'n strategol, meithrin hygrededd yn eu busnesau, datblygu cysylltiadau cryfach yn y gadwyn gyflenwi, ac archwilio cyfleoedd partneriaeth posibl. Mae'r meini prawf gwerthuso nawr yn canolbwyntio mwy ar werth (Tendr Mwyaf Manteisiol) a llai ar y gost isaf (Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd). Mae hyn yn golygu na ddylai cynnig am gontractau fod yn 'ras i'r gwaelod' mwyach. Yn hytrach, dylid annog arbenigwyr yn y diwydiant i gydweithio a chynnig ar y cyd i gyflawni mwy o werth.
Mae'r Pŵer Partneriaeth: Canllaw i Brynwyr ar Gynnig ar y Cyd (2026) yn seiliedig ar wybodaeth a phrofiad helaeth.
- Yn 2014, mewn cydweithrediad ag awdurdodau contractio yng Nghymru, comisiynwyd prosiectau arddangos gan Lywodraeth Cymru, a datgelodd y rhain wersi pwysig ar gyfer prynwyr a chyflenwyr. Mae'r gwersi a ddysgwyd yn sail i ysgrifennu'r canllaw hwn.
- Roedd y gwaith o ddatblygu'r canllaw hwn yn cynnwys cyfweliadau a gweithdai gyda rhanddeiliaid ledled Cymru, a oedd yn cynrychioli amrywiaeth o sectorau diwydiant, a phrynwyr a chyflenwyr.
- Mae'r cynnwys yn adeiladu ymhellach ar Ddeddf Caffael 2023, hysbysiadau caffael cyhoeddus, a dogfennau eraill a gyhoeddwyd gan Lywodraeth Cymru a Llywodraeth y DU¹.
Rhestrir y rhain ar ddiwedd y canllaw o dan Adnoddau Ychwanegol (t.37).
- Mae gwybodaeth arbenigol gan aelodau academaidd a diwydiannol o'r Sefydliad Cydweithio (ICW) yn tynnu sylw at fanteision gwerth ychwanegol cydweithio a sut i oresgyn rhai o'r heriau sy'n gysylltiedig â sefydlu a rheoli gweithio mewn partneriaeth.
Mae Pŵer Partneriaeth: Canllaw i Brynwyr ar Gynnig ar y Cyd (2026) yn cynnig Model Asesu Caffael (PAM) i greu'r achos busnes a'r rhesymeg dros wahodd cynigion ar y cyd. Mae'r canllaw hefyd yn rhoi rhywfaint o wybodaeth am arwain cyflenwyr drwy ddewis partneriaid, rhannu gwybodaeth ac adnoddau, a mabwysiadu'r strwythurau cywir ar gyfer rheoli consortia cyflenwyr i ennill contractau cyhoeddus.
Yn gyffredinol, mae'r Canllaw newydd yn hyrwyddo manteision cyflenwyr yn cynnig ar y cyd ac yn ddi-dor fel dull effeithiol o gyflymu twf busnes yng Nghymru.
Mae'r canllaw i brynwyr yn ategu canllaw ar wahân i gyflenwyr yng Nghymru – Pŵer Partneriaethau: Canllaw i Gyflenwyr ar Gynnig ar y Cyd (2026).
Sylwch nad yw'r wybodaeth a nodir yn yr adran hon ac adrannau dilynol y canllaw yn gyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddi fod yn gynhwysfawr. Gall cyflenwyr ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Mae'n bwysig cofio y gall y gyfraith a'r rheoliadau newid, a gellir gofyn am gyngor pellach ar achosion unigol. Mae'r wybodaeth yn y canllaw hwn yn gyfredol ar 20 Ebrill 2026.
Ar Gyfer Pwy Mae'r Canllaw Hwn?
Nod y Canllaw i Brynwyr yw cefnogi arweinwyr ac ymarferwyr caffael yn y sector cyhoeddus sy'n cynllunio, yn comisiynu ac yn caffael amrywiaeth eang o gategorïau, fel iechyd a gofal cymdeithasol, addysg, tai, technoleg gwybodaeth, adeiladu (gan gynnwys saernïo a pheirianneg), ynni a chyfleustodau, bwyd, ymgynghori, a llawer mwy.
Mewn Undod Mae Nerth
Mae yna rywbeth mae pob busnes bach rydw i erioed wedi dod ar ei draws eisiau mynediad ato, a chontractau newydd yw hynny. O redeg fy musnes fy hun, rwyf wedi gweld â'm llygaid fy hun y manteision o werthu i gleientiaid mwy, gan gynnwys y sector cyhoeddus. Nid yn unig y mae'n rhaid i chi ennill gwaith, mae angen cyflawni allbynnau, gydag ansawdd a llywodraethu da wrth wraidd hynny. Mae gwneud hynny'n golygu aeddfedu fel cwmni; diweddaru prosesau, datblygu eich tîm, a manteisio i'r eithaf ar hygrededd a gafwyd o gontract cyntaf i sicrhau mwy.
Rwy'n croesawu'r canllaw hwn sy'n cynnig yr arweiniad sydd ei angen ar gwmnïau bach/prynwyr i ennill/caffael a chyflawni contractau mewn partneriaeth ag eraill.
Emma Jones CBE Comisiynydd Busnesau Bach
Cyflwyniad
Diffinio Cydweithio
Mae'r Sefydliad Cydweithio yn diffinio cydweithio fel "cysylltiadau busnes a ffurfiwyd gan sefydliadau ymrwymedig i sicrhau'r perfformiad gorau posibl ar y cyd er mwyn cyflawni amcanion cyffredin a chreu gwerth."
Rhaid i'r amcanion i gyflenwyr gynnig ar y cyd fel consortiwm fod yn iawn. Fel prynwr, dylech geisio sicrwydd pan fydd cyflenwyr yn mynegi diddordeb mewn cynnig ar y cyd, bod ganddynt y cymhelliant a'r ymrwymiad i weithio ar y cyd, a'u bod yn wirioneddol yn ffurfio consortiwm i ychwanegu gwerth, nid dim ond i ennill contract. Ceir llawer mwy o wybodaeth am hyn yn y canllaw.
O Rwystrau i Gyfleoedd ym maes Caffael Cyhoeddus
Mae Diwygio Caffael yng Nghymru a'r DU yn ehangach yn golygu bod mwy o gyfleoedd ar gael i fusnesau Cymru o bob math, lefelau aeddfedrwydd a maint cwmnïau. Tri darn newydd o ddeddfwriaeth sy'n cyflwyno dull mwy cynhwysol o gaffael cyhoeddus yng Nghymru a thu hwnt:
- Daeth Deddf Caffael 2023³ i rym ym mis Chwefror 2025 ac mae'n rhoi mwy o hyblygrwydd i weithwyr caffael proffesiynol wrth ddylunio'r broses dendro, ac mae'n gorfodi dull mwy syml, tryloyw a chynhwysol o gaffael nwyddau a gwasanaethau yng Nghymru a'r DU yn ehangach.
- Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023, sy'n cyd-fynd yn agos ag egwyddorion Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, ac sy'n hyrwyddo caffael sy'n gymdeithasol gyfrifol⁴ yng Nghymru. Un o uchelgeisiau Llywodraeth Cymru yw cadw cymaint o'r bunt Gymreig (£) yng Nghymru drwy gontractio lle bo hynny'n bosibl gyda busnesau lleol i dyfu a datblygu Cymru fwy cydnerth.
- Ers mis Chwefror 2025, mae Deddf Caffael y Gwasanaeth Iechyd (Cymru) 2024⁵ wedi cyflwyno Trefn Dewis Darparwr newydd yng Nghymru. Mae'r newidiadau'n lleihau biwrocratiaeth drwy gyflwyno system gaffael hyblyg a chymesur ar gyfer gwasanaethau iechyd a ddarperir ar rany GIG yng Nghymru.
Mae Deddf Caffael 2023 (PA23) yn helpu prynwyr i chwalu'r rhwystrau hanesyddol i dendro ar gyfer busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol. Mae PA23 yn cynnig gweithdrefnau caffael symlach, taliad 30 diwrnod, a phontio o fframweithiau caeedig i fframweithiau agored.
Drwy Gaffael Doethach⁶ a dull caffael cymdeithasol gyfrifol, mae Llywodraeth Cymru yn addo dileu'r rhwystrau presennol er mwyn sicrhau proses gaffael deg, agored a thryloyw. Mae hyn yn ei gwneud yn haws i fusnesau bach a chanolig siarad â phrynwyr cyhoeddus, a bod yn fwy tryloyw, yn enwedig wrth hysbysebu cyfleoedd contract gwerth is o dan y trothwy (<£30k).
Dywedodd Shirley Cooper, Cynrychiolydd y Goron Busnesau Bach ar gyfer Llywodraeth y DU⁷, y bydd y newid unwaith mewn cenhedlaeth hwn i gyfreithiau caffael cyhoeddus yn darparu cyfleoedd enfawr i fusnesau bach gymryd mwy o gyfran o gontractau.
Mae cynnig fel consortiwm yn rhoi cyfle unigryw i unig fasnachwyr, arweinwyr Micro-gwmnïau, MBaCh (Mentrau Bach a Chanolig) a VCSE (Mentrau Gwirfoddol, Cymunedol a Chymdeithasol)⁸ gynnig ar y cyd am gontractau cyhoeddus na fyddent o fewn cyrraedd fel arall.
Mae'r ffynonellau a argymhellir sy'n cymeradwyo ac yn hyrwyddo'r gwerth ychwanegol y gellir ei ennill drwy gydweithio yn cynnwys:
- Y Llawlyfr Cydweithio a ddatblygwyd gan y Sefydliad Cydweithio (ICW)
- Canllaw Swyddfa Cabinet y DU ar gonsortia cyflenwyr⁹
- Canllaw Gwasanaethau Masnachol y Goron¹⁰
- Y Llawlyfr Cyrchu a ddatblygwyd gan Swyddfa Cabinet y DU¹¹
Sylwch nad yw'r wybodaeth a nodir yn yr adran hon ac adrannau dilynol y canllaw yn gyngor cyfreithiol ac ni fwriedir iddi fod yn gynhwysfawr. Gall cyflenwyr ofyn am eu cyngor annibynnol eu hunain fel y bo'n briodol. Mae'n bwysig cofio y gall y gyfraith a'r rheoliadau newid, a gellir gofyn am gyngor pellach ar achosion unigol. Mae'r wybodaeth yn y canllaw hwn yn gyfredol ar 20 Ebrill 2026.
¹ gov.uk/guidance/how-to-bid-for-government-contracts-as-a-consortium ² instituteforcollaborativeworking.com/About-ICW/What-is-Collaborative-Working ³ legislation.gov.uk/cy/ukpga/2023/54/section/26 ⁴ gov.wales/sites/default/files/consultations/2025-12/statutory-guidance-socially-responsible-procurement.pdf ⁵ cyfraith.llyw.cymru/deddf-caffael-y-gwasanaeth-iechyd-cymru-2024 ⁶ llyw.cymru/caffael-cyhoeddus-doethach-yng-nghymru ⁷ gov.uk/government/news/new-public-procurement-rules-to-drive-growth-opportunities-for-small-businesses-and-exclude-suppliers-that-fail-to-deliver ⁸ busnescymru.llyw.cymru/busnescymdeithasolcymru ⁹ gov.uk/guidance/how-to-bid-for-government-contracts-as-a-consortium ¹⁰ crowncommercial.gov.uk/news/news-consortiums-ccs ¹¹ gov.uk/government/publications/the-sourcing-and-consultancy-playbooks
Strwythur y Canllaw
Mae'r canllaw ar Gynnig ar y Cyd wedi'i strwythuro gan ddefnyddio'r Camau Cynllunio, Diffinio, Caffael a Rheoli a ddangosir yn Ffigur 1.
Ffigur 1: Pedwar cam y llwybr caffael
| Cam | Disgrifiad | Uwch-weithgareddau |
|---|---|---|
| Cynllunio | Datblygu strategaeth a chynllun yn unol ag amcanion busnes a chanlyniadau polisi masnachol, bod â phiblinellau masnachol clir a thryloyw a dealltwriaeth dda o'r farchnad. | Angen busnes; Asesu'r farchnad; Ymgynghori ac ymgysylltu â'r farchnad; Strategaeth cyrchu — isod: Strategaeth a chynllun; Piblinell fasnachol; Strategaeth y farchnad a rheoli |
| Diffinio | Nodi opsiynau a phennu gofynion caffael perthnasol sy'n annog cyfranogiad eang, ac sy'n agored ac yn hygyrch i bawb. | isod: Cwblhau a chyhoeddi pecyn caffael; Ymgysylltu â chyflenwyr |
| Caffael | Paratoi dogfennau caffael a'u cyhoeddi, dewis cyflenwyr addas, gwerthuso cynigion, dyfarnu'r contract a'i roi ar waith. | isod: Y cam dewis; Y cam gwerthuso; Egluro a diwydrwydd dyladwy; Dyfarnu'r contract a'i roi ar waith |
| Rheoli | Sefydlu cynllun rheoli contract i fonitro perfformiad a sicrhau bod rhwymedigaethau cytundebol, ymadael a therfynu contract yn cael eu cyflawni'n llwyddiannus. | Rheoli a monitro; Derbyn nwyddau, gwasanaethau a gwneud taliadau; Addasiadau i gontractau; Cau'r contract |
Y cam caffael, alinio â hysbysiadau, a'r tudalennau perthnasol
| Y Cam Caffael | Alinio â Hysbysiadau | Tudalennau |
|---|---|---|
| Cynllunio | Hysbysiad Piblinell DU 1; Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad DU 2 | 10 – 18 |
| Diffinio | Hysbysiad Caffael Arfaethedig DU 3; Hysbysiad Tendro DU 4 | 19 - 24 |
| Caffael | Hysbysiad Tryloywder DU 5; Hysbysiad Dyfarnu Contract DU 6 | 25 - 29 |
| Rheoli | Hysbysiad Manylion Contract DU 7; Hysbysiad Newid Contract DU 10; Hysbysiad Terfynu Contract DU 11; Hysbysiad Terfynu Caffael DU 12; Hysbysiad Bwriad Marchnad Ddeinamig DU 13; Hysbysiad Sefydlu Marchnad Ddeinamig DU 14; Hysbysiad Addasu Marchnad Ddeinamig DU 15; Hysbysiad Terfynu Marchnad Ddeinamig DU 16 |
Y Cam Cynllunio
Yn 2026, amcangyfrifir bod gwariant blynyddol yng Nghymru ar gaffael nwyddau a gwasanaethau cyhoeddus yn £11 biliwn. Mae llawer o dystiolaeth bod caffael cyhoeddus yn lifer strategol effeithiol ar gyfer twf economaidd yn y farchnad gyflenwi, a bydd annog arweinwyr busnesau llai i gynnig ar y cyd yn agor drysau i dwf nad yw'n bosibl drwy unrhyw fecanwaith arall. Mae Nodyn Polisi Caffael Cymru (WPPN) 013 yn dangos ymrwymiad parhaus cyrff cyhoeddus yng Nghymru i chwalu'r rhwystrau rhag tendro ar gyfer busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol.
