Mae Emma Goode, cynghorydd digidol Cyflymu Cymru i Fusnesau, yn esbonio sut y gall meddalwedd helpu i ysgafnu'r baich a darparu adnodd ychwanegol.
Faint o hetiau y gall un perchennog busnes eu gwisgo? Adnoddau Dynol, Marchnata, Cymorth TG, Cyfrifydd? O ac wrth gwrs, rhywfaint o amser yn weddill i ddarparu eich gwasanaethau/gwerthu eich cynnyrch. Rhaid i berchnogion busnesau bach wisgo nifer o hetiau gwahanol, a gall hyn fod yn rhwystr gwirioneddol i lwyddiant a chynnydd. Mae'n anhawster y mae llawer o'r busnesau rydyn ni’n siarad â nhw yn ei wynebu, yn enwedig ar hyn o bryd pan fo adnoddau'n brin, ansicrwydd ym mhobman, a’r amgylchiadau’n anodd yn gyffredinol. Mae hefyd yn un o’r trafferthion cyffredin y mae busnesau newydd yn eu hwynebu.
Yn bennaf, rydyn ni’n edrych ar adnoddau ychwanegol fel pobl i helpu, dwylo ychwanegol i gyfrannu at yr ymdrech, ond dydy hyn ddim bob amser yn ymarferol pan fo arian ar gyfer cyflogau'n dynn ac mae amser ar gyfer hyfforddiant yn golygu ei fod yn 'gyflymach i'w wneud fy hun' neu lle nad yw’r busnes yn barod ar gyfer staff eto. Sut mae symud ymlaen a goresgyn y rhwystrau hyn i fwy o dwf a llwyddiant neu hyd yn oed i ddychwelyd i'r man lle'r oeddech chi o'r blaen?
Cliciwch i weld ein holl weminarau rhad ac am ddim a chadw’ch lle
Yn gynyddol, gallwn ddefnyddio technoleg ac yn fwy penodol meddalwedd i helpu i ysgafnu’r baich a darparu adnoddau ychwanegol. Gall meddalwedd ddarparu cyfleoedd i awtomeiddio prosesau a rheoli cwsmeriaid; i gynilo mwy, i werthu mwy, i ddarparu atebion i broblemau.
Swnio'n dda? Ydy, ond dydw i ddim wir yn gwybod beth rydych chi'n ei olygu a ble i ddechrau. Gadewch i ni ganolbwyntio ar rai problemau cyffredin sydd gan fusnesau rydyn ni’n gweithio â nhw a gweld sut y gall meddalwedd helpu i gynyddu adnoddau ac arbed amser.
Busnes un: Busnes twristiaeth sydd â llety hunanddarpar
Problem: Mae gen i wefan sy'n cymryd archebion ar-lein, ond rwy'n dibynnu ar OTAau (Asiantaethau Teithio Ar-lein) e.e. AirBnB, Booking.com, i hysbysebu a darparu archebion. Rwy’n cynnig fy llety ar bedwar ohonynt, pob un â'u calendr argaeledd eu hunain. Pan fyddaf yn derbyn archeb ar un, mae'n rhaid i mi ddiweddaru'r tri arall a'm gwefan er mwyn sicrhau nad ydw i’n derbyn dwy archeb ar gyfer yr un dyddiad. Mae hyn yn cymryd llawer o amser.
Ateb: Ystyriwch system archebu ar-lein sy'n cynnwys rheolwr sianeli. Mae'r feddalwedd hon yn caniatáu i chi werthu eich llety ar eich holl asiantaethau teithio ar-lein ar yr un pryd. Bydd yn diweddaru eich argaeledd yn awtomatig ar yr holl wefannau gan gynnwys eich gwefan eich hun gan arbed llawer iawn o amser i chi drwy leihau prosesau gweinyddu’n aruthrol.
