Sut i Arbed Amser a Gweithio’n Glyfrach

2. Pa fanteision y gallwn eu disgwyl?

• Costau cyfalaf: Llai o gostau cyfalaf ac arbed ar ofod ffisegol drwy gyfnewid gweinyddion gyda storio hybrid neu yn y Cwmwl sy’n cwrdd â’ch union anghenion.
   

• TG Hyblyg: Gyda dim ond ychydig o waith, gall meddalwedd Cwmwl ‘siarad’ a’i gilydd fel bod y newidiadau i sut y rhedwch eich busnes yn gyflym a chost-effeithiol.
   

• Y Gadwyn Gyflenwi: Ystyriwch integreiddio eich systemau i wella’r llif gwybodaeth a rhoi sylw i feysydd lle mae prosesau sydd wedi dyddio'n amharu ar y gadwyn ychwanegu gwerth.
   

• Cydymffurfio: Mae busnes mwy hyblyg yn arwain at gydymffurfio’n haws â’r safonau ansawdd sy’n ofynnol gan normau'r diwydiant neu bartneriaid masnachu.
   

• Gwybodaeth Busnes: Pan fydd systemau’n cydweithredu ar draws gwahanol adrannau, mae cyfle i ddadansoddi a gweithredu ar ddata marchnad cryfach.
   

• Cynhyrchedd eich staff: Mae rhaglenni Cwmwl yn gadael i staff oddi-ar-y-safle ddiweddaru gwybodaeth mewn amser real yn lle gorfod dod yn ôl i mewn i'r swyddfa.
   

• Perfformiad eich staff: Mae gan y rhan fwyaf o feddalwedd Cwmwl ddangosfyrddau a systemau adrodd annatod i helpu staff i berfformio’n well a chydweithredu’n fwy effeithiol.
   

• Cwsmeriaid mwy triw: Gallwch gadw mwy o gwsmeriaid gydag ymgyrchoedd marchnata awtomatig wedi eu pweru gan lwyfannau cyfryngau cymdeithasol a CRM drwy’r Cwmwl.  
   

• Gwasanaeth cwsmeriaid: Gallwch hefyd ddefnyddio adroddiadau a dadansoddiadau CRM i gynllunio ymgyrchoedd marchnata a chynnig gwasanaethau a chymorth gwell i gwsmeriaid.
   

• Cyfrifoldeb amgylcheddol: Gallwch gyfnewid cyfarfodydd wyneb yn wyneb am rith-gyfarfodydd er mwyn defnyddio llai o danwydd ac ennill amser teithio di-fudd yn ôl.
   

• Costau ynni: Mae cyfnewid rhith-weinyddion a gwasanaethau cyfrifiadura Cwmwl yn golygu bod llai o angen gweinyddion sy’n llyncu ynni ym mhob swyddfa.
   

• Diogelu eich asedau: Dewiswch becynnau Cwmwl sy’n datrys bygs meddalwedd yn awtomatig i leihau unrhyw broblemau diogelwch ac arbed amser o uwchraddio gorfodol.
   

• Storio wrth gefn: Gallwch leihau’r risg o golli data ar eich cwsmeriaid, cynhyrchion a data masnachol drwy storio data wrth gefn yn awtomatig yn y Cwmwl.
   

• Maint eich elw: Gallai llai o gostau talu allan, cyfathrebu cyflymach a chyswllt gwell gyda chwsmeriaid greu mwy o elw i’ch cwmni.
   

3. Enghraifft go iawn

Mae cwmni ymgynghori asbestos Enquin Environmental, sydd â’i bencadlys yng Nghymru, wedi gwneud dros £300,000 o arbedion, sy’n cyfateb i 30% o’i gostau rhedeg, ac wedi gwella ei gynhyrchedd o 50% drwy ddefnyddio technoleg ddigidol i drawsnewid ei brosesau a’i ddiwylliant.

Roedd y cwmni’n cydnabod bod angen iddynt fuddsoddi mewn atebion digidol ar gyfer swyddogaethau tirfesur a rheoli swyddfa ac erbyn heddiw mae bron pob un o’u prosesau a’u systemau’n electronig. Mae hyn wedi gwella amseroedd trosiant cwsmeriaid o 50%, o bedair wythnos i lai na dwy.