Hysbysiad Piblinell DU 1¹³
Mae'n ofyniad cyfreithiol bod hysbysiadau piblinell ar gyfer contractau dros £2 filiwn yn cael eu hysbysebu ar GwerthwchiGymru a'r Platfform Digidol Canolog (CDP). Mae hyn yn golygu eu bod yn weladwy i'r farchnadfa. Yng nghyd-destun cynigion ar y cyd, mae'r gofyniad hysbysu cynnar hwn i'r farchnad gyflenwi yn rhoi mwy o amser i arweinwyr busnes ystyried ffurfio partneriaethau fel consortiwm a gwneud cynigion ar y cyd.
Ar lwyfan GwerthwchiGymru mae blwch ticio i brynwyr ei ddewis sy'n rhoi gwybod i'r farchnad bod cynigion ar y cyd yn cael eu croesawu.
Gall hysbysiadau piblinell hefyd gynnwys fframweithiau arfaethedig neu farchnadoedd deinamig lle mae'r awdurdod contractio yn disgwyl cyhoeddi hysbysiad tendro yn ystod y cyfnod adrodd, ac amcangyfrifir bod y gwerth yn fwy na £2 filiwn. Y 'cyfnod adrodd' ar gyfer yr hysbysiadau hyn yw 18 mis, gan ddechrau ar ddiwrnod cyntaf y flwyddyn ariannol y cyhoeddir yr hysbysiad.
Gellir strwythuro fframweithiau'n lotiau gwerth llai at ddibenion cyflawni; fodd bynnag, nid yw'r penderfyniad ynghylch sut bydd gofynion yn cael eu pecynnu yn y pen draw yn effeithio ar y rhwymedigaeth i gynnwys y cyfle cyffredinol yn yr hysbysiad piblinell lle mae'r trothwy gwerth yn cael ei fodloni.
O dan Ddeddf Caffael 2023, mae marchnadoedd deinamig yn wahanol i fframweithiau gan fod yn rhaid iddynt aros ar agor i gyflenwyr newydd ar unrhyw adeg. Er bod y nodweddion gweithredol hyn yn berthnasol yn ystod y cam caffael yn hytrach na'r cam piblinell, mae cyhoeddi'r cyfle drwy hysbysiad piblinell yn rhoi darlun cynnar i'r farchnad o fwriad yr awdurdod i sefydlu neu ehangu trefniadau o'r fath.
Pan ddefnyddir fframweithiau agored, dylai awdurdodau sicrhau bod manylion pwyntiau ailagor yn y dyfodol yn cael eu cyfleu drwy GwerthwchiGymru ar y cam priodol.
Gellir rhannu fframweithiau'n Lotiau gwerth llai, ond mae yna ystyriaethau ychydig yn wahanol wrth ddefnyddio marchnadoedd deinamig¹⁴. Mae marchnad ddeinamig o dan Ddeddf Caffael 2023 yn rhestr o gyflenwyr cymwys sy'n gymwys i gymryd rhan mewn prosesau caffael yn y dyfodol. Un o'r newidiadau cadarnhaol ers PA23 yw bod yn rhaid i farchnadoedd deinamig aros ar agor i gyflenwyr newydd ymuno ar unrhyw adeg. Mae fframweithiau agored yn cael eu hagor yn gyfnodol, ond mae angen cyfleu'r amseroedd a bennir drwy GwerthwchiGymru.
¹³ llyw.cymru/canllawiau-deddf-caffael-2023-farchnadoedd-deinamig-html
Mae gwerthoedd y contractau a gyllidebwyd (£) yn ystyriaethau pwysig gan eu bod yn aml yn atal busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol rhag tendro. Os bydd cyflenwyr yn ffurfio consortia, mae modd cyfuno trosiant unigol pob aelod o'r consortiwm. Mae hyn yn eu galluogi i roi cynigion a chystadlu yn erbyn busnesau mwy.
Model Asesu Caffael
Os yw eich sefydliad yn cael trafferth gyda capasiti caffael, mae'n bosibl y bydd rheoli contractau ar gyfer cynigion consortiwm yn gallu mynd yn fwy beichus i'w weinyddu, yn enwedig os bydd pethau'n mynd o chwith. Fodd bynnag, ni ddylai consortiwm sy'n cael ei reoli'n dda, ac sy'n cyflawni yn ôl y disgwyl, fod angen llwyth gwaith ychwanegol. Dyna pam mae'r canllaw ymarferol hwn ar gyfer prynwyr yn bwysig.
Yn gyntaf, argymhellir eich bod yn asesu eich strategaeth gaffael a thendro yn y cyd-destun canlynol: Mae Ffigur 2 wedi'i addasu o fatrics fesul dau Krajics¹⁵, sef un o'r adnoddau a ddefnyddir fwyaf ar gyfer gwneud penderfyniadau caffael. Mae'r ffigur hefyd yn adlewyrchu segmentu methodoleg cysylltiadau busnes fel yr argymhellir yn BS 11000-2:2017¹⁶.
Ffigur 2: Matrics Segmentu Syml ar gyfer cysylltiadau busnes
| Cymhlethdod isel | Cymhlethdod uchel | |
|---|---|---|
| Amser/risg isel | Cysylltiadau trafodaethol (dim cydweithio go iawn) — Cwmpas cyfyngedig; Cynhyrchion/gwasanaethau safonol | Cysylltiadau manteisiol (cydweithredol o bosibl) — Untro; Fel arfer yn seiliedig ar gontract |
| Amser/risg uchel | Cysylltiadau datblygu (cydweithredol o bosibl) — Potensial i adeiladu; Gallai newid i fod yn strategol | Cysylltiadau strategol (cydweithredol) — Hanfodol ar gyfer y tymor hir; Gweithrediadau wedi'u halinio |
Echelinau: cost/amser (fertigol) a chymhlethdod/risg (llorweddol) yn cynyddu tuag at y gornel cysylltiadau strategol.
Mae gwerthoedd y contractau a gyllidebwyd (£) yn ystyriaethau pwysig gan eu bod yn aml yn atal busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol rhag tendro. Os bydd cyflenwyr yn ffurfio consortia, mae modd cyfuno trosiant unigol pob aelod o'r consortiwm. Mae hyn yn eu galluogi i roi cynigion a chystadlu yn erbyn busnesau mwy.
Yn ail, mae Model Asesu Caffael (PAM) yn helpu prynwyr i asesu perthnasedd tendr ar gyfer consortia cyflenwyr. Cafodd y model PAM ei ddylunio mewn ymgynghoriad â phrynwyr, cyflenwyr a rhanddeiliaid eraill yng Nghymru. Mae'r PAM wedi'i strwythuro gan ddefnyddio'r ffactorau a welir yn Nhabl 1.
Tabl 1: Meini Prawf y Model Asesu Caffael (PAM)
| Ffactorau Ochr Prynu | Ffactorau Ochr Cyflenwi |
|---|---|
| Amserlen cyflawni – 'amserlen fer' i 'amserlen estynedig' | Polareiddio'r Farchnad – 'cyflenwyr o bob maint' i 'farchnad bolareiddiedig' a ddominyddir gan gwmnïau mwy |
| Cymhlethdod y Prosiect – 'manyleb parod' i 'fanyleb gymhleth' | Cludadwyedd – 'cyflenwad cludadwy' i 'leoliad sefydlog' |
| Maint – 'darpariaeth y gellir ei hehangu' i 'unigryw a mawr' | Rhwystrau rhag mynediad – 'mynediad hawdd i'r farchnad' i 'gost mynediad uchel' |
| Angen craidd – 'gyrrir gan gynnyrch' i 'gyrrir gan wasanaeth' | Dwysedd cydweithredol – 'marchnad gydweithredol' i 'gwmnïau traddodiadol arwahanol' |
| Risg gyffredinol – 'risg isel o ran perfformiad' i 'risg uchel o ran perfformiad' | Sensitifrwydd pris – 'marchnad sy'n cael ei harwain gan ansawdd' i 'sensitif iawn i bris' |
| Cyswllt â'r defnyddiwr terfynol – 'ddim yn wynebu'r defnyddiwr terfynol' i 'critigol i'r defnyddiwr terfynol'; a, | Arall - i'r tîm caffael eu nodi, os oes angen |
| Lleoliad – 'lleoliad ar wahân' i 'rwydweithio daearyddol'. |
Mae'r PAM yn cynnig dull defnyddiol a syml o ystyried a ddylid annog cynigion ar y cyd ar gyfer caffael. Mae'r codau lliw RAG (coch, oren, gwyrdd) wedi'u cynllunio i helpu prynwyr i asesu'n gyflym a yw'r prosiect yn addas ar gyfer cynnig ar y cyd:
- Gwyrdd — Mae'n addas ar gyfer cynnig ar y cyd.
- Ambr — Mae cynnig ar y cyd yn dderbyniol, ond efallai y bydd angen canllawiau pellach sy'n benodol i'r prosiect.
- Coch — Mae'r cymhlethdod a/neu'r risg uchel yn golygu bod y prosiect hwn yn fwy addas ar gyfer prif gontract neu restr fer ar gyfer caffael o un ffynhonnell oherwydd bod risgiau mawr yn debygol o gael eu trosglwyddo i'r parti sy'n contractio.
¹⁵ cips.org/intelligence-hub/supplier-relationship-management/kraljic-matrix#item-block-1 ¹⁶ Ffigur 6 BS 11000-2:2017 Systemau Rheoli Cysylltiadau Busnes Cydweithredol, Rhan 2: Canllaw Gweithredu BS ISO 44001.
Gall y PAM fod yn adnodd pwerus i'ch helpu i asesu'r dull caffael gyda noddwr eich sefydliad. Ceir rhai enghreifftiau ymarferol yn Atodiad 1. Efallai y byddwch am ddewis eich ffactorau caffael, eich strategaeth dendro a'ch RAG cynnig ar y cyd eich hun i'ch helpu i deilwra eich penderfyniadau eich hun. Argymhellir eich bod yn creu eich PAM cyn gynted â phosibl er mwyn deall beth a sut i gyfathrebu â chyflenwyr posibl yn ystod y cam cynllunio. Mae'r dull a ddangosir yn Ffigur 3 yn cynnig digon o amser i ddarpar gynigwyr benderfynu a ydynt am gynnig fel consortiwm, peidio â chynnig o gwbl, neu weithio drwy brif gontractwr.
Mae is-gontractio yn wahanol iawn i dendro mewn consortiwm. Mae is-gontractio yn creu cyfleoedd cyfyngedig iawn i sefydlu perthnasoedd gwaith da, i ddysgu oddi wrth gyflenwyr eraill, ac i gyfrannu'n strategol at gynllun cyflawni cyffredinol y prosiect. Mae is-gontractio hefyd yn creu elfen o ansicrwydd i'r cyflenwr gan nad oes sicrwydd y byddant yn cael eu dewis i gyflawni'r gwaith, ac maent yn debygol o wynebu oedi gydag anfonebau sy'n ddyledus. I'r prynwr, mae mwy o risg o ran gwelededd a chadernid y gadwyn gyflenwi.
Mae tendro fel consortiwm yn creu mwy o gyfleoedd dysgu a thwf busnes. Mae aelodau'r consortiwm yn rhan o'r holl benderfyniadau a wneir, ac am eu rhan hwy o'r gwaith o gyflawni'r prosiect. I'r prynwr, mae consortiwm yn cynnig mwy o werth am arian oherwydd bod yr holl arbenigwyr technegol yn cyflawni eu helfennau neu ran o'r prosiect, yn hytrach na bod cyffredinolwr yn ceisio cyflawni mwy. Mae rhagor o wybodaeth am strwythurau ar gyfer rheoli consortia ar gael ar t. XX
Mae Ffigur 3 yn dangos yr ystyriaethau o ran prynu a chyflenwi ac yn defnyddio'r dull RAG ar gyfer tynnu sylw at nodweddion allweddol pob caffaeliad i sefydlu'r cyfleoedd lleiaf a mwyaf addas ar gyfer gwahodd cynigion ar y cyd.
