Mae busnes Martyn a Sarah Walker yn ffynnu, ond mae’r pâr priod yn cyfaddef bod eu llwyddiant yn chwerw-felys, gan eu bod wedi gweld gyda’u llygaid eu hunain sut mae straen modern yn effeithio ar y system nerfol, gan arwain at gam-linio esgyrn a chymalau a phoen cyhyrol. Yn ystod y blynyddoedd diwethaf, cymaint fu’r galw am wasanaethau ceiropracteg penderfynodd y pâr agor clinig ym Mhen-y-bont ar Ogwr i ategu eu practis ym Mhorthcawl. Ar yr adeg honno, ynghyd ag angen dirfawr i reoli eu dyddiaduron prysur a gwneud bywyd yn haws i’w cwsmeriaid, daeth Walker Chiropractic i’r casgliad y gallent efelychu eu dull cyfannol o reoli poen yn eu ‘practis digidol’. Ac mae'r canlyniadau wedi bod yr un mor iasol.
Mae’r system ddigidol wedi ein galluogi i ddatrys y broblem amser
“Rydym ni’n canolbwyntio ar iechyd ein cwsmeriaid ond, fel llawer o berchnogion busnes, anghofion ni ddangos yr un gofal i’n practis,” esboniodd Sarah Walker. “Nid oedd y practis mewn trafferthion, fel y cyfryw, ond roedd heriau niferus ac roedden ni eisiau gweld beth y gallem ei drwsio a sut.” Darganfu’r Walkers y byddai system ddigidol yn eu galluogi i ddatrys problem amser. Cyn bo hir, bydd system archebu ar-lein yn caniatáu i gleifion wneud neu ganslo apwyntiadau heb aros i siarad â’r dderbynfa. Bydd marchnata awtomataidd sy’n defnyddio system CRM (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid) yn ymgysylltu â chleifion ac yn cefnogi atgyfeiriadau cyflym, tra bod cofnodion iechyd digidol yn golygu llai o waith gweinyddol a mwy o amser ar gyfer gofal cleifion.
Dechreuom ni edrych ar ein busnes mewn ffordd gyfannol
“Rydym ni bob amser yn edrych ar ofal ein cleifion mewn ffordd gyfannol, ond nid oedd wedi gwawrio arnom fod modd gwneud yr un peth â'r busnes,” esboniodd Sarah. “Roedd gennym nifer o broblemau ond roeddwn yn edrych arnynt ar wahân. Roeddem ni eisiau parhau i ehangu ein sylfaen cwsmeriaid a chadw mewn cysylltiad â’n cwsmeriaid presennol. Ar ben hynny, roeddem ni’n awyddus i leihau’r gwaith papur a’i gwneud yn haws i reoli cofnodion ein cleifion ac apwyntiadau. Dim ond ar ôl i ni gwrdd â chynghorydd o Cyflymu Cymru i Fusnesau yr oedd hi’n bosibl i ni ddefnyddio system ddigidol i gysylltu popeth. Y peth allweddol i ni oedd amser.”
Helpodd y cynghorydd busnes digidol i ni weld sut y gallem wella’r busnes
Ymhelaethodd Sarah: “Nid oeddem yn gwybod beth i’w wneud yn gyntaf ond, oherwydd ein bod ni wedi agor practis newydd ym Mhen-y-bont ar Ogwr yn ddiweddar, Facebook oedd y lle amlwg i ni hysbysebu. Mynychon ni ddigwyddiad cyfryngau cymdeithasol wedi’i arwain gan Cyflymu Cymru i Fusnesau, oedd yn ddefnyddiol tu hwnt, yn enwedig i rywun o fy oedran i sydd ddim yn gyfarwydd â chyfathrebu fel hyn. Ond y sesiwn wyneb yn wyneb â chynghorydd busnes digidol a gynorthwyodd ni i weld sut gall meddalwedd arbed amser, darparu gwell gwasanaeth i gwsmeriaid a gwella’r ffordd rydym yn rhedeg y busnes.”