Llwythwch eich Pecyn Adnoddau Digidol i Fusnesau i lawr am ddim
Problem: Roeddwn i'n arfer gweithio o swyddfa oedd â’r holl adnoddau angenrheidiol ond nawr rwy'n gweithio gartref yn llawn amser. Mae fy sgiliau TG yn gyfyngedig, ac mae gen i ddau aelod o staff sydd hefyd yn gweithio gartref. Rwyf wedi mabwysiadu llawer o apiau i weithio gyda chleientiaid a chyfathrebu â chydweithwyr, ond maen nhw i gyd ar chwâl ac rydyn ni’n treulio llawer o amser yn chwilio am bethau. Rwyf hefyd yn poeni am ddiogelwch ac a ydw i wedi gosod pethau'n gywir. Rydyn ni'n colli amser a dydw i ddim yn teimlo'n drefnus.
Ateb: Gall nifer o apiau fel hyn weithio'n dda i rai busnesau, ond efallai ei bod yn bryd rhoi gwedd newydd i’ch swyddfa gartref. Ystyriwch y manteision a’r arbedion effeithlonrwydd o roi'r gorau i'r holl apiau tameidiog hyn a buddsoddi mewn un platfform cynhyrchiant. Bydd hyn yn eich galluogi i weithio a chydweithio â chydweithwyr a chleientiaid, gyda ffeiliau, calendrau a manylion cyfathrebu mewn un lle, a fydd yn lleddfu eich pryderon ynghylch a yw'r cyfan yn ddiogel. Buddsoddwch ychydig yn fwy a gallwch gael gafael ar gymorth wrth sefydlu pethau sy’n rhy gymhleth i chi neu os oes gennych broblemau sydd angen eu datrys. Yn aml iawn, gallwch ddatblygu’r swyddogaethau wrth i'r busnes dyfu a’ch anghenion chi gynyddu.
Llwythwch eich Pecyn Adnoddau Digidol i Fusnesau i lawr am ddim
Busnes tri: Therapydd Harddwch
Problem: Rwy’n gweithio mewn ystafell driniaeth ar y stryd fawr. Mae gen i sylfaen cwsmeriaid sy'n tyfu. Mae rhai cwsmeriaid yn canslo/ddim yn dod i’w hapwyntiad ac rwy'n ei chael hi'n anodd cadw trefn ar y triniaethau y mae fy nghleientiaid wedi'u cael ac y maen nhw i fod i'w cael. Mae rhai wythnosau'n dawel iawn, ac eto mae gen i orbenion sefydlog i’w talu.
Ateb: Ystyriwch feddalwedd sy'n eich helpu chi i reoli eich cwsmeriaid a darparu gwell gwasanaeth cwsmeriaid, fel Meddalwedd Rheoli Cysylltiadau Chwsmeriaid (CRM). Mae trinwyr gwallt wedi bod yn defnyddio meddalwedd fel hyn yn llwyddiannus ers blynyddoedd: Rheoli’r Salon yw eu henw nhw am y broses. Gallwch gofnodi holl fanylion, triniaethau, alergeddau ac apwyntiadau eich cwsmeriaid, anfon nodiadau atgoffa a hyrwyddiadau, ac addasu pecynnau harddwch a thriniaethau newydd yn seiliedig ar ddewisiadau cleientiaid a faint maen nhw’n hoffi ei wario. Gall eich meddalwedd ddweud wrthych chi pa gwsmeriaid sydd ddim wedi cael triniaeth yn ystod y mis diwethaf ac anfon neges destun yn awtomatig (ar yr amod bod gennych y caniatâd marchnata cywir) i'w gwahodd yn ôl, a gallech gynnig disgownt i wneud iddynt deimlo’u bod yn cael eu gwerthfawrogi. Gall ailffocysu ar gwsmeriaid presennol fod gymaint yn haws ac yn fwy proffidiol na mynd ar ôl cleientiaid newydd bob amser. Gall hefyd fod yn ddefnyddiol iawn pan fydd gennych gwsmeriaid yn canslo neu gyfnodau tawelach hefyd.
Llwythwch eich Pecyn Adnoddau Digidol i Fusnesau i lawr am ddim
Fy nghyngor i wrth ddewis meddalwedd:
- Nodwch y rhwystrau. Meddyliwch pa feysydd o'r busnes sy'n cymryd y mwyaf o amser ac a allwch chi ddatrys hyn gyda meddalwedd e.e. Gellir awtomeiddio trefnu apwyntiadau/nodiadau atgoffa, yn ogystal â chynhyrchu ac anfon dyfynbrisiau/anfonebau, cydweithio ar ddogfen a diweddaru gwybodaeth cwsmeriaid pan fyddwch yn mynd o le i le.