Ffigur 3: Y Model Asesu Caffael ar gyfer Cynnig ar y Cyd — Ffactorau Ochr Prynu
| # | Ffactor | Colofn 1 | Colofn 2 | Colofn 3 | Colofn 4 (Coch) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Amserlen fer → Amserlen estynedig | Llai na 3 mis. | Rhwng 3 a 6 mis i gaffael. | Rhwng 6 a 12 mis i gaffael. | Gallai gymryd mwy na 12 mis i gaffael. |
| 2 | Manyleb barod → Manyleb gymhleth | Cynnyrch/gwasanaeth hawdd ei nodi. | Angen rhywfaint o arbenigedd i nodi'r cynnyrch/gwasanaeth. | Angen rhywfaint o gymorth allanol i greu'r fanyleb. | Arbenigedd allanol yn hanfodol i greu manyleb gymhleth. |
| 3 | Darpariaeth y gellir ei hehangu → Unigryw a mawr | Gellir ehangu'n sylweddol ac mae'n caniatáu amrywiaeth o feintiau cyflenwyr i gyflwyno cynigion. | Mae dull lotiau yn cael ei gynllunio a allai alluogi consortia i gynnig am o leiaf un lot. | Gall y cynnyrch/gwasanaeth gael ei rannu'n gamau ar wahân. | Mae angen un cynnyrch/gwasanaeth mawr iawn e.e. adeiladu a rhedeg ysbyty neu ysgol uwchradd. |
| 4 | Gyrrir gan gynnyrch → Gyrrir gan wasanaeth | Gellir ei rannu'n becynnau o gynhyrchion/gwasanaethau ar wahân. | Mae angen rhywfaint o gydlynu rhwng pecynnau cyflawni. | Mae darparu gwasanaeth yn ymddangos yn ddi-dor i'r defnyddiwr terfynol. | Mae'r defnyddiwr terfynol yn gofyn am lefel uchel o integreiddio gwasanaeth sy'n cynnwys rheoli rhaglenni aml-barti. |
| 5 | Risg isel o ran perfformiad → Risg uchel o ran perfformiad | Gellir rheoli perfformiad pecynnau arwahanol ar wahân. | Mae angen rhywfaint o reoli perfformiad cydlynol ar gyfer pecynnau ar wahân. | Mae angen systemau a phrosesau rheoli ansawdd cadarn er mwyn sicrhau perfformiad. | Mae perfformiad cyflawni yn hanfodol i iechyd, diogelwch a/neu sicrwydd y defnyddiwr terfynol. Gall amrywiaeth o safonau derbyniol fod yn berthnasol (ISO/BS ac ati). |
| 6 | Ddim yn wynebu'r defnyddiwr terfynol → Critigol i'r defnyddiwr terfynol | Ni fydd y defnyddiwr terfynol yn rhyngweithio'n uniongyrchol â'r tîm cyflawni. | Mae angen rhywfaint o ryngweithio rhwng y defnyddiwr terfynol a'r tîm cyflawni. | Mae angen safonau uchel o ran darparu gwasanaethau a chydymffurfio ag arferion da a/neu reoliadau. | Mae angen gwasanaethau critigol cyson a phenodol ar y defnyddiwr terfynol, e.e. diogelwch carcharorion neu lanhau theatrau llawdriniaethau. |
| 7 | Lleoliad ar wahân → Rhwydwaith daearyddol | Mae angen y cynnyrch/gwasanaeth mewn lleoliad/au ar wahân. | Mae angen y cynnyrch/gwasanaeth mewn ardal ddaearyddol gyfyng o fewn pellter teithio hawdd i ganolfan y consortiwm. | Mae angen y cynnyrch/gwasanaeth ar sail ranbarthol sydd angen nifer o ganolfannau neu ddepos i fodloni gofynion. | Mae angen y cynnyrch neu'r gwasanaeth mewn sawl rhanbarth sydd angen lefelau cenedlaethol o gydlynu. |
Ffigur 3: Y Model Asesu Caffael ar gyfer Cynnig ar y Cyd — Ffactorau Ochr Cyflenwi
| # | Ffactor | Colofn 1 | Colofn 2 | Colofn 3 | Colofn 4 (Coch) |
|---|---|---|---|---|---|
| 8 | Cyflenwyr o bob maint → Marchnad wedi'i pholareiddio | Mae amrywiaeth lawn o gyflenwyr ar gael. | Mae marchnad gystadleuol yn bodoli, er efallai y bydd angen rhywfaint o gydweithio i gynyddu maint. | Gall cyfuno cyflenwyr greu polaredd uchel, gan gyfyngu ar gystadleuaeth o bosibl. | Mae cyflenwyr mawr yn dominyddu'r farchnad gyda busnesau bach a chanolig fel arfer yn is-gontractio. |
| 9 | Cyflenwad cludadwy → Lleoliad sefydlog | Gall cyflenwyr ddarparu cynhyrchion/gwasanaethau yn unrhyw le, o fewn rheswm. | Mae modd cyflenwi'r rhan fwyaf o gynhyrchion/gwasanaethau i leoliadau gofynnol y defnyddiwr terfynol. | Gallai consortia gwmpasu'r rhan fwyaf o leoliadau. | Rhaid i'r cyflenwr fod wedi'i gydleoli â'r defnyddiwr terfynol. E.e. Gwasanaethau llys. |
| 10 | Mynediad hawdd i'r farchnad → Cost mynediad uchel | Nid oes angen buddsoddiad sylweddol i ddarparu'r cynnyrch/gwasanaeth i'r farchnad. | Rhai costau mynediad i'r farchnad. | Gyda digon o baratoi a buddsoddiad gellid sefydlu consortia newydd i gystadlu. | Mae'r rhwystrau i fynediad yn uchel ac mae angen cyfalaf mawr neu hyfforddiant, datblygiad ac ardystiad arbenigol i ddarparu'r cynnyrch/gwasanaeth. |
| 11 | Marchnad gydweithredol → Cwmnïau arwahanol (Traddodiadol) | Mae'r farchnad wedi arfer cydweithio. | Gall cyflenwyr fod yn hyblyg ac weithiau gallant gydweithio'n effeithiol i fodloni gofynion defnyddwyr. | Mae'r farchnad fel arfer yn cael ei gwasanaethu gan gyflenwyr sefydledig sy'n gweithredu prosesau cyfarwydd. | Mae'r farchnad yn cael ei dominyddu gan gwmnïau traddodiadol arwahanol sydd â phrofiad helaeth, nad ydynt wedi arfer cydweithio (ac efallai'n amheus o hynny). |
| 12 | Marchnad sy'n cael ei harwain gan ansawdd → Sensitif iawn i bris | Mae cyflenwyr yn cystadlu o ran ansawdd yn fwy na phris, felly efallai y byddant yn fodlon rhannu gwybodaeth am brisiau a chostau i wella ansawdd drwy gydweithio. | Gall consortia sefydledig wella eu cynhyrchion/gwasanaethau gyda nifer cyfyngedig o aelodau newydd. Gellir ymestyn systemau ansawdd aelodau yn rhwydd. | Gall y costau sy'n gysylltiedig â dod ag aelodau newydd i mewn gael gwared ag unrhyw fantais gystadleuol o ran pris. | Gall y pris a'r elw yn y farchnad ei gwneud yn anatyniadol i newydd-ddyfodiaid. Efallai y bydd cyflenwyr yn amharod iawn i rannu gwybodaeth am brisiau a allai effeithio ar fantais gystadleuol yn y dyfodol. Potensial uchel i arferion cydgynllwyniol ddatblygu. |
| 13 | Arall (noder) |
Ffactorau Ochr Prynu (esboniad)
- Mae amserlen fer neu amserlen estynedig yn cyfeirio at eich piblinell caffael. Os yw'r broses gaffael lai na 6 mis i ffwrdd, efallai y bydd yn golygu nad oes digon o amser i gonsortiwm lunio cynnig llwyddiannus.
- Manyleb barod neu fanyleb gymhleth, lefel y cymhlethdod sy'n gysylltiedig â'ch prosiect. Gall manyleb gymhleth iawn fod yn anodd i gonsortiwm fynd i'r afael â hi, ac arwain at anawsterau o ran rheoli contractau. Gall prif gontractwr neu reolwr prosiect sy'n gweithio gydag is-gontractwyr fod yn ddull gwell.
- Darpariaeth y gellir ei hehangu neu unigryw a mawr. Yn aml, gellir sefydlu consortia i ehangu i fodloni lefelau uwch o alw, a gallant fod yn hyblyg wrth wneud hynny. Efallai mai'r ffordd orau o arwain prosiect mawr untro yw drwy brif endid contractio, er y gall fod eithriadau i hyn. Aseswch hyn fesul achos.
- Gyrrir gan gynnyrch neu wasanaeth. Os yw ansawdd y gwasanaeth sy'n ofynnol yn golygu y byddai angen lefelau uchel o integreiddio gwasanaeth rhwng partneriaid consortiwm, efallai y byddai'n well i'r contract gael ei gyflawni gan brif sefydliad contractio. Os yw pob pecyn gwaith yn arwahanol, yna gall consortiwm fod mewn sefyllfa dda i'w gyflawni. Gall pob partner gynnig arbenigeddau gwahanol sy'n arwain at ddarpariaeth o ansawdd uwch yn gyffredinol.
- Risg isel o ran perfformiad neu risg uchel o ran perfformiad. Os gellir rheoli ansawdd pob pecyn gwaith ar wahân, gallai hyn olygu bod y contract yn addas ar gyfer cyflawni gan gonsortiwm. Os yw lefelau perfformiad yn gritigol i iechyd neu ddiogelwch, a/neu fod canlyniadau angen lefelau uchel o reoli ansawdd integredig a chydlynu, efallai y bydd consortiwm newydd yn wynebu heriau o ran cyflawni'r lefel angenrheidiol o integreiddio. Mae angen i bartneriaid consortiwm ddangos tystiolaeth o brofiad o gydweithio.
- Ddim yn wynebu'r defnyddiwr terfynol neu'n Gritigol i'r defnyddiwr terfynol. Os yw defnyddwyr terfynol yn ymgysylltu'n uniongyrchol â darparwyr gwasanaeth, gall fod yn fwy heriol sefydlu a rheoli safonau gwasanaeth cyson rhwng aelodau consortiwm. Os yw'r rhyngweithiadau hyn yn rhai risg uchel a chritigol, gall hyn fod yn ffactor pwysig. Gallai enghreifftiau fel gwasanaethau cymorth meddygol a ddarperir gartref fod yn y categori hwn.
- Lleoliad ar wahân neu Rwydwaith daearyddol. Os darperir gwasanaethau mewn lleoliadau ar wahân, er enghraifft contract lle gall aelodau consortiwm gwmpasu ardaloedd daearyddol penodol, yna gall model cyflawni gan gonsortiwm fod yn llwyddiannus iawn. Pan fydd angen lefelau uchel o gydlynu daearyddol a logistaidd, efallai y bydd prif sefydliad contractio yn fwy addas ar gyfer cyflawni.
Ffactorau Ochr Cyflenwi (esboniad)
- Cyflenwyr o bob maint neu farchnad wedi'i pholareiddio. Mae marchnad wedi'i pholareiddio yn un lle mae rhai sefydliadau mawr iawn yn gwneud y rhan fwyaf o'r gwaith, ac mae cwmnïau llai naill ai'n arbenigwyr neu'n gweithredu fel is-gontractwyr fel arfer. Gall fod yn anodd, ond nid yn amhosibl, i gonsortiwm o gwmnïau bach weithio gyda'i gilydd i gyflwyno cynigion yn erbyn cwmni mawr sefydledig sydd â chyfran gref. Mae hyn yn arbennig o berthnasol lle maent yn draddodiadol wedi gweithio i'r sefydliadau mwy fel is-gontractwyr. Weithiau bydd telerau ac amodau'r cwmnïau mwy yn ceisio atal eu cyflenwyr rhag cystadlu yn eu herbyn. Enghraifft o hyn yw rheoli cyfleusterau, lle mae prif fusnesau contractio yn tueddu i fod yn sefydliadau mawr a lle mae busnesau bach a chanolig yn darparu gwasanaethau is-gontractio. Os oes gan y farchnad gyflenwyr o amrywiaeth o feintiau, gall cwmnïau llai neu ganolig weithio'n haws gyda'i gilydd i gystadlu â phrif sefydliadau contractio mwy.
- Cyflenwad cludadwy neu leoliad sefydlog. Efallai y bydd cyflenwyr sy'n gallu cynnig gwasanaethau'n hyblyg mewn gwahanol leoliadau yn ei chael hi'n haws cyflawni fel consortia. Os yw cyflenwyr yn darparu o leoliad sefydlog, gall hyn leihau hyblygrwydd, cynyddu costau sefydlog ac felly efallai y byddai'n fwy addas cael prif gontractwr â chwmpas daearyddol ehangach.
- Mynediad hawdd i'r farchnad neu gost mynediad uchel. Os oes angen buddsoddiad mawr mewn adnoddau i ymuno â marchnad newydd, gallai hyn ei gwneud yn anodd i gonsortia newydd o fusnesau llai gystadlu â sefydliadau mwy sefydledig yn enwedig lle mae angen hyfforddiant arbenigol, staff ac ardystiadau. Gall hyn hefyd fod yn broblem lle mae angen asedau sefydlog (e.e. offer, peiriannau ac ati).
- Marchnad gydweithredol neu gwmnïau 'traddodiadol' arwahanol. Gall hwn fod yn un o'r dangosyddion pwysicaf yn Ffigur 3. Pan fydd marchnadoedd yn cael eu nodweddu gan gwmnïau neu unig fasnachwyr sydd wedi arfer cydweithio, gall fod yn hawdd sefydlu consortia effeithiol. Y pegwn eithaf arall fyddai rheolaeth gaeedig neu gwmnïau teuluol sydd wedi cystadlu â'i gilydd ers blynyddoedd. Gall fod yn heriol iawn mynd i'r afael â materion diwylliannol o ymddiriedaeth a rhannu gwybodaeth mewn cyfnod cymharol fyr.
- Marchnad sy'n cael ei harwain gan ansawdd neu sensitif i bris. Mewn marchnadoedd lle mae cwmnïau'n cystadlu'n gryf o ran pris, gall fod yn anodd sefydlu consortia oherwydd pryderon parhaus ynghylch rhannu gwybodaeth a chydweithio. Yn aml, nid oes digon o elw gros yn cael ei greu i fuddsoddi mewn datblygu, ac mae'r cwmnïau mwy yn gwthio prisiau i lawr drwy arbedion maint. Mae'n well cael cyngor cyfreithiol os yw'r risg o gydgynllwynio'n cynyddu.
- Ffactorau Eraill. Mae'r model nid yn unig yn rhoi rhestr o feini prawf allweddol i brynwyr ar gyfer gwneud penderfyniadau wrth ddylunio contractau, mae pwynt 13 yn gwahodd prynwyr i addasu ac ychwanegu eu ffactorau allweddol eu hunain.