• Mae meddalwedd newydd yn arbed amser drwy gasglu data’n awtomatig o’r ymholiad cyntaf i anfonebu, a gellir traws-wirio ei gywirdeb o bell.

•  Mae gan gwsmeriaid bellach eu porth eu hunain i reoli asbestos yn eu portffolios eiddo 24/7 o unrhyw le yn y byd.

• Mae staff yn teithio llai oherwydd bod cofnodion yn cael eu trosglwyddo’n ddigidol yn hytrach na’n dod i mewn i'r swyddfa.

• Mae gan syrfewyr Enquin y dechnoleg ddiweddaraf i gasglu data tirfesur ac yn gallu lanlwytho adroddiadau maes drwy ddefnyddio dyfeisiau llaw digidol. 

• Mae gweithio’n hyblyg, trosglwyddo adroddiadau ar y job, a ffeilio ar system ganolog yn golygu nad yw’r cwmni wedi’i gyfyngu gan ddaearyddiaeth ac yn fwy cystadleuol a phroffesiynol.  

4. Meddalwedd cynhyrchedd swyddfa

Mae meddalwedd cydweithredu a chynhyrchedd swyddfa da’n gadael i nifer o ddefnyddwyr weithio o’r un ddogfen ar yr un pryd, ac o rywle. Maen nhw wedi eu dyfeisio i weithio ar draws ystod o ddyfeisiau a systemau gweithredu, ac mae gan lawer ‘apiau’ penodol i’w lawrlwytho. Ond mae o hyd yn werth gwirio ‘amser mynd’ a'u bod yn gydnaws ar gyfer eich busnes. Golyga amser mynd yr amser y mae’r system ar gael ar-lein ac yn cael ei ddefnyddio i roi syniad o ba mor ddibynadwy yw’r gwasanaeth dros gyfnod o fis.

Dyma rai i’w hystyried: apiau Google, Microsoft 365, Skype, Lync, GoToMeting, ProjectPlace, Replicon, SharePoint, Dropbox ac Exchange. Mae llawer o’r technolegau hyn yn gorgyffwrdd neu’n integreiddio er mwyn rhoi profiad unedig i’r defnyddiwr.

Gan lawer bydd hyn o fewn Microsoft Outlook lle gellir cyfuno’r canlynol:

• E-byst gan Exchange neu Gmail

• Cysylltiadau gan Exchange

• Rhannu ffolderi a dogfennau gan SharePoint

• Negeseuon Gwib, cyfarfodydd, apwyntiadau a sgwrsio ar-lein gan Skype

5. Ystyriaethau integreiddio systemau ar gyfer busnesau llai

P’un ai’n fawr neu’n fach, gall unrhyw gwmni ddefnyddio Band Eang Cyflym Iawn i bweru eu busnes gyda thechnoleg ar-lein – yn wir, cwmnïau llai mwy hyblyg sy’n dechrau o’r gwaelod sydd efallai’n cael pethau’n haws. Drwy greu map proses o’r hyn yr ydych eisiau ei gyflawni nawr ac i’r dyfodol, a dewis ychydig o raglenni Cwmwl i roi cynnig arnynt cyn prynu, gallwch leihau eich costau cyfalaf a diwygio eich prosesau wrth i chi dyfu.

Efallai y penderfynwch eu bod eisiau marchnata i gwsmeriaid drwy’r cyfryngau cymdeithasol, cofnodi eu gwybodaeth ar system CRM a sefydlu cyfathrebu awtomatig i ennill cwsmeriaid drwy eu penderfyniad prynu.  Dechreuwch drwy fapio’r llif gwybodaeth a'i osod mewn fframwaith. Unwaith y gwyddoch beth yr ydych eisiau ei gyflawni, argymhellwn eich bod yn ymchwilio pa becynnau meddalwedd sy’n debygol o fod yn ddefnyddiol. Cymrwch amser i ddarllen adolygiadau cwsmeriaid a holi am brofiadau busnesau eraill y gwyddoch amdanynt ac yr ydych yn ymddiried ynddynt.

6. Ystyriaethau integreiddio systemau ar gyfer busnesau mwy

Mae gan fusnesau mawr, cymhleth gyda gwahanol adrannau ar draws gwahanol leoliadau daearyddol, neu sy’n rhan o gadwyn gyflenwi fawr, nifer o ystyriaethau y gall eu hadran TG gynghori arnynt. Mae’n arbennig o bwysig nad ydych yn cyflwyno gwahanol raglenni meddalwedd heb feddwl am sut y byddant yn gweithio gyda’i gilydd, yn enwedig os ydych yn dibynnu ar hen systemau a allai fod yn anhyblyg.