- Ystyriwch a yw’r gallu gennych chi’n barod. Mae llawer o feddalwedd bellach yn cynnig llawer iawn o swyddogaethau’n rhan annatod ohonynt. Gwnewch archwiliad o'r hyn rydych eisoes yn ei ddefnyddio a gwnewch ychydig o ymchwil i weld a allwch chi gael mwy allan o'r hyn sydd gennych chi eisoes.
- Profwch y cysyniad. Mae’r rhan fwyaf o gyflenwyr yn cynnig treialon yn rhad ac am ddim, MANTEISIWCH ARNYN NHW. Rhowch sampl fach o ddata yn y feddalwedd er mwyn gweld a yw'n mynd i fod yn hawdd i'w ddefnyddio ac yn ddefnyddiol i'r busnes.
- Do the Maths. Gwnewch y symiau. Ystyriwch y gost yn erbyn y budd. Mae meddalwedd yn costio, ond mae manteision enfawr hefyd: lleihau prosesau gweinyddu, awtomeiddio prosesau, mwy o gyfleoedd i gynyddu gwerthiant, cadw cwsmeriaid. Fodd bynnag, rhaid gallu cyfiawnhau’r gost. Rhaid i'r wobr i chi fel perchennog y busnes fod yn fwy o amser a/neu fwy o elw.
- Addaswch i lwyddo. Gwnewch i’ch prosesau gyd-fynd â nodweddion y feddalwedd. Gall meddalwedd bwrpasol fod yn ddrud, felly mae angen i chi addasu i weithio'r un ffordd â'r feddalwedd er mwyn osgoi costau ychwanegol.
- Gofynnwch am help pan fo’i angen arnoch. Efallai y bydd yn rhaid i chi dalu am hyfforddiant ychwanegol neu i helpu gyda gweithredu, dydy hyn ddim yn beth drwg, byddwch ar eich ennill pan fyddwch yn gwybod sut i ddefnyddio gallu llawn eich meddalwedd. Er eich bod efallai’n feistr ar eich gwaith o ddydd i ddydd, mae’n bosibl nad ydych chi’n arbenigwr TG ac mae hynny'n iawn.
- Byddwch yn ystwyth. Mae gan y rhan fwyaf o feddalwedd apiau symudol er mwyn i chi allu mewnbynnu gwybodaeth, creu amcangyfrifon/anfonebau, diweddaru cofnodion cleientiaid, creu hyrwyddiadau a hynny wrth i chi fynd o gwmpas eich gwaith, sy’n cynyddu effeithlonrwydd hyd yn oed yn fwy.
- A yw'n cyd-fynd â rhaglenni eraill? A oes unrhyw feddalwedd sy'n cael ei defnyddio yn y busnes ar hyn o bryd y mae angen i'r datrysiad newydd hwn weithio â hi? Os felly, a fyddan nhw’n cydweithio â'i gilydd?
Cadwch feddwl agored: mae llawer o berchnogion busnes yn meddwl bod eu busnesau'n rhy fach i elwa o'r mathau hyn o ddatrysiadau, ond dydy hynny ddim yn wir. Gall datrysiadau meddalwedd eich rhyddhau i wneud yr hyn rydych chi’n ei wneud orau. Felly yn lle ceisio gwisgo'r hetiau i gyd, defnyddiwch eich pen i weld a oes ffordd wahanol o wneud pethau.
Mae rhedeg busnes yn haws os oes gennych chi’r offer a’r systemau cywir ar waith. Bydd ein Pecyn Cymorth Digidol newydd sbon ar gyfer busnesau yn eich helpu i ddod o hyd i’r meddalwedd diweddaraf sydd ar gael a dewis beth sy’n iawn ar gyfer eich busnes.
Llwythwch eich Pecyn Adnoddau Digidol i Fusnesau i lawr am ddim