Cystadleuaeth yn y Farchnad a Chyflwyno Cynigion
Cyn y cam gwahoddiad i dendro, rhaid i gyflenwyr benderfynu a ydynt am dendro'n annibynnol neu fel partner mewn consortiwm. Does dim modd iddyn nhw gyflwyno dau dendr.
Mae dau eithriad sy'n berthnasol i'r rhybudd hwn:
- Gall cyflenwyr dendro gan ddefnyddio'r un strwythurau neu strwythurau amrywiol ar gyfer gwahanol lotiau mewn fframwaith. E.e., yn Lot 1 efallai y byddant yn tendro fel sefydliad unigol. Yn Lot 2, gallant dendro fel partner mewn consortiwm. Yn Lot 3 efallai y byddent wedi'u rhestru fel is-gontractwr.
- Gall cyflenwyr dendro fel aelod o gonsortiwm ar gyfer un cynnig a chael eu henwi fel is-gontractwr ar un arall.
Pan fydd y nodweddion o ran ffactorau ochr prynu neu gyflenwi yn arwain at sgôr coch, efallai na fydd yn gwbl amhosibl, ond mae ffurfio consortiwm lle mae gweithio mewn partneriaeth yn ddigon cryf i gael ei ystyried ar gyfer contract cyhoeddus yn cymryd mwy o amser. Mae angen cynnwys amser ychwanegol yn y biblinell gaffael lle mae sefydliadau mawr wedi dominyddu'r farchnad yn draddodiadol.
Ceir rhagor o wybodaeth am gystadleuaeth yn y farchnad yn adran nesaf y canllaw.
Y Cam Diffinio
Hysbysiad Caffael Arfaethedig DU 3 / Hysbysiad Tendro DU 4
Ymgysylltu Rhagarweiniol â'r Farchnad DU 2¹⁷
Mae ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad o dan Ddeddf Caffael 2023 (y Ddeddf) yn digwydd cyn cyhoeddi tendr neu hysbysiad tryloywder ac mae'n helpu awdurdodau contractio a'r farchnad i baratoi ar gyfer y broses gaffael. Mae'r prif ddarpariaethau o ran ymgysylltu rhagarweiniol â'r farchnad wedi'u cynnwys yn adran 16 ac adran 17 PA23.
I gyflenwyr, mae ymgysylltu â'r farchnad yn rhoi cyfle iddynt gwrdd â'r prynwr i drafod gofynion y tendr sydd ar y gweill. Mae ymgysylltu â'r farchnad hefyd yn gyfle unigryw i gwrdd â chystadleuwyr ac arweinwyr busnes eraill yn y gadwyn gyflenwi a allai fod yn bartneriaid posibl ar gyfer cydweithio a ffurfio consortiwm. Bydd angen i brynwyr ystyried effaith annog cynigion gan gonsortia.
Mae gan brynwr y sector cyhoeddus rôl a phŵer unigryw ar gyfer helpu i lunio marchnadoedd a chymunedau lleol yng Nghymru. Mewn amodau economaidd heriol, mae eich pŵer bargeinio yn llawer mwy na phŵer eich cyflenwyr lleol, yn enwedig busnesau bach a chanolig.
Wrth gynllunio digwyddiadau, mae angen i'r prynwr benderfynu a yw'r ymgysylltu cynnar hwn yn digwydd ar-lein neu wyneb yn wyneb. Gall ystyriaethau daearyddol orfodi cyfarfod ar-lein i ddechrau ond os oes gennych chi gapasiti, a bod cynigion ar y cyd yn cael eu gwahodd, argymhellir ymgysylltu â'r farchnad wyneb yn wyneb gan fod hyn yn rhoi cyfle i fusnesau yn y gadwyn gyflenwi gwrdd â'i gilydd a chysylltu wyneb yn wyneb.
Mae'n bwysig ystyried gwahodd mudiadau gwirfoddol, cymunedol a mentrau cymdeithasol (VCSEs) i'ch digwyddiadau marchnad. Mae'r rhain yn cynnig cyfleoedd arbenigol a heb eu hail o ran gwerth cymdeithasol wrth weithio mewn partneriaeth â phartneriaid eraill yn y consortiwm. Mae sefydliadau fel Canolfan Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA)¹⁸ a WhatImpact¹⁹ (ledled y DU) yn cynnig adnoddau mapio ar gyfer y sector cyhoeddus i helpu rhanddeiliaid i ddeall ble mae'r busnesau hyn wedi'u lleoli.
Efallai y bydd eich cynghorydd Busnes Cymru lleol yn gallu cefnogi eich digwyddiadau ymgysylltu â'r farchnad, ond mae angen i chi roi digon o rybudd iddyn nhw. Gallant gynghori cyflenwyr ar y cymorth helaeth sydd ar gael ac sy'n cael ei ariannu gan Lywodraeth Cymru.
Dewch o hyd i'ch cynghorydd Busnes Cymru lleol yma: busnescymru.llyw.cymru/cysylltwch-a-ni
Oriau agor Llinell Gymorth Busnes Cymru ar gyfer galwadau yw 10am i 4pm, o ddydd Llun i ddydd Gwener ac eithrio ar wyliau cyhoeddus. Mae hyn er mwyn galluogi'r Llinell Gymorth i ddelio'n effeithiol ag ymholiadau ar-lein a lleihau'r amseroedd aros ar gyfer galwyr. Ffoniwch: 0300 060 3000
NEU llenwch ffurflen ar-lein a bydd aelod o dîm Busnes Cymru yn cysylltu â chi.
¹⁷ Guidance: Preliminary Market Engagement (HTML) - GOV.UK
Mae'r canllaw ar gyfer cynigion gan gonsortia yn atodol i'r rheoliadau a'r canllawiau safonol a ddarperir gan Swyddfa Cabinet y DU a Chyfarwyddiaeth Fasnachol a Chaffael (CPD) Llywodraeth Cymru²⁰.
Mae Deddf Caffael 2023 (t.92) yn datgan bod y partïon i'r fenter ar y cyd wedi ymrwymo, drwy gytundeb ysgrifenedig, i barhau i fod yn bartïon i'r fenter ar y cyd am gyfnod o dair blynedd ar ôl dyddiad y cytundeb hwnnw.
Cyfraith Cystadleuaeth y Farchnad
Mae cyflenwyr wedi cael cyngor ar faterion sy'n ymwneud â chystadleuaeth yn y farchnad, ond mae yr un mor bwysig i'r prynwr fod yn ymwybodol o hynny. Mae'r Awdurdod Cystadleuaeth a Marchnadoedd (CMA) yn dosbarthu cytundebau cydweithio fel dau ddull: 'llorweddol' neu 'fertigol'. Mae hyn yn dibynnu ar y berthynas rhwng y partïon dan sylw.
Tabl 2: Dosbarthiadau CMA
| Math o Berthynas | Disgrifiad |
|---|---|
| Cytundebau Llorweddol | Mae hyn yn digwydd rhwng busnesau sy'n gweithredu yn yr un sector diwydiant ac ar yr un lefel yn y gadwyn gyflenwi (sy'n golygu eu bod yn gystadleuwyr uniongyrchol) – e.e. nifer o ffermwyr tatws sy'n cyflenwi cynnyrch i ysgolion ledled Cymru. |
| Cytundebau Fertigol | Mae'n cynnwys busnesau sy'n gweithredu ar wahanol lefelau yn y gadwyn gyflenwi, fel ffermwr tatws, prosesydd gweithgynhyrchu, a chwmni dosbarthu. |
Mae yna nifer o faterion pwysig yn ymwneud â chonsortia a chyfraith cystadleuaeth, osgoi cydgynllwynio ac arferion gwrth-gystadleuol. Yn y rhan fwyaf o sefyllfaoedd, nid yw cydweithio rhwng busnesau yn achosi unrhyw bryderon ynghylch cyfraith cystadleuaeth ond mae'n dal yn ddoeth bod yn ymwybodol o Gyfraith Cystadleuaeth. Cafodd canllawiau'r CMA²¹ eu diweddaru ym mis Gorffennaf 2025 ac maent yn egluro'r manteision a'r peryglon i fod yn ymwybodol ohonynt wrth gydweithio â busnes arall.
Mae gofynion y DU ar gyfer cydweithredu yn dod o dan Ddeddf Cystadleuaeth 1998, sy'n gwahardd unrhyw weithgarwch sy'n atal, yn rhwystro neu'n ystumio cystadleuaeth. Gallai mynd yn groes i'r ddeddfwriaeth hon arwain at oblygiadau difrifol i sefydliadau'n gyffredinol ac i aelodau eu cyrff llywodraethol megis Ymddiriedolwyr.
Enghraifft bosibl o dorri'r Ddeddf Cystadleuaeth fyddai grŵp o sefydliadau, pob un ohonynt yn darparu'r un gwasanaeth, yn cydweithio gyda'r bwriad o ddileu cystadleuaeth.
Mae dau waharddiad dan Gyfraith Cystadleuaeth.
Pennod I — Cytundebau rhwng busnesau sy'n atal, yn cyfyngu neu'n ystumio cystadleuaeth fel cytundebau i bennu prisiau, cyfyngu ar gynhyrchu, creu marchnadoedd, a rhannu mathau penodol o wybodaeth gyfrinachol, fel prisiau. Mae 'rigio cynigion' yn perthyn i'r categori hwn. Mae hyn yn digwydd pan fydd cynigwyr yn gwneud cytundeb cyfrinachol, er enghraifft i beidio â chynnig yn erbyn ei gilydd, codi eu prisiau neu rannu'r gwaith, er mwyn i'r ddau elwa'n ariannol.
Pennod II — Cytundeb sy'n gwahardd ymddygiad sy'n gyfystyr â chamddefnyddio safle cryf.
Bydd cytundebau a chartelau gwrth-gystadleuol bob amser yn destun pryder a gallant fod yn berthnasol mewn unrhyw farchnad, ond gall problemau godi os oes gan gonsortiwm a ddatblygir y potensial i ennill safle cryf mewn marchnad a thrwy hynny ymddwyn fel monopoli neu fel oligopoli, sy'n ceisio rheoli'r farchnad.
Mae gwefan CMA yn cynnig arweiniad manwl ar sut y byddai safle cryf yn cael ei ddiffinio: "mae cwmni'n annhebygol o fod mewn safle cryf os yw ei gyfran o'r farchnad yn llai na 40 y cant neu os nad yw'n gallu ymddwyn yn annibynnol ar y cyfyngiadau arferol a osodir gan gystadleuwyr, cyflenwyr a phrynwyr."
Er bod diffinio marchnad yn ffurfiol yn gallu bod yn gymhleth yn dechnegol, dylai prynwyr ac aelodau consortia allu cael ymdeimlad da o hyn ar sail profiad ac ymchwil i'r farchnad.
Gallai ffurfio consortiwm achosi i gyflenwyr gael safle cryf mewn marchnadoedd sy'n anodd i newydd-ddyfodiaid ymuno â nhw. Er enghraifft, efallai y bydd yna asedau daearyddol arwahanol ar gyfer cyflawni, megis cartrefi gofal, cyfleusterau gofal iechyd, a chyfleusterau gwaredu gwastraff. Yn y mathau hyn o farchnadoedd, efallai na fydd yn gost-effeithiol i brynwr chwilio am wasanaethau o ymhellach i ffwrdd. Gall safle cryf yn y farchnad hefyd ddod i'r amlwg lle bu ffin ddaearyddol draddodiadol ar gyfer darparu gwasanaethau fel gwasanaethau gwirfoddol rhanbarthol, a allai fod wedi cael cyllid grant o'r blaen.
Nid yw cael safle cryf yn y farchnad yn anghyfreithlon ond mae camddefnyddio'r sefyllfa honno'n anghyfreithlon.
Mae enghreifftiau o gamddefnydd posibl yn cynnwys codi prisiau rhy uchel, cynnig prisiau neu delerau gwahanol i gwsmeriaid tebyg, neu wrthod cyflenwi cwsmer presennol heb reswm da.
Gall bod mewn safle cryf ei gwneud yn haws i gonsortiwm fynd yn groes i waharddiad Pennod 1 ar gytundebau gwrth-gystadleuol. Mae ambell beth i'w ystyried ar gyfer y prynwr.
Mae'r CMA yn cynghori na ddylai consortiwm geisio creu trefniant darparu unigryw lle mai dim ond drwy'r consortiwm arfaethedig y gall y partneriaid cyflenwi gyflwyno cynigion. Fodd bynnag, ni ddylai partneriaid gyflwyno dau gynnig am yr un contract, unwaith fel sefydliad annibynnol, ac fel partner mewn consortiwm – cyfeiriwch at y canllawiau ar dudalen 16.
¹⁸ wcva.cymru/cy/hafan/ ¹⁹ whatimpact | Social Value Management| Measure Social Value ²⁰ llyw.cymru/AdnoddauCaffael ²¹ gov.uk/government/publications/collaborating-with-other-businesses/collaborating-with-other-businesses
Cyrchu Lleol
Ni ddylai prynwyr geisio sefydlu cytundebau dim cystadlu sy'n creu ffensys neilltuo artiffisial, ffiniau daearyddol na cheisio cyfyngu ar gynigion cysylltiedig yn y dyfodol a gweithgarwch partneriaid cyflenwi. Mae'n bosibl y bydd y polisi ar gyrchu lleol yng Nghymru yn newid wrth i Ddeddf Caffael 2023 gael ei rhoi ar waith.
O fis Chwefror 2026 ymlaen, mae Gorchymyn Llywodraeth Leol (Eithrio Ystyriaethau Anfasnachol) (Lloegr) 2026 (OS 2026/94) yn caniatáu i awdurdodau perthnasol gadw cynigion am gontractau o dan y trothwy i gyflenwyr lleol neu gyflenwyr yn y DU. Mae hyn yn berthnasol i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol. Mae contractau cyfundrefn arbennig wedi'u heithrio o'r rheol hon.