Os ydych yn ystyried ailwampio eich systemau TG, y duedd gyffredinol yw symud at fodelau Meddalwedd fel Gwasanaeth. Yn ogystal ag arbed costau, y fantais fawr yw’r hyblygrwydd a roddir i fusnesau i addasu’n gyflym i anghenion economi a marchnad oherwydd bod prosesau busnes wedi eu cefnogi, yn hytrach na’u rhwystro, gan dechnoleg fwy newydd. Bydd cynllunio’n helpu eich busnes i lifo’n ddidramgwydd drwy sicrhau eich bod yn deall sut y mae eich systemau’n cydweithio ac yn rhannu gwybodaeth.

7. Gweithio’n glyfrach unwaith y bydd systemau newydd yn eu lle

Yn ôl Stephen Covey yn ei lyfr The 7 Habits of Highly Effective People, y cam cyntaf yw edrych ar eich tasgau a phenderfynu pa rai sy’n bwysig a pha rai sy’n rhai brys. Lluniodd y matrics canlynol:

Yn y broses gynllunio, yr ateb yw canolbwyntio ar y pethau sy’n bwysig a rheoli’r pethau sy’n frys (a phwysig). Ceisiwch gynnwys y tîm cyfan, neu o leiaf cynrychiolwyr o bob tîm, fel y gallwch ddiwygio prosesau ac atal dyblygu.

Prif sbardun y broses hon yw sicrhau bod gan staff y sgiliau sydd ei angen arnynt i berfformio a rhagori er mwyn arbed amser a gweithio’n glyfrach, a bydd creu diwylliant o ddysgu yn eich sefydliad yn helpu.

 ‘Dweud wrtha i ac fe anghofiaf, dysga fi ac efallai y cofiaf,

ond os caf fy nghynnwys rwy’n siŵr o ddysgu.’

Benjamin Franklin (1706-1790)

8. Cynllunio ar gyfer dysgu

Gelwir fframwaith realistig ar gyfer y sgiliau a enillir ar draws sefydliad yn fframwaith 70-20-10, fel y mae’r diagram isod yn ei ddangos:

Ffynhonnell 3ydd parti: Alan Bellinger Cyflymu Cymru i Fusnesau

9. Argymhellion gweithredu ac awgrymiadau

Annog diwylliant o fod yn agored: Ceisiwch gael cyn lleied o agendâu cudd â phosib a cheisio trafod pethau’n agored. Y nod yw creu cyd-ymddiriedaeth a chyd-gefnogaeth, bydd hyn yn talu ar ei ganfed i chi.

Gwerthuso canlyniadau dysgu: Mae’n arfer da dilyn polisi o edrych yn ôl ar yr holl ganlyniadau. Penderfynwch a oedden nhw’n ddisgwyliedig a chofiwch ganolbwyntio ar ganlyniadau annisgwyl – p’un ai’n dda neu ddrwg. Drwy wneud hyn gallwch yna ddiwygio a gwella.

Cyflwyno modelau rôl: Bydd rheolwyr bob amser yn gwybod pwy yw eu perfformwyr gorau; ond efallai na fydd eraill yn y sefydliad yn gwybod hynny. Ceisiwch greu diwylliant lle caiff modelau rôl eu cydnabod a hwythau yn eu tro’n cydnabod bod ganddynt gyfrifoldeb i gefnogi eraill. Gwnewch bwynt rheolaidd o annog cydweithredu.

Cynllunio ar gyfer newid – nid y dechnoleg yn unig sy’n bwysig: Y gwir wahaniaeth yw sut y gall technoleg wella’r ffordd y rhedwch eich busnes. Hyd yn oed cyn derbyn Band Eang Cyflym Iawn, dylech fod yn cynllunio ar gyfer sut i wneud y mwyaf o dechnolegau Cwmwl ar gyfer eich busnes.

10. Gwybodaeth ychwanegol

Defnyddiwch gyfeirlyfr meddalwedd Cyflymu Cymru i Fusnesau i weld pa feddalwedd a allai eich helpu i redeg eich busnes.