Dyddiadur ar-lein ydyw e ar yr arwyneb, ond mae’n gwneud llawer mwy na hynny
Yn llawn hyder, cyflwynodd y cwmni becyn rheoli practis teilwredig, Practice Hub, sy’n creu set esblygol o gofnodion iechyd digidol ar gyfer cleientiaid y practis, sy’n hygyrch ar unwaith ac yn cael eu storio’n ddiogel ar-lein. “Dyddiadur ar-lein y gallwn gael mynediad o bell iddo os rydym allan o’r swyddfa yw e ar yr arwyneb. Ond oherwydd bod holl gofnodion ein cleifion wedi cael eu digideiddio, mae gennym fynediad at ddata defnyddiol yn awr, er enghraifft rhyw cleifion, sawl unigolyn sy’n dod trwy’r drws a pha mor hir maen nhw’n aros. Cyn bo hir, bydd ein cleifion yn gallu ei ddefnyddio i wneud apwyntiadau ar-lein,” medd Sarah.
Rydym ni wedi gweld cynnydd o 50% mewn ymholiadau gan gwsmeriaid ers dechrau defnyddio Facebook
Mae'r pecyn wedi’i integreiddio ag Active Campaign, sef system CRM mae Walker Chiropractor yn ei defnyddio erbyn hyn i gadw mewn cysylltiad â chwsmeriaid presennol. Mae’n rhoi gwell dealltwriaeth i Sarah o’i sylfaen cwsmeriaid, gan olygu ei bod yn gallu defnyddio’r wybodaeth i ddenu mwy o gwsmeriaid. Er enghraifft, mae’r rhan fwyaf o ymwelwyr i’r clinig yn deall y byd digidol, felly roedd hi’n gwneud synnwyr cydgysylltu’r CRM ag ymholiadau ar y wefan a llwyfannau cyfryngau cymdeithasol. “Roeddem eisiau manteisio i’r eithaf ar hyn, felly daethom â chymorth allanol i mewn i’n helpu â Facebook, ac rydym ni eisoes wedi gweld cynnydd o 50% mewn ymholiadau gan gwsmeriaid yn ystod yr wythnosau cyntaf.”
Y peth gorau am symud at system ddigidol yw bod mwy o amser gennym i dreulio â chleifion
“Y peth gorau am ein system CRM a meddalwedd y clinig yw bod mwy o amser gennym i dreulio â chleifion, sef ein prif swyddogaeth waith. Nid ydym yn cael ein harafu gan dasgau fel ysgrifennu adroddiadau corfforol a gorfod edrych trwy ddyddiaduron papur gan fod popeth yn ddigidol ac mae’r cyfan yn cysylltu. Ond y budd mwyaf i ni yw cael cyfle i ofalu am ein cwsmeriaid a meithrin perthnasoedd tymor hir gyda nhw. Ac mae ein systemau yn caniatáu i ni gael mynediad at ffeiliau cleifion er mwyn rhoi adborth a diweddariadau ar eu gofal a’u hannog i weithio gyda ni i gynnal eu hiechyd ymhell ar ôl i’w poen cychwynnol leddfu,” medd Sarah.
Roedd yn frawychus ar y dechrau, ond mae’r feddalwedd newydd yn gwneud fy mywyd gymaint yn haws
“Roeddem ni eisiau dilyn y llwybr awtomataidd ers cryn amser a dechreuodd y broses â chyfryngau cymdeithasol ond, ar ôl siarad â’n cynghorydd digidol, agorwyd y drws at gymaint o bethau eraill. Gall fod yn frawychus pan rydych chi wedi arfer gweithio â phapur, ond rwy’n hapus iawn gyda fy meddalwedd; mae’n gwneud fy mywyd gymaint yn haws. Os, fel ni, nid ydych yn siŵr i ba gyfeiriad y dylech fynd, mae siarad â Cyflymu Cymru i Fusnesau yn eich helpu i fod yn fwy ymwybodol o’r hyn sydd ar gael. Weithiau, mae angen i chi eistedd i lawr gyda rhywun o’r tu allan i’r busnes a all ddarparu cyngor diduedd i chi, a dyna’n union beth mae Cyflymu Cymru i Fusnesau yn ei wneud; roedd y gefnogaeth yn ardderchog!”