Gall unrhyw gytundeb penodol neu ddealledig i beidio â chystadlu yn ardal rhywun arall fod yn groes i waharddiad Pennod I. Rhaid i'r achos neu'r ddadl dros ffurfio consortiwm bob amser gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, gydlynu gwahanol feysydd arbenigedd yn well er mwyn gallu trosglwyddo a chyfuno adnoddau a sgiliau'n fwy llyfn. Mae hyn yn rhoi gwell gwerth am arian i'r cleient cyhoeddus.
Sylwch fod angen i awdurdodau cystadleuaeth y DU gymeradwyo unrhyw uno sy'n arwain at ostyngiad posibl mewn cystadleuaeth mewn marchnad. Mae gwybodaeth ar gael gan y CMA am reoliadau uno. Mae'r ddolen we ar ddiwedd y canllaw o dan Gwaith Darllen a Argymhellir.
Ceir rhagor o wybodaeth am gystadleuaeth yn y farchnad yn adran nesaf y canllaw.
Sut y dylid strwythuro consortiwm
Wrth ddylunio'r fanyleb a gwahodd cynigion ar y cyd, dylai prynwyr fod yn ymwybodol o dri phrif strwythur y gellid eu defnyddio i reoli consortia: cyplu llac, model corff arweiniol, a chyfrwng at ddibenion arbennig (SPV). Mae canllawiau manylach ar gael yn y Canllaw i Gyflenwyr, ond mae rhai meini prawf pwysig sy'n berthnasol i brynwyr yn cael eu cyflwyno yma er mwyn gallu cyfeirio atynt yn gyflym ac yn rhwydd. Mae hyn yn galluogi prynwyr i ddeall yn well beth i chwilio amdano mewn cynigion consortia. Mae strwythurau ar gyfer rheoli consortia yn amrywio o gyplu llac, i sefydlu trefniant mwy ffurfiol, i ddod yn rhwym yn gyfreithiol.
NID yw'r model cyplu llac 'prif ganolfan a lloerennau' yn cael ei annog ar gyfer tendro gan nad yw'n ddigon cadarn ar gyfer contractau cyhoeddus. Efallai na chytunwyd ar rolau a chyfrifoldebau, ac yn ystod contractau gall partneriaid droi at ymddygiad cystadleuol yn hytrach nag ymddygiad cydweithredol, sy'n arwain at wrthdaro ac oedi gyda phrosiectau.
Wrth werthuso cynigion gan gonsortia, mae'n bwysig dod o hyd i dystiolaeth o ddull strwythuredig o gydweithio. Gall hyn fod ar ddwy ffurf: Model Corff Arweiniol neu Gyfrwng at Ddibenion Arbennig. Cyflwynir amlinelliad o bob un ond mae rhagor o wybodaeth ar gael yn y canllaw i gyflenwyr.
Ffigur 4: Model corff arweiniol ar gyfer rheoli consortia
- Bwrdd Corff Arweiniol o Gyfarwyddwyr/Aelodau — Mae'r Corff Arweiniol yn atebol i'w Fwrdd ei hun o Gyfarwyddwyr ac Aelodau
- ↓↑
- Corff Arweiniol — Bydd y sefydliad hwn yn tynnu i lawr y cyllid dechrau busnes gofynnol, yn gyfrifol am brydlesi, adeiladau a chyflogi staff
- ↓↑
- Grŵp Llywio — Yn cynnwys yr holl bartneriaid cyflenwi
- ↙ ↘
- Partneriaid Cyflenwi (bob ochr)
Gellir sefydlu'r Model Corff Arweiniol yn gyflym. Mae'r model corff arweiniol yn gweithio'n dda i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol sy'n elwa o weithio mewn partneriaeth â sefydliadau mwy sy'n gweithredu fel y corff arweiniol. Mae trosiant pob partner yn cael ei gyfuno i alluogi'r consortiwm i dendro am werthoedd contract uwch. Fel arfer, y partner sydd â'r trosiant uchaf fydd y partner arweiniol. Y rheswm am hyn yw eu bod yn fwy tebygol o fod â'r adnoddau a'r capasiti i ymgymryd â'r tasgau gweinyddol ar gyfer rheoli'r consortiwm.
O ran gwneud penderfyniadau, mae strwythur y corff arweiniol yn lleihau'r risg o anghydbwysedd pŵer canfyddedig ar draws aelodau'r consortiwm. Ar gyfer prynwr y sector cyhoeddus, mae'r strwythur hwn yn lleihau'r risg o wrthdaro rhwng partneriaid wrth gyflawni contract ac yn rhoi un pwynt cyswllt i'r prynwr ar gyfer cyfathrebu drwy gydol cyfnod y contract.
Mae'r strwythur hwn yn effeithiol ac wedi'i nodweddu gan y didwylledd a'r ymddiriedaeth sy'n bodoli o fewn y consortiwm. Gan dybio bod y prif bartner yn agored ac yn rhannu gwybodaeth allweddol, fel cynlluniau adnoddau'r tîm, modelau costau'r prosiect, yn dosbarthu elw neu wargedion yn deg, gall hyn fod yn ddull effeithiol iawn, sydd wedi'i brofi'n helaeth, o strwythuro cydweithio.
Dylai prynwyr ystyried rolau a chyfrifoldebau penodol pob aelod o'r consortiwm. Ar ben hynny, mae angen tystiolaeth yn y cynnig ar gyfer lliniaru a rheoli risg, dyrannu adnoddau, dyrannu costau a'r dull cyffredinol o gyflwyno cynigion y cytunwyd arno. Y prif bartner yw'r SER (Uwch Swyddog Gweithredol Cyfrifol) ar gyfer rheoli'r gwaith gweinyddu, a hwn yw'r prif bwynt cyswllt ar gyfer y prynwr.
Mae ystyriaethau pellach ar gyfer y prynwr yn cynnwys a yw gwerth y contract yn fwy na 80% o drosiant y cyflenwr. At ddibenion consortiwm, gellir cronni neu gyfuno trosiant pob cwmni. Mae'r un egwyddor yn berthnasol o ran pwysoli. Y rheswm am hyn yw y gallai partneriaid busnes sydd â throsiant is ei chael hi'n anodd ehangu gweithrediadau a'u cadwyn gyflenwi gan achosi oedi tebygol, problemau llif arian ac, ar y gwaethaf, efallai na fyddant yn gallu diwallu anghenion y contract. Mae gan gyflenwyr fynediad at dempledi costio yn y canllaw i gyflenwyr, felly efallai y byddwch yn gweld y rhain yn cael eu cyflwyno gyda'u cynigion.
Mae'r strwythur hwn yn wahanol iawn i is-gontractio. Mae'r model Corff Arweiniol yn caniatáu i bartneriaid weithio mewn partneriaeth, gwneud penderfyniadau ar y cyd, ac yn rhoi sicrwydd cyflenwi i bob partner. Mae hyn yn creu mwy o gyfleoedd i ddysgu a thyfu eu busnesau. Efallai y bydd angen rhoi ystyriaeth bellach i dalu mewn achosion lle mae partneriaid consortiwm yn cael eu defnyddio i gyflenwi ar gamau penodol o'r contract, ac nad ydynt yn cyfrannu'n rheolaidd. Yn dibynnu ar rôl pob partner drwy gydol cyfnod y contract, gall fod yn fwy perthnasol i aelodau'r consortiwm anfonebu'r sefydliad partner arweiniol ac nid y cleient cyhoeddus.
Ffigur 5: Model Cyfrwng at Ddibenion Arbennig
- Bwrdd y Cyfarwyddwyr — Wedi'i ffurfio gan aelodau
- ↓↑
- Cyfrwng at Ddibenion Arbennig ↔ Cyflogi staff / Gyflwyno cynigion am gontractau (chwith) — Dal Asedau / Tynnu arian i lawr (dde)
- ↓↑
- Aelodaeth — Y partneriaid consortiwm craidd fel arfer
Yr ail bosibilrwydd ar gyfer contractau cyhoeddus yw'r model Cyfrwng at Ddibenion Arbennig (SPV). Mae hwn yn strwythur uwch ar gyfer cydweithio. Mae hwn yn un cam yn brin o uno. Gan ei fod yn endid cyfreithiol, mae ganddo drefniadau adrodd, ariannol a llywodraethu penodol. Fe'i defnyddir yn fwy cyffredin ar gyfer contractau mawr lle gallai fod gofyniad i roi, creu neu gaffael asedau gwerth uchel. Felly, mae'n ymddangos yn aml yn y sector adeiladu ar gyfer contractau dylunio, adeiladu a gweithredu (DBO) neu gontractau dylunio, adeiladu, ariannu a gweithredu (DBFO) gyda nifer o bartneriaid. Anfanteision y model hwn yw efallai nad oes gan aelodau hanes hir o fasnachu fel yr endid cydweithredol cyfreithiol. Yr her i SPVs yw ennill y contract cyntaf gan y bydd yr holl dystiolaeth a ddefnyddir mewn ymatebion i'r tendr yn dod o bob sefydliad partner unigol yn hytrach na'r endid cyfreithiol, yr SPV.
Gall Cyfrwng at Ddibenion Arbennig gyflogi staff yn uniongyrchol. Gall staff sy'n gweithio'n benodol ar y prosiect hefyd gael eu secondio o'r aelodaeth neu eu recriwtio ar drefniadau contract cyfnod penodol. Mae gan bob endid ei bortffolio busnes ei hun ac mae gan yr SPV un arall.
Mae cyflenwyr wedi cael gwybod, os ydynt yn bwriadu gwneud cais drwy'r model Cyfrwng at Ddibenion Arbennig, ei bod yn cymryd llawer mwy o amser i'w sefydlu (o leiaf 18 mis) ac mae'n ychwanegu cost sylweddol oherwydd ffioedd cyfreithiol ac yswiriant. Dylid rhoi gwybod i brynwyr am SPVs yn ystod y cam Piblinell Gaffael PP01. Y rheswm am hyn yw efallai y bydd angen i brynwyr bwyso a mesur y meini prawf dethol a dyfarnu a'r dulliau sgorio cyn iddynt gael eu cwblhau. Ni all prynwyr atal unrhyw fath o gonsortiwm rhag cynnig am gontract a bydd angen iddynt ystyried profiad cyfunol a hanes sefydliadau sy'n rhan o'r SPV yn ystod y cam gwerthuso.
Y Cam Caffael
Hysbysiad Tryloywder DU 5 / Hysbysiad Dyfarnu Contract DU 6
Mae angen sicrwydd ar brynwyr bod gan bob aelod o'r consortiwm y gallu i weithio ar y cyd ochr yn ochr â rhedeg eu busnesau unigol eu hunain a rhwymedigaethau cytundebol eraill o ddydd i ddydd. Yn y canllaw i gyflenwyr, anogir arweinwyr busnes i ystyried y ffactor dibyniaeth - hynny yw, i ystyried i ba raddau y maent yn dibynnu ar lwyddiant y tendr hwn. I rai partneriaid gall gyfrannu 5% o'r trosiant cyffredinol ac i eraill gall fod yn 40% o'r trosiant cyffredinol. Mae hyn yn bwysig er mwyn deall ymrwymiad pob aelod. Dylai prynwyr chwilio am dystiolaeth o rolau a chyfrifoldebau clir ar gyfer pob partner mewn consortiwm a chynlluniau ar gyfer cyfathrebu effeithiol ac ystyriaethau ariannol. Gweler Atodiad 2 am y model costio i gonsortia. Mae hwn hefyd ar gael yn y Canllaw i Gyflenwyr. Yn olaf, mae'n galonogol gweld y bydd gan rai partneriaid, neu bob un ohonynt, brofiad o gydweithio.
Diwydrwydd Dyladwy
Ni waeth pa un o'r ddau strwythur a argymhellir sy'n cael ei fabwysiadu gan y consortiwm, y prynwr sy'n gyfrifol am gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ar bob sefydliad partner. Rhaid i bob sefydliad partner gael ei restru ar GwerthwchiGymru a'r Platfform Digidol Canolog. Os bydd y consortiwm yn llwyddiannus gyda'r dyfarniad, bydd yr holl ohebiaeth yn y dyfodol yn cael ei chyfeirio at y prif bartner, sef yr Uwch Swyddog Gweithredol Cyfrifol (sêr) a fydd yn:
- llofnodi'r ffurflen dyfarnu fframwaith ac yn ymrwymo i'r contract fframwaith
- llofnodi a rheoli pob contract yn ôl y gofyn gyda phrynwyr
- gyfrifol o dan gontract am gyflawni'r contract fframwaith a phob contract yn ôl y gofyn
- cofrestru a chwblhau'r holl wybodaeth graidd ar y platfform digidol canolog ar gyfer eu sefydliad eu hunain, neu'r consortiwm os yw'n Gerbyd at Ddibenion Arbennig (SPV). Ar gyfer y model corff arweiniol, bydd y sefydliad arweiniol yn cymryd cyfrifoldeb dros sicrhau bod yr holl bartneriaid wedi'u cofrestru.
Mae'r prif amcanion y mae angen i bob awdurdod contractio eu dangos drwy gaffael yn cynnwys: gwerth, tryloywder, trin cyflenwyr yn deg, uniondeb, ac arloesedd.
Mae bron i hanner y mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol sy'n cael contractau ledled y DU yn elusennau. Yn hanesyddol, mae Mentrau Cymdeithasol yn ymddangos yn llai llwyddiannus ac yn tueddu i fod yn bartneriaid sy'n cael eu his-gontractio. Mae hyn yn cyfyngu ar y cyfleoedd dysgu, sgiliau a thwf y gellir eu hennill drwy weithio gyda'r sector cyhoeddus. Wrth adolygu eich polisïau caffael, sy'n cyd-fynd â pholisïau caffael 2015 Llywodraeth Cymru a Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015, efallai y byddwch am ystyried y tri phwynt hyn:
- A yw Mentrau Cymdeithasol a/neu Fusnesau Bach a Chanolig yn tanberfformio yn eich tendrau? Os ydynt, pam?
- Pa gyfyngiadau a rhwystrau y gellid mynd i'r afael â nhw drwy gynnig ar y cyd?
- A oes unrhyw resymau pwysig pam nad yw cefnogi a galluogi cynigion ar y cyd yn briodol i'ch sefydliad?
