Beth bynnag yw maint eich cwmni - os oes gennych 1 neu 100 o weithwyr - mae cyfathrebu mewnol effeithiol yn elfen greiddiol pan ddaw hi’n fater o pa mor dda mae’r busnes yn gweithredu, lefel y cynhyrchiant a morâl cyffredinol y staff. Yn ôl ffeithlun o Weekdone.com, cred 41% o bobl mai un o gamgymeriadau mwyaf cwmnïau wrth reoli eu gweithwyr yw "diffyg cyfathrebu rhwng staff a rheolwyr".
Sut ydych chi'n penderfynu beth yw cyfathrebu mewnol da?
Er mwyn magu diwylliant o gyfathrebu cadarnhaol, agored rhwng yr holl weithwyr, timau a staff rheoli, mae'n bwysig egluro’n gyntaf beth yw cyfathrebu effeithiol.
Dyma 5 elfen allweddol o gyfathrebu busnes mewnol llwyddiannus:
- Cyfrwng/cyfryngau hygyrch a hawdd i'w defnyddio
- Dulliau cyfathrebu (geiriol a di-eiriau) y gall gweithwyr eu deall a’u hadnabod
- Deialog ddwy-ffordd, er lles ei gilydd
- Cyfathrebu cyson, clir ac agored
- Amcanion wedi’u diffinio a'u deall
Sut gall busnesau ddefnyddio technoleg ddigidol i wella cyfathrebu mewnol?
Offer Rheoli Prosiectau Ar-lein
Gall gwaith tîm fynd yn anniben ac yn ddi-drefn os nag oes lle canolog i reoli holl elfennau unigol y prosiect, yn enwedig os yw’r gweithwyr wedi’u lleoli mewn swyddfeydd gwahanol neu’n gweithio o bell. Mae’n hawdd drysu ynghylch pwy sy'n gwneud beth, eu cynnydd yn y broses, lle mae’r wybodaeth a faint o waith sydd ar ôl. Gall offeryn rheoli prosiect fel Basecamp neu droptask helpu i gysylltu timau yn rhithiol, hwyluso cyfathrebu clir, cydweithio a rhannu, a chydlynu'r holl weithgarwch gydag un offeryn hawdd i'w reoli. Drwy gynnig ffordd syml i weithwyr a rheolwyr reoli prosiect neu ddarn o waith gall hefyd olygu llai o gyfarfodydd wyneb-yn-wyneb a allai wastraffu amser ac arian.
Cylchlythyr e-bost y Cwmni
Efallai eich bod eisoes yn defnyddio marchnata e-bost i gyfathrebu gyda'ch cwsmeriaid a chronfa ddata, ond a ydych chi wedi ystyried defnyddio'r dull hwn i rannu negeseuon â gweithwyr? Mae cylchlythyr e-bost mewnol rheolaidd yn ffordd wych o rannu newyddion, a’r diweddaraf am y busnes neu brosiect cyffrous a chyhoeddiadau gan aelodau o dîm gyda’r holl staff. Gall cylchlythyr nid yn unig ddarparu’r newyddion diweddaraf am unrhyw ddatblygiadau, ond hefyd helpu staff i deimlo'n agosach at y busnes.
Offer symudol ac apiau
Os byddwch yn penderfynu integreiddio technolegau digidol a llwyfannau ar-lein i'ch arferion busnes o ddydd i ddydd, gallai llwyfannau sy'n cynnig cymwysiadau symudol fod yn ddeniadol. Os yw staff yn gallu lawrlwytho offer neu lwyfannau ar eu dyfais gwaith (megis ffôn symudol neu dabled), gallant gadw mewn cysylltiad tu hwnt i’r swyddfa. Mae hyn yn arbennig o berthnasol i fusnesau sydd â staff sy'n teithio neu'n gweithio o bell yn rheolaidd. Drwy ddewis offer sy'n cynnig apiau symudol, gallwch ddarparu lefel arall o hygyrchedd, cysylltedd a chyfathrebu ar gyfer pob aelod o'r tîm - nid yn unig i’r rhai sydd yn y swyddfa - neu sy'n gweithio ar gyfrifiadur wrth y ddesg.
Offer fideo-gynadledda
Os oes gennych staff wedi'u lleoli ledled y wlad (neu hyd yn oed ar draws y byd!) yna gallai offer fideo-gynadledda fod o fudd mawr i'ch busnes. Yn hytrach na gwastraffu amser ac arian ar filiau teithio neu ffôn mawr, gall aelodau'r tîm 'gyfarfod' yn ddigidol drwy fideo-gynadledda. Gallai canfod awr i gynhadledd fideo fod yn llawer haws i’r timau i’w amserlennu yn y dyddiadur, yn hytrach na neilltuo hanner diwrnod ar gyfer teithio nôl a ‘mlaen i gyfarfodydd. Er bod cyfarfodydd wyneb-yn-wyneb yn bwysig i adeiladu tîm, gall fideo-gynadledda ddileu amser wedi’i wastraffu ac annog mwy o gyfathrebu amserol ac effeithlon.
Creu fforwm ar-lein ar gyfer gweithwyr
Dylech wneud yn siŵr bod gan weithwyr ofod penodol ar-lein ar gyfer rhannu gwybodaeth a diweddariadau ar draws timau ac adrannau, yn hytrach na dibynnu ar negeseuon e-bost. Gall sefydlu fforwm ar-lein ar gyfer gweithwyr gyda llwyfannau megis Yammer gynnig lle canolog ar gyfer negeseuon. Bydd hyn yn annog staff i ymgysylltu mwy gyda'r busnes a rhannu eu syniadau, meddyliau, newyddion a diweddariadau mewn lle priodol na fydd yn mynd ar goll mewn mewnflwch prysur! Bydd hyn o fudd i unrhyw weithwyr sy’n gweithio o bell gan y byddant yn cael mynediad i’r wybodaeth ac yn teimlo’n rhan o'u tîm ehangach.
Er bod technoleg ddigidol yn gaffaeliad mawr wrth greu cyfathrebu mewnol effeithiol, mae'n bwysig rhoi prosesau ac amcanion ar waith i wneud yn siŵr bod y dulliau cyfathrebu hyn yn cael eu mabwysiadu’n llwyddiannus. Cymerwch amser i ddewis a dethol eich offer a llwyfannau fel y dulliau blaenllaw o gyfathrebu er mwyn annog staff i'w defnyddio’n llawn a chreu amgylchedd gwaith mwy cydweithredol a pharod i gyfathrebu.
Oes gennych chi ddiddordeb mewn dysgu mwy am sut y gallwch wneud y gorau o dechnoleg ddigidol i wella prosesau busnes?
Ymunwch â Cyflymu Cymru i Fusnesau mewn Dosbarth Meistr Rheoli eich Busnes Ar-lein rhad ac am ddim neu edrychwch ar ein tudalen digwyddiadau.