Sefydlu a yw Mentrau Cymdeithasol a/neu Fusnesau Bach a Chanolig yn cael eu tangynrychioli neu'n tanberfformio o ran cyflwyno cynigion ac ennill contractau gan eich sefydliad. Mae cwestiynau pellach i fyfyrio arnynt cyn dyfarnu'r contract yn cynnwys:
- Sawl cynnig gan Fentrau Cymdeithasol/busnesau bach a chanolig ydych chi'n eu derbyn? Fel canran, a yw hyn yn gyfran deg? Sut mae cynrychiolaeth cynigion yn cyd-fynd â'ch polisïau caffael cynaliadwy?
- Sawl cynnig gan Fentrau Cymdeithasol/busnesau bach a chanolig ydych chi'n eu dyfarnu yn ôl nifer ac yn ôl gwerth? Fel canran, a yw hon yn gynrychiolaeth deg o gynigion yn unol â'ch polisïau caffael cynaliadwy?
- A yw Mentrau Cymdeithasol a/neu fusnesau bach a chanolig yn cael eu tangynrychioli o ran cynnig am gontractau o fath neu faint penodol, neu ennill contractau o'r fath? Pam hynny?
Ffactorau Critigol Eraill
O safbwynt lliniaru risg, mae Atodiad 2 yn egluro sut i werthuso technegau costio. Mae hefyd yn bwysig chwilio am dystiolaeth o gynllunio risg. Gall consortia grybwyll dadansoddiad SWOT a/neu PESTLE i sefydlu rolau a chyfrifoldebau, a chydnabod ffactorau allanol a allai effeithio ar gyflawni contractau, a manylu ymhellach ar sut y gallent liniaru digwyddiadau o'r fath o fewn y consortiwm. Dylai consortia roi sylw i rannu gwybodaeth – egluro beth, a sut mae gwybodaeth / data yn cael eu rhannu a'u diogelu.
Mae'r canllaw i gyflenwyr yn argymell dylunio strategaeth ymadael y gellir ei hadolygu o bryd i'w gilydd wrth gyflawni'r contract.
Asesu'r Sefyllfa Ariannol Consortiwm
Mae canfyddiad hanesyddol, sy'n cael ei hyrwyddo'n aml gan y tîm ariannol ar yr ochr prynu, y dylai bod yn gymwys i gael tendr fod yn ddibynnol iawn ar dri mesur ariannol traddodiadol mewn perthynas â phob busnes ar wahân: trosiant; elw; a'r fantolen. Gall y rhain wedyn ffurfio cymarebau a meincnodau, a gall rhai ohonynt gael eu hategu gan dystiolaeth gan asiantaethau credyd trydydd parti. Mae consortia angen dadansoddiad gofalus ar sail sefyllfa ariannol y consortiwm cyfan yn hytrach na busnesau ar wahân.
Gan ddibynnu ar y math o gontract, a'r math o gonsortiwm a allai gynnig amdano, efallai y bydd prynwyr yn penderfynu gofyn am ddata cyfanredol ar sefydlogrwydd ariannol a hanes aelodau'r consortiwm. Mantais hyn yw ei bod yn ofynnol i aelodau'r consortiwm rannu gwybodaeth berthnasol a sefydlu'r rhwydweithiau rheoli sydd eu hangen i sicrhau llwyddiant y consortiwm. Mae darlun cyfunol o sefydlogrwydd ariannol yn ddefnyddiol pan fydd consortiwm yn cynnwys sefydliadau tebyg sy'n dod at ei gilydd i ymestyn eu capasiti. Fodd bynnag, os yw aelodau'r consortiwm yn cyflawni rolau gwahanol yn y ddarpariaeth gyffredinol, gall rhai aelodau fod yn fwy "critigol" i lwyddiant nag eraill, a fyddai'n golygu, pe baent yn methu, y byddai'n achosi i'r prosiect cyfan fethu. Gallai problemau tebyg godi pan sefydlir consortiwm i gynyddu cwmpas (er enghraifft mewn ardaloedd daearyddol gwahanol), lle gallai fod risgiau penodol yn gysylltiedig â methiant aelod mewn un ardal. Yn yr achosion hyn, gallai dadansoddiad ar wahân o gyllid a gallu fod yn fwy priodol, gan roi sylw i aelodau gwannach yn y consortiwm.
Efallai na fydd prynwyr bob amser yn ymwybodol o'r math o gynigion consortiwm y maent yn debygol o'u cael, felly mae'n bwysig cynllunio dull asesu a fydd yn trin pob cynigydd yn deg.
Dadansoddi'r Fantolen
Nid oes cyswllt syml rhwng mantolen cwmni a'i sefydlogrwydd ariannol – dim ond un dangosydd ydyw. Yn yr un modd, wrth asesu hylifedd consortiwm bydd angen i chi ystyried data gan bob aelod o'r consortiwm, neu ddeall ffigur cyfanredol (hybrid) sydd wedi cael ei ddarparu gan y consortiwm.
Dim ond pan fydd cyfanswm y pris a delir am eich nwyddau a'ch gwasanaethau yn fwy na chostau uniongyrchol ac anuniongyrchol cronnus blynyddol y darpar gyflenwr y gall y cyflenwr wneud elw gweithredol blynyddol. Mae elw gweithredol blynyddol, ar ôl trethi a difidendau, yn gwella cyfalaf a chronfeydd wrth gefn cyflenwr ar ei fantolen.
Lle bo hynny'n berthnasol, dylai aelodau'r consortiwm gyfeirio at ochr gyfalaf a chronfeydd wrth gefn y fantolen - sy'n cynnwys benthyciadau tymor hir, offerynnau cyllido tebyg a daliadau cyfranddaliadau. Mae cyfranddaliadau'n tueddu i fod yn nominal ar gyfer busnes bach, yn enwedig busnes iau sydd wedi masnachu am lai na 2 flynedd, ac maent yn gymhleth i'w hasesu ar gyfer consortia. Nid yw elusennau a mentrau cymdeithasol yn dueddol o fod â chyfranddaliad ar y lefel pennawd. Felly, elw neu wargedion a gedwir sy'n gyrru'r fantolen.
Mae ochr arall y fantolen yn dangos rhai agweddau dilys ar arian parod, stoc, gwaith ar y gweill, cyfrifon taladwy a chyfrifon derbyniadwy. Mae llawer o'r eitemau llinell hyn yn cael eu gyrru gan ymddygiad cleientiaid wrth wneud taliadau fesul cam. Felly mae talu'n brydlon yn hanfodol i gonsortiwm.
Capasiti a Gallu
Un o'r rhwystrau mwyaf i fusnesau bach a chanolig ennill contractau cyhoeddus yw'r gallu i dyfu, ac mae hyn yn cael ei sbarduno'n bennaf gan eu capasiti. Ar gyfer cynigion gan gonsortia, efallai y bydd hyn yn golygu y bydd yn rhaid i chi ystyried ffigur cyfanredol.
Mae canfyddiad cyffredin y dylai busnesau mwy fod yn fwy effeithlon wrth reoli capasiti. Mae hyn yn aml yn cael ei alw'n arbedion maint, pan fydd y defnydd o adnoddau'n uchel iawn, fel arfer yn 85+%. Mae busnesau llai yn tueddu i fod â phwynt adennill costau is, sydd fel arfer rhwng 50 a 60% o gapasiti mewn gweithgynhyrchu a 65+% mewn gwasanaethau. Gallant gyflawni hyn oherwydd bod ganddynt orbenion pro-rata is yn aml a strwythurau rheoli rhatach gyda llai o haenau.
Efallai y byddwch yn gallu sicrhau gwell gwerth am arian a phrisiau is drwy ganiatáu i gonsortiwm o fusnesau bach a chanolig gystadlu am gynigion mwy. Efallai y bydd hefyd yn bosibl negodi trefniant arbed ar y cyd ar gyfer elw sy'n uwch na throthwy sbardun y cytunwyd arno.
Mae'n ddigon posibl y gellir ehangu rhwydwaith o sefydliadau llai o ran ei gapasiti lleol. Mae hyn yn golygu bod llai o risg seiliedig ar gapasiti na chontractio gyda chwmni mwy. Yn gyffredinol, dim ond drwy is-gontractio mwy o waith y gall y cwmni mwy gynyddu ei gapasiti lleol.
Yr allwedd yw hyrwyddo tryloywder o'r dechrau i'r diwedd yn y gadwyn gyflenwi fel rhan o'r prosesau dethol a dyfarnu wrth gaffael. Felly, efallai y bydd angen i gapasiti fod yn llawer amlycach yn y broses asesu.
Ar gyfer caffaeliadau sy'n seiliedig ar brosiectau (gwasanaethau ac ati), ffordd arall o drin capasiti yw ystyried gallu profedig busnes neu gonsortiwm i gyflawni yn hytrach na dibynnu ar drosiant cyffredinol y cwmni mewn perthynas â gweithgareddau ac amserlenni perthnasol. Mae angen digon o hyblygrwydd i ganiatáu i gynigydd nad yw'n cyrraedd trothwy capasiti penodol egluro sut, drwy weithio fel consortiwm, y gall ymestyn ei drosiant a/neu reoli contractau mwy.
Efallai nad oes gan gonsortia sydd newydd eu ffurfio lawer o brofiad ar y cyd (os o gwbl) i'w gynnig i gleient, ond efallai eu bod yn brofiadol iawn fel sefydliadau ar wahân. Mae'n bwysig bod cwestiynau'n cael eu gofyn mewn ffordd sy'n golygu bod modd cynnwys yr holl brofiad perthnasol (er enghraifft, caniatáu i aelodau consortiwm ddangos profiad unigol ochr yn ochr ag unrhyw gyflawni ar y cyd).
Dylai prynwyr hefyd ystyried sut byddant yn sicrhau eu hunain bod gan gonsortiwm y trefniadau rheoli a llywodraethu ar waith i reoli'r risgiau sy'n gysylltiedig â chyflawni drwy drefniant consortiwm.
Meini Prawf Dyfarnu
Anogir prynwyr i ystyried gwerthusiadau ar sail y Tendr Mwyaf Manteisiol (MAT) oni bai fod achos busnes cryf dros ddefnyddio'r Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd (MEAT). Y naill ffordd neu'r llall, mae angen cyfleu'r dull gwerthuso'n glir i gyflenwyr yn ystod y cam ymgysylltu â'r farchnad er mwyn helpu i bennu disgwyliadau.
Mae'r Ddeddf Caffael (Adran 23) yn darparu'r canllawiau canlynol.
Wrth bennu meini prawf dyfarnu, rhaid i awdurdod contractio fod yn fodlon eu bod yn,
(a) gysylltiedig â phwnc y contract, (b) digon clir, mesuradwy a phenodol, (c) peidio â thorri'r rheolau ar fanylebau technegol yn adran 56, ac (ch) yn ffordd gymesur o asesu tendrau, gan ystyried natur, cymhlethdod a chost y contract.
(3) Wrth osod meini prawf dyfarnu, rhaid i awdurdod contractio,
(a) ddisgrifio sut y mae tendrau i gael eu hasesu drwy gyfeirio atynt a nodi a fyddai methu â bodloni un neu fwy o feini prawf yn anghymwyso tendr (y "fethodoleg asesu"), ac (b) os oes mwy nag un maen prawf, dangos eu pwysigrwydd cymharol drwy:
- (i) bwysoli pob un fel canran o gyfanswm pwysigrwydd,
- (ii) eu rhoi yn nhrefn eu pwysigrwydd, neu
- (iii) ei ddisgrifio mewn ffordd arall.
Wrth ddyfarnu Lotiau, gall prynwyr gyfyngu ar nifer y Lotiau y gellir eu dyfarnu i unrhyw un cyflenwr.
Wrth ddefnyddio MAT wrth sgorio gwerthusiad, efallai y bydd cynnig gan gonsortiwm yn cynnig mwy o werth na sefydliad unigol. Mae aelodau'r consortiwm yn dwyn ynghyd arbenigwyr yn eu maes a all, gyda'i gilydd drwy gydweithio, gynnig gwell gwerth cyffredinol am arian a mwy o sicrwydd cyflenwad.
Y Cam Rheoli
Hysbysiad Manylion Contract DU 7 / Hysbysiad Newid Contract DU 10 / Hysbysiad Terfynu Contract DU 11 / Hysbysiad Terfynu Caffael DU 12 / Hysbysiad Bwriad Marchnad Ddeinamig DU 13 / Hysbysiad Sefydlu Marchnad Ddeinamig DU 14 / Hysbysiad Addasu Marchnad Ddeinamig DU 15 / Hysbysiad Terfynu Marchnad Ddeinamig DU 16
Mae talu anfonebau'n electronig²² ar gyfer aelodau consortiwm yn gofyn am gynllunio gofalus a chytundeb cynnar. Mae hyn yn atal gwrthdaro diangen, pwysau ariannol gan y partneriaid cyflenwi, ac oedi gyda phrosiectau.
Talu Aelodau'r Consortiwm
Mae sawl ffordd y gall gweithwyr caffael proffesiynol ddewis talu cyflenwyr, yn amrywio o daliadau cardiau prynu, taliadau i brif gontractwyr, a Chyfrifon Banc Prosiect, a threfniadau bancio eraill. Mae dau ddull wedi'u nodi isod.
System cyfrif banc prosiect (PBA) lle mae holl aelodau'r consortiwm yn cael eu talu ar yr un pryd.
Mae'r prif bartner yn anfonebu'r cleient am waith sy'n cael ei gyflawni'n fisol ond mae'n gyfrifol am dalu partneriaid perthnasol sy'n aelodau o'r consortiwm o fewn 30 diwrnod.
Noder: Gall y dull olaf arwain at broblemau llif arian i'r sefydliad arweiniol os oes oedi cyn i'r cleient cyhoeddus dalu h.y. gall y partner arweiniol gyflwyno anfoneb i'r cleient cyhoeddus ar yr un diwrnod ag y mae'r partner(iaid) consortiwm yn cyflwyno anfoneb iddyn nhw. Felly, efallai fod yr incwm a dderbynnir gan y cleient cyhoeddus ychydig yn anghyson â'r refeniw sy'n mynd allan. Mewn rhai achosion, efallai y bydd y cleient cyhoeddus yn gallu talu'r partner arweiniol yn gynharach na 30 diwrnod. Er mwyn rheoli disgwyliadau a helpu'r partner arweiniol i gynllunio cyllid, mae'n bwysig cyfathrebu a chytuno ar delerau talu yn ystod y cam dyfarnu contract.
Mae Hysbysiad Polisi Caffael Cymru (WPPN 011²³) yn annog defnyddio Cyfrifon Banc Prosiectau (PBAs) ar gyfer contractau adeiladu sy'n werth dros £2filiwn. Mae hyn yn hwyluso talu'n brydlon ac yn darparu mesurau diogelu rhag ansolfedd yn y gadwyn gyflenwi. Mae rhagor o wybodaeth ar gael drwy ddilyn y ddolen yn y troednodyn. Mae'n bwysig atgoffa contractwyr bod taliadau drwy PBA yn cymryd rhwng 3-5 diwrnod i'w clirio.
²² Rhan 4, eitem 67 Deddf Caffael 2023
Setlo Anfonebau
Mae Deddf Caffael 2023 yn deddfu cyfnod setlo o 30 diwrnod ar gyfer anfonebau rhwng y cleient a'r prif gontractwr. Wrth adolygu tendrau, dylai'r prynwr chwilio am dystiolaeth bod yr amod hwn yn cael ei ymestyn drwy'r gadwyn gyflenwi ar gyfer is-gontractwyr. Mae Cyfrifon Banc Prosiectau yn lliniaru'r angen i is-gontractwyr neu bartneriaid consortiwm fynd ar drywydd taliadau hwyr²⁴.
Dylai mandad tebyg fod yn berthnasol rhwng aelodau consortiwm. Dylai holl bartneriaid y consortiwm gael eu talu'n deg ac yn ddi-oed.
Ar gyfer contractau sy'n werth dros £2 filiwn ac sy'n para am o leiaf 6 mis, gall y cleient cyhoeddus ddefnyddio Cyfrif Banc y Prosiect i dalu holl aelodau'r consortiwm ar yr un pryd.
Ar gyfer contractau o dan y trothwy, rhaid i'r prif bartner gael ei dalu o fewn 30 diwrnod gan y cleient sector cyhoeddus, a dylai'r partneriaid gytuno ar ddull 30 diwrnod teg o dalu ar gyfer gweddill aelodau'r consortiwm.
Mae hwn yn ffactor pwysig i atgoffa cyflenwyr ohono mewn trafodaeth ymgysylltu â'r farchnad.
Y nodyn olaf ar hyn yw, wrth werthuso'r tendrau, os bydd y prif bartner yn anfonebu ar ran holl aelodau'r consortiwm, gwnewch yn siŵr bod tystiolaeth o gytundeb setlo anfonebau gydag uchafswm o 30 diwrnod rhwng y prif sefydliad ac aelodau eraill y consortiwm.
Wrth reoli'r contract, mae angen i aelodau'r consortiwm ddangos tystiolaeth o gyfathrebu rheolaidd ac effeithiol gyda'i gilydd a gyda'r cleient. Mae angen adolygu taliadau prydlon a'r strategaeth ymadael yn gyfnodol hefyd.
²³ Nodyn Polisi Caffael Cymru WPPN 06/011: Polisi Cyfrifon Banc Prosiectau - Cyngor i Awdurdodau Datganoledig yng Nghymru [HTML] LLYW.CYMRUS ²⁴ New Small Business Commissioner Appointed – What It Means for Late Payments • Top Service
Casgliad
Mae Deddf Caffael 2023 a Deddf Partneriaeth Gymdeithasol a Chaffael Cyhoeddus (Cymru) 2023 yn creu llawer mwy o gyfleoedd i fusnesau o bob maint a lefel o brofiad, gyda rhagor o botensial i chwalu rhwystrau i fusnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol wrth gyflwyno cynigion am gontractau cyhoeddus. Fodd bynnag, dim ond os yw'r cleient yn ymgysylltu cyn gynted â phosibl â'r farchnad gyflenwi y gall hyn ddigwydd. Mae cyfathrebu ac ymgysylltu cynnar yn allweddol i alluogi'r farchnad gyflenwi i baratoi eu sefydliad eu hunain a'u cadwyni cyflenwi ar gyfer cyfleoedd yn y dyfodol.
Mae cydweithio rhwng cyflenwyr yn fethodoleg sydd wedi'i phrofi ac sy'n arwain at gyfleoedd heb eu hail i dyfu, ond mae angen ei strwythuro a'i reoli'n briodol.
Mae Pŵer Partneriaeth: Canllaw i Brynwyr ar Gynnig ar y Cyd wedi egluro pwysigrwydd mabwysiadu proses dendro ar gyfer caffael sy'n fwy cynhwysol a chymdeithasol gyfrifol. Mae denu a gwerthuso cynigion gan gonsortia yn golygu bod gan arweinwyr busnesau bach a chanolig a mentrau gwirfoddol, cymunedol a chymdeithasol yng Nghymru fwy o siawns o elwa o gyfleoedd contract cyhoeddus. Bydd hyn yn ei dro yn eu galluogi i wella dysgu ym mhob sefydliad a datblygu sgiliau a fydd yn hybu twf busnes yn y dyfodol.
Mae'r canllaw wedi cael ei strwythuro gan ddefnyddio pedwar cam y broses dendro ar gyfer caffael: Cynllunio, Diffinio, Caffael a Rheoli.
Cynllunio – mae hysbysiadau piblinell yn arwain at broses dendro fwy cynhwysol ond yn gyntaf defnyddiwch y model PAM a'r enghreifftiau yn Atodiad 1 i sefydlu pa fathau o gontractau sydd fwyaf addas ar gyfer cynigion gan gonsortia.
Diffinio – wrth gynllunio gweithgarwch ymgysylltu â'r farchnad, efallai y bydd angen i chi estyn allan i gefnogi sefydliadau fel Busnes Cymru, Busnes Cymdeithasol Cymru, Cwmnïau Cymdeithasol Cymru a Chanolfan Gweithredu Gwirfoddol Cymru (WCVA). Efallai y bydd y mudiadau hyn mewn gwell sefyllfa i'ch helpu i gyrraedd busnesau llai, yn enwedig mentrau cymdeithasol, mudiadau gwirfoddol a rhai sy'n cael eu harwain gan y gymuned. Peidiwch â meddwl bod yn rhaid i chi wneud hyn i gyd eich hun. Gweithiwch ar y cyd â'r sefydliadau partner hyn i sicrhau proses dendro deg a thryloyw. Mae ymgysylltu cynnar yn hanfodol i helpu cyflenwyr i feithrin hygrededd yn eu sefydliadau eu hunain ac i ystyried eu cadwyni cyflenwi eu hunain.
Caffael – bydd angen i'r prynwr gynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy ar gyfer yr holl bartneriaid a restrir mewn consortiwm. Mae'n bwysig gwneud yn siŵr bod rolau a chyfrifoldebau wedi cael eu hystyried, a sut bydd y contract yn ffurfio pecynnau gwaith i gyflawni'n brydlon ac yn effeithiol. Mae capasiti, rhannu adnoddau a chostio'r consortiwm yn ystyriaethau allweddol sydd wedi'u cynnwys yn y canllaw hwn.
Rheoli – wrth reoli contractau, un o'r prif ystyriaethau yw talu'n brydlon i sicrhau bod yr holl bartneriaid yn cael eu talu o fewn 30 diwrnod. Dylai'r prynwr wirio sut mae'r cynllun cyfathrebu'n datblygu gan y gallai cyfathrebu gwael yn y consortiwm fod yn arwydd o rywbeth mwy difrifol mewn perthynas â chyflawni'r prosiect. Hefyd gwiriwch lywodraethiant, er enghraifft, unrhyw uno neu bartneriaid busnes sy'n wynebu anawsterau ariannol.
Yn gyffredinol, mae angen tystiolaeth gref ar bob cam o'r broses dendro a chyflawni contractau bod aelodau'r consortiwm yn gweithio'n ddi-dor i sicrhau eu bod yn optimeiddio gwerth. Er bod sefydlu consortia yn golygu llawer o waith, mae'r manteision yn ddiguro a gallant arwain at gyfleoedd unigryw i'r partneriaid busnes dyfu eu busnesau yn y dyfodol. Fel prynwr, mae gwybod bod eich contract wedi gwneud i hyn ddigwydd yn uchelgais sy'n rhoi boddhad mawr i chi.
Atodiad 1: Enghreifftiau ymarferol o PAM
Enghraifft 1: Fframwaith Glanhau Ffenestri
Yn yr enghraifft hon o lanhau ffenestri, mae'r dadansoddiad PAM yn dangos ei fod yn addas ar gyfer consortia.
Ffactorau Ochr Prynu: Mae amser i baratoi fframwaith tendr; gellir creu manyleb yn rhwydd; gellir ei ehangu'n sylweddol; mae'n rhannol yn wasanaeth (amser a lleoliad) ond mae'n defnyddio cynnyrch glanhau; mae'n risg isel o ran perfformiad; nid yw'n rhyngweithio'n uniongyrchol â defnyddwyr terfynol (ar wahân i gyfyngiadau mynediad) ac mae ei angen mewn llawer o leoliadau ar gyfer cyngor penodol (daearyddiaeth gyfyngedig).
Ffactorau Ochr Cyflenwi: Mae marchnad gystadleuol yn bodoli; mae cyflenwyr yn symudol iawn; mae mynediad i'r farchnad yn rhwydd; mae fel arfer yn cael ei wasanaethu gan gyflenwyr sefydledig ond ar raddfa fach yn bennaf; a gall consortia presennol dyfu ar gyfer contractau mwy gan ei bod yn hawdd cyflwyno aelodau newydd.
Enghraifft 2: Fframwaith Athrawon Cyflenwi
Yn yr enghraifft hon o athro cyflenwi, mae'r dadansoddiad PAM yn dangos ei fod yn addas ar gyfer consortia.
Ffactorau Ochr Prynu: Mae amser i baratoi tendr fframwaith; gellir creu manyleb sylweddol gyda rhywfaint o arbenigedd; gellir ei ehangu o bosibl drwy lotiau; mae'n cael ei yrru'n bennaf gan wasanaeth (amser a lleoliad); mae'n risg resymol o ran perfformiad (bydd modd dangos cymwysterau a phrofiad); mae'n rhyngwynebu'n uniongyrchol â defnyddwyr terfynol (gyda chyfyngiadau mynediad CRB) ac mae cyngor ei angen mewn llawer o ysgolion.
Ffactorau Ochr Cyflenwi: Mae marchnad gystadleuol yn bodoli; mae'r ddarpariaeth ar lefel ysgol o fewn daearyddiaeth fwy; mae rhai costau mynediad i'r farchnad, ond mae'r gwasanaeth yn cael ei ddarparu ar safleoedd Cleientiaid; mae yna gyflenwyr sefydledig; gallai consortiwm ehangu yn ôl yr angen cyn belled â bod y systemau Sicrhau Ansawdd a diogelwch sylfaenol ar waith.
Enghraifft 3: Ysgol Gynradd Newydd gyda Chyllideb Amcangyfrifiedig o £4m
Yn yr enghraifft hon o ysgol gynradd, mae'r PAM yn dangos ei fod yn addas ar gyfer consortia.
Ffactorau Ochr Prynu: Mae amser i baratoi tendr; mae angen dylunwyr allanol i greu'r fanyleb; mae'n gymharol hawdd creu pecynnau gwaith ar wahân; mae'n cael ei yrru'n bennaf gan gynnyrch (amser a lleoliad) ond mae angen rhywfaint o gynllunio a rheoli prosiect; mae'n risg ganolig o ran perfformiad (dyddiad cwblhau a chydymffurfio â'r fanyleb); fel adeilad newydd nid yw'n rhyngweithio'n uniongyrchol â'r defnyddwyr terfynol; ac mae cyngor ei angen mewn un lleoliad.
Ffactorau Ochr Cyflenwi: Fel prosiect adeiladu llai, mae amrywiaeth o gyflenwyr o wahanol faint ar gael; gall cyflenwyr weithio ar safle'r ysgol; gellir creu consortia newydd i gystadlu; mae rhai prif gontractwyr sefydledig yn y sector; mae'n debyg y bydd angen i gyflenwyr rannu gwybodaeth am gostau fel rhan o'r cyfanswm pris a dylent fabwysiadu Cyfrif Banc Prosiect ar gyfer taliadau yng Nghymru.
Enghraifft 4: Adain Ysbyty newydd gwerth £20m
Nid yw'r enghraifft newydd hon o adain ysbyty yn addas ar gyfer consortia. Gallai busnesau bach a chanolig gynnig cymryd rhan fel rhwydwaith o gyflenwyr gan weithio i brif gontractwr.
Ffactorau Ochr Prynu: Bydd y gwaith o gynllunio'r prosiect a chaffael fel arfer yn para mwy na 12 mis; mae ganddo fanyleb gymhleth gyda dylunwyr arbenigol; mae'n unigryw ac yn fawr; mae'n cael ei yrru'n bennaf gan wasanaeth a rhaid ei gydlynu'n eithriadol o dda; mae'n risg uchel o ran perfformiad gydag agweddau critigol ar sicrhau ansawdd i'w rheoli (sydd eu hangen mewn ysbyty sy'n gweithio): mae'n bwysig gweithio o amgylch y defnyddwyr terfynol; ac mae'n benodol i leoliad.
Ffactorau Ochr Cyflenwi: Mae cyflenwyr arbenigol mawr yn dominyddu'r farchnad; mae'r ddarpariaeth wedi'i chydleoli; mae llawer o arbenigeddau cymhleth ac integredig yn gysylltiedig, gyda rhwystrau mynediad uchel; rhaid defnyddio gweithdrefnau caffael a chontractio'r GIG (hanes blaenorol); ac mae'n ddrud dod â chyflenwyr newydd i mewn oherwydd bod angen cadwyni cyflenwi profedig. Bydd contract mor fawr yn denu llawer o gystadleuaeth hefyd.
Mae'r Model Asesu Caffael llawn (Ffigur 3, gweler y Cam Cynllunio) yn cael ei gymhwyso i bob un o'r pedair enghraifft uchod fesul y 13 ffactor ochr-prynu ac ochr-gyflenwi, gan gynhyrchu sgôr RAG i lywio a ddylid annog cynigion ar y cyd ar gyfer pob math o gontract.
Atodiad 2: Modelu Ariannol Consortia
Os ydych wedi gofyn i bob aelod o gonsortiwm roi data ariannol i chi fel rhan o'r broses dendro, efallai y bydd y canlynol yn ddefnyddiol i chi fel ffordd o asesu sefydlogrwydd ariannol cyffredinol y consortiwm. Mae'r set o gwestiynau SQ yn cynnwys geiriad sy'n caniatáu i gonsortia gynnal y dadansoddiad hwn ar eich rhan, gan gynnwys manylion y gwaith dadansoddi. Mae hwn yn opsiwn gwell, gan y byddai'n anodd i chi fel prynwr asesu maint y masnachu rhyng-sefydliadol lle mae un rhan o gonsortiwm wedi gweithredu fel is-gontractwr i un arall yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw, er enghraifft.
Cyfuno data ar berfformiad ariannol sy'n fwyaf priodol pan fydd aelodau o gonsortiwm yn gweithio gyda'i gilydd i gynyddu capasiti ar y cyd. Yn hytrach, pan fo consortiwm yn bodoli i gyflawni gwahanol elfennau contract, ac mae rhai o'r rhain yn fwy critigol i gyflawni'n gyffredinol nag eraill, efallai y bydd dadansoddiad ar wahân o sefydlogrwydd ariannol yn fwy priodol - rhowch sylw arbennig i'r "ddolen wannaf". Os nad ydych yn gallu rhagweld y math o gonsortiwm a allai gynnig, a bod y risg o fethiant yn uchel, byddai angen i chi sicrhau bod eich model yn ddigon hyblyg i ganiatáu dadansoddiad cyfunol neu ar wahân.
Datganiad Elw a Cholled Hybrid y Consortiwm
Tabl 4.1 Datganiad Elw a Cholled Hybrid Consortiwm 3 Aelod
| Elw a Cholled | Aelod 1 | Aelod 2 | Aelod 3 | Cyfanswm* |
|---|---|---|---|---|
| Trosiant | A1 | A2 | A3 | Aᵀ = A1+A2+A3 |
| Pryniannau | B1 | B2 | B3 | Bᵀ = B1+B2+B3 |
| Costau Uniongyrchol | C1 | C2 | C3 | Cᵀ = C1+C2+C3 |
| Gorbenion | D1 | D2 | D3 | Dᵀ = D1+D2+D3 |
| EBIT | E1 | E2 | E3 | Eᵀ = E1+E2+E3 |
* Nodiadau
- Xᵀ yw cyfanswm y consortiwm ar gyfer pob rhes berthnasol.
- Lle bo modd, dylid addasu'r cyfanswm ar gyfer unrhyw fasnachu rhyng-sefydliadol rhwng yr aelodau arfaethedig. Mae hyn yn osgoi cyfrif ddwywaith a allai wella ffigurau'r consortiwm. Os yw aelodau eisoes wedi gweithio fel consortiwm, mae masnachu rhyng-sefydliadol yn debygol iawn.
- Yr Elw Hybrid Cyn Llog a Threth (EBIT) yw Eᵀ, felly Eᵀ = Aᵀ – (Bᵀ + Cᵀ + Dᵀ)
Prawf EBIT y Consortiwm
Gall prawf Enillion Cyn Llog a Threth (EBIT) weithio i gonsortiwm gan ei fod yn endid sy'n cyflwyno cynnig. Ar gyfer model cyfun (hybrid), mae'n Eᵀ. Os defnyddir model aelod arweiniol, gall hefyd fod yn E1. Efallai y bydd angen i chi ymgynghori â'r parti sy'n cyflwyno cynnig a/neu ofyn am y dystiolaeth ategol ar Ddatganiad Elw a Cholled Hybrid.
Tabl 5.2 Mantolen Hybrid Consortiwm 3 Aelod
| Mantolen | Aelod 1 | Aelod 2 | Aelod 3 | Cyfanswm* |
|---|---|---|---|---|
| Asedau Sefydlog (Fᵀ) | ||||
| Asedau Sefydlog | F1 | F2 | F3 | Fᵀ = F1+F2+F3 |
| Asedau Cyfredol (CAᵀ = Gᵀ + Hᵀ + Iᵀ + Jᵀ) | ||||
| Cyfrifon derbyniadwy | G1 | G2 | G3 | Gᵀ = G1+G2+G3 |
| Arian yn y Banc | H1 | H2 | H3 | Hᵀ = H1+H2+H3 |
| Buddsoddiadau tymor byr | I1 | I2 | I3 | Iᵀ = I1+I2+I3 |
| Asedau Cyfredol eraill | J1 | J2 | J3 | Jᵀ = J1+J2+J3 |
| Rhwymedigaethau Cyfredol (CLᵀ = Kᵀ + Lᵀ + Mᵀ) | ||||
| Cyfrifon taladwy | K1 | K2 | K3 | Kᵀ = K1+K2+K3 |
| Trethi | L1 | L2 | L3 | Lᵀ = L1+L2+L3 |
| Rhwymedigaethau Cyfredol eraill | M1 | M2 | M3 | Mᵀ = M1+M2+M3 |
| Rhwymedigaethau Tymor Hir (LTLᵀ = Nᵀ + Oᵀ) | ||||
| Benthyciadau | N1 | N2 | N3 | Nᵀ = N1+N2+N3 |
| Rhwymedigaethau Tymor Hir eraill | O1 | O2 | O3 | Oᵀ = O1+O2+O3 |
| Cyfalaf a Chronfeydd Wrth Gefn (CRᵀ = Pᵀ + Qᵀ + Rᵀ + Sᵀ) | ||||
| Cyfalaf cyfrannau | P1 | P2 | P3 | Pᵀ = P1+P2+P3 |
| Cronfeydd Wrth Gefn | Q1 | Q2 | Q3 | Qᵀ = Q1+Q2+Q3 |
| Cyfrif Elw a Cholled | R1 | R2 | R3 | Rᵀ = R1+R2+R3 |
| Cyfalaf a Chronfeydd Wrth Gefn eraill | S1 | S2 | S3 | Sᵀ = S1+S2+S3 |
** Nodiadau
- Hafaliad y fantolen yw ASEDAU = RHWYMEDIGAETHAU + CYFALAF. Felly, y gwiriad yw Fᵀ + CAᵀ = CLᵀ + LTLᵀ + CRᵀ
- Efallai y bydd yn bosibl addasu ar gyfer masnachu rhwng aelodau'r consortiwm, ond mae mantolen yn ymwneud â sefyllfa'r endidau ar un diwrnod ar ddiwedd y flwyddyn fasnachu. Gan mai dim ond mis o fasnachu rhwng sefydliadau y mae hyn yn debygol o'i gynnwys, mae'r effaith yn gymharol fach ac yn effeithio'n gyffredinol ar Gᵀ a Kᵀ.
- Bydd unrhyw asedau yn Fᵀ sy'n eiddo ar y cyd yn cael eu prisio'n gymesur ac felly ni ddylai fod angen addasiadau rhwng aelodau.
- Gellir cynnwys menter ar y cyd rhwng yr aelodau, fel partneriaeth atebolrwydd cyfyngedig, fel aelod 'rhithwir' ychwanegol (M4) oherwydd gallai fod ag asedau a/neu rwymedigaethau sylweddol ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Yn yr achos hwn, mae angen newid y Fantolen Hybrid ar gyfer masnachu rhwng y fenter a'i haelodau er mwyn osgoi cyfrif ddwywaith.
Prawf Cymhareb Asid y Consortiwm
Ar gyfer 3 aelod consortiwm, cyfrifir y prawf Cymhareb Asid fel a ganlyn:
(Gᵀ + Hᵀ + Iᵀ) / CLᵀ = Cymhareb Asid
Mewn amgylchiadau arferol, dylai'r gymhareb hon fod yn fwy nag 1 (neu 100+% os caiff ei mynegi fel canran). Fodd bynnag, mae rhesymau tymor byr dilys yn aml i'r ffigur ddisgyn o dan 1.
Atodiad: Trosolwg o'r Broses Asesu Risg a Chynllunio ar gyfer Cynnig/Gweithio ar y Cyd
Mae'r broses yn dilyn tair haen — 0 Llywodraethu, 1 Strategol, a 2 Ymgysylltu — ar draws pum parti: Noddwr Sector Cyhoeddus, Tîm Caffael, Consortiwm, Aelod Arweiniol y Consortiwm, ac Aelod o'r Consortiwm. Mae pum "gât" yn nodi pwyntiau penderfynu allweddol drwy'r broses.
0 Llywodraethu
- Noddwr Sector Cyhoeddus: Dylunio Polisi Cynnig ar y Cyd → Creu Templed Asesu a Rheoli Risg ar gyfer Cydweithio
- Gât 0
- Consortiwm / Aelod Arweiniol y Consortiwm: Creu Asesiad Risg ar gyfer Cynnig ar y Cyd → Creu Templed Rheoli Risg ar gyfer Cydweithio
- Noddwr Sector Cyhoeddus: Sefydlu Gweithdrefnau Rheoli Risg eich Corff ar gyfer Cynnig ar y Cyd
- Consortiwm: Sefydlu Gweithdrefnau Rheoli Risg ar gyfer y Consortiwm
- Gât 1
- Aelod Arweiniol y Consortiwm / Aelod o'r Consortiwm: Asesu materion mewnol a allai achosi risgiau i'r consortiwm → Paratoi Asesiad Effaith ar gyfer cydweithio a dilyniant
- Noddwr Sector Cyhoeddus: Asesu materion mewnol a allai achosi risgiau o ran cynnig ar y cyd → Paratoi Asesiad Effaith ar gyfer cydweithio a dilyniant
- Pob parti: Asesu sut y bydd gweithio ar y cyd yn effeithio ar bolisïau cynaliadwyedd a chyfrifoldeb cymdeithasol
- Tîm Caffael: Sicrhau bod Polisïau a Gweithdrefnau perthnasol ar gyfer Cynigion yn cael eu diweddaru ar gyfer cynigion ar y cyd
1 Strategol
- Noddwr Sector Cyhoeddus / Consortiwm: Amlinellu perchnogaeth a rhesymeg risg ar y cyd – paratoi Cofrestr Risgiau'r Prosiect
- Tîm Caffael: Cyfathrebu polisïau a meini prawf derbyn mewn perthynas â risg ar gyfer cynigion ar y cyd mewn Gwahoddiad i Dendro
- Gât 2 / Gât 3
- Noddwr Sector Cyhoeddus: Asesu agwedd y Consortiwm tuag at Reoli Risg fel rhan o'r broses o gyflwyno cynigion
- Consortiwm: Cytuno ar Broses Rheoli Risg y Consortiwm
- Gât 4
2 Ymgysylltu
- Cael llyfr agored ar gyfer unrhyw risg sy'n ymwneud ag ymadael a gwaddol fel rhan o'r broses o drafod contractau. Creu UWCH-GYNLLUN RISG Y PROSIECT. Asesu unrhyw fylchau a'u llenwi – Noddwr a Chonsortiwm gyda'i gilydd.
- Cynnwys y Cynlluniau Rhannu Risg cyfun yng Nghynllun Prosiect y Consortiwm.
Gwaith Darllen a Argymhellir
- Browne and Jacobson, Managing consortium bids (PCR2015) available at: https://www.brownejacobson.com/insights/managing-consortium-bids
- Competition Authority, ar gael yn: Crossley, A., Lynch, J., Hurrell, S., & Edwards, R. (2016). Assessing the Suitability of Supplier Consortia for Public Procurement Contracts. In H. Afsarmanesh, L. M. Camarinha-Matos, & A. Lucas Soares (Eds.), Collaboration in a Hyperconnected World: 17th IFIP WG 5.5 Working Conference on Virtual Enterprises, PRO-VE 2016, Porto, Portugal, October 3-5, 2016, Proceedings (Arg 1af., Cyf. 480, t. 189). Springer.
- Crown Commercial Services, what is a consortium and how can they benefit SMEs, ar gael yn: https://www.crowncommercial.gov.uk/news/news-consortiums-ccs
- SME Guide for Nuclear 2014 ar gael yn: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/475681/Guide-to-SME-collaboration2014.pdf
- The Institute for Collaborative Working, ar gael yn: https://www.instituteforcollaborativeworking.com/
- The ICW Collaboration Playbook, ar gael yn:
- The ICW Partner, ar gael yn: https://www.instituteforcollaborativeworking.com/News-&-Events/The-Partner
- UK Cabinet Office – FAQ Groups of Bidders, ar gael yn: https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/930705/PPN_0720_FAQs_.pdf
- Caffael doethach, ar gael yn: https://www.llyw.cymru/caffael-cyhoeddus-doethach-yng-nghymru
- Public procurement rules drive growth opportunities, ar gael yn: https://www.gov.uk/government/news/new-public-procurement-rules-to-drive-growth-opportunities-for-small-businesses-and-exclude-suppliers-that-fail-to-deliver
- Gweithio mewn consortia, ar gael yn: Gweithio mewn consortia | Busnes Cymru - Busnes Cymdeithasol Cymru
- How to bid for government contracts, ar gael yn: https://www.gov.uk/guidance/how-to-bid-for-government-contracts-as-a-consortium
- Consortiums, ar gael yn: https://www.crowncommercial.gov.uk/news/news-consortiums-ccs
- The sourcing and consultancy playbook, ar gael yn: https://www.gov.uk/government/publications/the-sourcing-and-consultancy-playbooks
- Datganiad Polisi Caffael Cymru ar gael yn: https://www.gov.wales/sites/default/files/publications/2022-08/wales-procurement-policy-statement-2022.pdf
Efallai na fydd y ffeil hon yn gyfan gwbl hygyrch.